Вопрос возврата трудовой книжки при увольнении сотрудника часто становится камнем преткновения между работодателем и работником. Согласно законодательству, работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы. Однако на практике сотрудники нередко забывают забрать документ или отказываются подписывать уведомление о получении.
В данной статье мы разберем, что делать работодателю, если сотрудник не забирает трудовую книжку, и приведем образцы необходимых документов.
Обязанности работодателя при увольнении
В соответствии с действующим порядком ведения трудовых книжек (включая Приказ Минтруда № 320н), работодатель должен:
- Внести запись об увольнении в бумажную трудовую книжку.
- Выдать документ на руки сотруднику в последний рабочий день.
- Зафиксировать факт выдачи в книге учета движения трудовых книжек.
- Сдать форму ЕФС-1 (в случае электронного учета или при переходе на ЭТК) в установленные сроки.
Что делать, если сотрудник не забирает трудовую книжку?
Если в день увольнения работник не явился за документом или отказался его принимать, работодатель не может просто оставить книжку «на столе». Чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции и исков о компенсации за задержку выдачи трудовой книжки, необходимо действовать официально.
Алгоритм действий работодателя:
- Направить уведомление. Отправить сотруднику заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. В письме необходимо сообщить, что трудовая книжка готова к выдаче, и пригласить работника явиться за ней.
- Указать способ получения. В уведомлении следует указать, что документ можно забрать лично или получить почтовым отправлением (если работник даст на это согласие).
- Сохранить доказательства. Почтовая квитанция и уведомление о вручении будут главным доказательством в суде или при проверке ГИТ, что работодатель сделал всё возможное для возврата документа.
Образец уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой
Ниже представлен примерный текст уведомления, который можно использовать при оформлении письма.
Кому: _______________________
(ФИО бывшего сотрудника)
Адрес: ______________________
УВЕДОМЛЕНИЕ
Уважаемый(ая) _______________________!
Настоящим уведомляем Вас о том, что в связи с Вашим увольнением из (Название организации) приказом от «___» ________ 20__ г. № ___, Ваша трудовая книжка подготовлена к выдаче.
Просим Вас явиться в отдел кадров по адресу: (Адрес офиса), в рабочие дни с 09:00 до 18:00 для получения трудовой книжки и оформления необходимых документов.
В случае невозможности личного визита, просим Вас сообщить о своем согласии на отправку трудовой книжки ценным письмом с описью вложения по Вашему адресу проживания.
С уважением,
Генеральный директор ________________ / (ФИО) /
М.П. (печать организации)
Особенности в 2026 году: Бумажные vs Электронные книжки
С учетом современных тенденций и перехода на электронный документооборот, важно помнить следующее:
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Если сотрудник перешел на электронный формат сведений, бумажная книжка остается у него на руках (после внесения закрывающей записи). В этом случае работодатель просто направляет сведения в Социальный фонд через форму ЕФС-1. Физически «забирать» что-либо сотруднику не нужно.
Бумажная трудовая книжка
Для тех, кто сохранил бумажный вариант, правила остаются строгими. Любая задержка в выдаче документа может привести к выплате среднего заработка за всё время задержки.
Частые вопросы (FAQ)
Можно ли отправить трудовую книжку почтой без согласия работника?
Не рекомендуется. Трудовая книжка — документ строгой отчетности. Лучше сначала отправить уведомление с предложением забрать её лично или подтвердить согласие на пересылку почтой.
Что делать, если сотрудник отказывается подписывать книгу учета при получении?
В этом случае рекомендуется составить акт об отказе от подписи в присутствии двух свидетелей (других сотрудников организации). В акте фиксируется дата, время и факт того, что документ был передан, но работник отказался поставить подпись.
Каков срок хранения трудовой книжки, если сотрудник за ней не пришел?
Работодатель обязан хранить документ до момента его востребования сотрудником, однако регулярная отправка уведомлений (раз в полгода или год) поможет подтвердить добросовестность компании.