В процессе работы с персоналом часто возникает вопрос: что делать, если сотрудник не забирает трудовую книжку при увольнении? Ответ на него содержит несколько нюансов, регулируемых Трудовым кодексом РФ, а также практикой судов и трудовой инспекции. В статье подробно разберём, когда и как работодатель обязан выдать трудовую книжку, какие документы фиксировать, какие действия предпринять, если работник отказывается её принимать, и как избежать штрафов.
Нормативная база
Основным источником правового регулирования является Статья 66 ТК РФ. Она гласит, что:
- Работодатель (кроме ИП‑физических лиц) ведёт трудовые книжки всем работникам, проработавшим у него более пяти дней.
- Трудовая книжка выдаётся в день увольнения (последний день работы) с отметкой об увольнении.
- Если работник отказывается принимать документ, работодатель обязан оформить акт об отказе и хранить книжку до момента её получения или официального отказа;
Кроме того, в 2026 году действует несколько изменений, связанных с переходом на электронные формы:
- Если в книжке есть закрывающая запись, работодатель может вести только электронную форму.
- Если закрывающей записи нет, одновременно ведётся и бумажная, и электронная версии.
Процедура выдачи при увольнении
Согласно практическим рекомендациям Бухгалтерии 1С и КонсультантПлюс, выдача происходит так:
- В последний рабочий день работодатель передаёт сотруднику все документы, в т.ч. и трудовую книжку.
- Если сотрудник отказывается принимать её, составляется акт о невозможности выдачи в тот же день.
- Документ сохраняется в архиве организации до тех пор, пока сотрудник не заберёт его лично или не отправит уполномоченное лицо.
Что делать, если работник не пришёл за книжкой?
В случае, когда сотрудник не забирает трудовую книжку по различным причинам (болезнь, отпуск, командировка и т.д.), работодатель обязан:
- Сохранить документ в надёжном месте.
- Сформировать акт об отказе в выдаче с указанием даты, причины и подписей обеих сторон.
- Хранить акт и книжку в течение всего срока давности, установленного ТК РФ (обычно 3 года после увольнения).
Как оформить копию и почему это важно
Если работник просит заверенную ксерокопию вместо оригинала, работодатель не имеет права отказать. Копию можно оформить в любой удобной форме, но она должна содержать:
- Все записи о работе в организации.
- Отметку об увольнении.
- Подпись ответственного лица.
Копия часто запрашивается в банках при оформлении кредитов, в Пенсионном фонде и других инстанциях.
Электронные трудовые книжки: особенности 2026 года
С 2021 года для новых сотрудников введена обязательная электронная форма. Однако:
- Если в бумажной книжке нет закрывающей записи, её необходимо вести одновременно в бумажном и электронном виде.
- Если закрывающая запись уже есть, допускается только электронный вариант.
Таким образом, при отказе работника от бумажной формы работодатель может перейти на электронный документооборот, но обязан предоставить доступ к ней.
Штрафы и ответственность работодателя
Не выдача трудовой книжки в установленный срок влечёт административную ответственность. По данным Банки.ру, штраф может достигать 30 000 рублей за каждый случай, если:
- Работодатель удерживает документ без законного основания.
- Отказ в выдаче не оформлен актом.
- Отсутствует запись об увольнении.
Однако, если работник отказывается принимать книжку сознательно (например, для последующего судебного иска), работодатель может избежать штрафа, доказав, что все процедуры были выполнены в соответствии с законом.
Частые вопросы и ответы
Можно ли выдать только электронную копию?
Да, если в оригинальном документе уже есть закрывающая запись, работодатель может передать сотрудникам электронную версию. При этом необходимо подтвердить факт выдачи.
Что делать, если сотрудник ушёл в отпуск и не забирает книжку?
В этом случае следует оформить акт об отказе в день окончания отпуска и сохранить документ в архиве.
Как вести бумажную книжку, если она уже закрыта?
Если закрывающая запись присутствует, вести бумажную форму уже не требуется – достаточно электронного варианта.
Кто может забрать книжку от имени сотрудника?
Любое уполномоченное лицо, имеющее нотариально заверенную доверенность, может принять документ.
Практические рекомендации для работодателей
- Сформировать внутренний регламент по выдаче и хранению трудовых книжек.
- Обучить HR‑специалистов правилам оформления акта об отказе и хранении документа.
- Вести электронный журнал выдачи, где фиксируется дата, подпись и статус (выдано/не выдано).
- При необходимости предоставить копию сотрудникам в любой удобной форме.
- Консультироваться с юристом при сложных случаях, когда сотрудник отказывается от документа.
Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовое правоотношение. Независимо от того, берёт ли сотрудник её в руки или отказывается, работодатель обязан соблюдать установленные процедуры: выдать в последний рабочий день, оформить акт при отказе и хранить документ до получения. Соблюдение этих требований позволяет избежать штрафов, защитить права компании и сохранить порядок в кадровом учёте.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению трудовых книжек в 2026 году, рекомендуем обратиться к специализированным ресурсам (КонсультантПлюс, Бухгалтерия 1С) или к юридическому консультанту.