Трудовая книжка, это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), которые хранятся в Социальном фонде России и содержат данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), бумажные варианты всё ещё остаются в обороте. Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки в день увольнения. Но что делать, если бывший сотрудник за ней не явился или отказывается её забирать?
В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий кадровика или руководителя в такой ситуации, чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции.
Обязанности работодателя по закону
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения. Если в последний рабочий день выдать документ невозможно (сотрудник отсутствует или отказывается забирать), работодатель должен:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте.
- Сохранить документ до момента его выдачи.
Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Пошаговый алгоритм действий
Если сотрудник не забрал трудовую книжку, важно строго соблюдать процедуру, чтобы в случае проверки у вас были железные доказательства вашей добросовестности.
Шаг 1. Составление акта о невыдаче трудовой книжки
В день увольнения, если сотрудник не появился на работе или отказался расписаться в книге учета движения трудовых книжек, составьте акт; В нем укажите:
- Дату, время и место составления.
- ФИО и должность увольняемого сотрудника.
- Причину составления акта (отказ от подписи, неявка на работу).
- Подписи составителя и свидетелей (не менее 2-3 человек из числа сотрудников).
Шаг 2. Направление уведомления
Это самый важный и критичный шаг. Не позднее следующего рабочего дня после увольнения необходимо отправить сотруднику письменное уведомление. В нем должна быть отражена следующая информация:
- Факт увольнения и дата, с которой сотрудник считается уволенным.
- Просьба явиться за трудовой книжкой по адресу организации.
- Предложение переслать трудовую книжку по почте (с обязательным запросом письменного согласия на это от работника).
- Уведомление о том, что с момента отправки данного письма работодатель снимает с себя ответственность за задержку выдачи документа.
Как отправлять? Только заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по всем известным адресам сотрудника (из личного дела и по прописке). Квитанции и описи необходимо сохранить.
Шаг 3. Хранение невостребованной трудовой книжки
Если сотрудник не явился после получения уведомления или письмо вернулось обратно, трудовая книжка должна храниться у работодателя. Согласно пункту 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, невостребованные документы хранятся:
- В специальном несгораемом сейфе или шкафу.
- Срок хранения — 50 лет (для документов, поступивших после 2003 года) или 75 лет (для более старых). Дожидаться работника можно годами, уничтожать документ категорически запрещено.
Шаг 4. Отправка по почте (если получено согласие)
Если сотрудник прислал письменное согласие (письмо, скан с подписью, заявление), трудовую книжку можно отправить почтой. Отправлять документ ценным письмом с описью вложения. Сохраните все почтовые квитанции, они являются доказательством выдачи трудовой книжки.
Что делать, если сотрудник просит выслать книжку, но не дает согласия?
Иногда работник звонит или пишет на электронную почту с просьбой прислать документ, но официального письменного согласия не предоставляет. В этом случае высылать трудовую книжку нельзя. Отправка без согласия может расцениваться как нарушение, если документ потеряется в пути. Ответьте сотруднику, что для пересылки ему необходимо прислать официальное заявление по почте или принести его лично.
Ответственность работодателя
Задержка выдачи трудовой книжки — это серьезное нарушение, которое влечет за собой:
- Материальную ответственность. Согласно ст. 234 ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок за каждый день задержки выдачи трудовой книжки (по причине невозможности трудоустройства).
- Административный штраф. По ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ штраф для организации составляет от 30 000 до 50 000 рублей, а для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей.
Именно поэтому своевременное отправление уведомления с предложением переслать документ по почте — ваш единственный надежный щит от санкций.
Влияние электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. Информация о стаже и работе теперь хранится в Социальном фонде. Однако это не снимает ответственности с работодателя за бумажный бланк, если сотрудник от него не отказался; Если при приеме на работу сотрудник предоставил бумажную трудовую, работодатель обязан вернуть её при увольнении по общим правилам.
Краткие итоги
Ситуация, когда бывший работник не забирает трудовую книжку, не является редкостью. Главное для работодателя — не паниковать и действовать по регламенту:
- Не выдавать документ без подписи или без согласия на пересылку.
- Обязательно направить заказное письмо с уведомлением о необходимости забрать документ или дать согласие на почтовую пересылку.
- Бережно хранить невостребованную книжку в архиве предприятия в течение установленного законом срока.
Соблюдение этих простых, но обязательных шагов позволит вам полностью обезопасить компанию от штрафов и судебных исков.