Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий стаж работы, а также права и обязанности сторон в трудовых отношениях. В России её выдача регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 312‑314) и Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым приказом Минтруда от 19 05 2021 № 320н. Вопрос, что делать, если сотрудник отказывается получить трудовую книжку, актуален как для работодателей, так и для работников. Ниже приведены ключевые моменты, которые помогут разобраться в правовых нюансах и практических шагах.
Что такое отказ от получения трудовой книжки?
Отказ от получения трудовой книжки – это явное заявление работника о нежелании получить документ в день увольнения или в момент оформления. Такой отказ может быть выражен устно, письменно, либо в виде подписи в акте об отказе. Важно, чтобы отказ был оформлен в письменной форме, чтобы избежать споров в дальнейшем.
Отказ при приёме на работу
С 1 января 2026 г. в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Работник может отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и перейти на электронный формат. При этом работодатель обязан:
- предоставить работнику сведения о трудовой деятельности в электронном виде;
- выдать письменное заявление о переходе на ЭТК;
- сохранять копии всех записей в соответствии с Порядком.
Отказ при увольнении
Если работник отказывается от получения бумажной трудовой книжки в день увольнения, то:
- работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности в письменном виде (ст. 312 § 2 ТК РФ);
- если работник не забирает документ, работодатель может направить его заказным письмом с уведомлением о вручении;
- в случае отказа работника от получения, работодатель может составить акт об отказе в получении трудовой книжки.
Правовые основы отказа
Трудовой кодекс РФ
Статья 312 ТК РФ предусматривает, что работник обязан предоставить работодателю трудовую книжку при приёме на работу и при увольнении. Однако в § 2 ТК РФ указано, что если работник отказывается от выдачи, работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности в письменном виде.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек
Приказ Минтруда № 320н (19 05 2021) уточняет порядок действий при отсутствии трудовой книжки. В частности:
- работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой;
- при отсутствии трудовой книжки работник может выбрать один из вариантов действий, предусмотренных Порядком.
Закон о электронных трудовых книжках
Федеральный закон от 31 декабря 2020 г. № 114-ФЗ о введении электронной трудовой книжки предусматривает, что работник может отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и перейти на ЭТК. В таком случае работодатель обязан:
- выдать работнику электронные сведения о трудовой деятельности;
- сохранить копии записей в соответствии с требованиями закона.
Что делает работодатель при отказе?
Уведомление работника
При отказе работника работодателю следует:
- выдать письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление по почте;
- составить акт об отказе в получении, если работник отказывается в присутствии свидетелей.
Передача сведений о трудовой деятельности
Если работник отказывается от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан:
- выдать сведения о трудовой деятельности в письменном виде (ст. 312 § 2 ТК РФ);
- сохранить копии записей в электронном виде в соответствии с Порядком.
Ответственность за задержку выдачи
Согласно судебной практике:
- если работник отказывается получить трудовую книжку в день увольнения, работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи, если направил уведомление и получил подтверждение отказа;
- при отсутствии письменного подтверждения отказа работодатель может быть привлечён к ответственности за задержку выдачи.
Что делать работнику?
Если вы хотите отказаться от бумажной трудовой книжки
Подайте письменное заявление о переходе на электронный формат.
Убедитесь, что работодатель получил и зарегистрировал ваше заявление.
Сохраните копию электронных сведений о трудовой деятельности.
Если вы отказываетесь от получения трудовой книжки при увольнении
Попросите работодателя выдать письменные сведения о трудовой деятельности.
Убедитесь, что вы получили подтверждение отказа в письменной форме (акт об отказе).
Сохраните копию всех документов.
Если работодатель не выдал вам трудовую книжку
Вы можете обратиться в суд с иском о признании трудового договора расторгнутым и взыскании компенсации за задержку выдачи. Судебная практика показывает, что в таких случаях работодатель может быть освобожден от ответственности, если он направил уведомление и получил подтверждение отказа.
Судебная практика
- Судебные решения подтверждают, что работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи, если работник отказался от получения в присутствии свидетелей и работодатель составил акт об отказе.
- В случаях, когда работник отказывается от бумажной трудовой книжки и переходит на ЭТК, суды признают, что работодатель обязан предоставить электронные сведения о трудовой деятельности.
- Судебные решения также подтверждают, что работник не вправе требовать компенсацию за задержку выдачи, если он отказался от получения трудовой книжки без письменного подтверждения.
Практические рекомендации
- Всегда оформляйте отказ от получения трудовой книжки в письменной форме.
- Сохраняйте копии всех актов, уведомлений и писем.
- Если вы переходите на электронный формат, убедитесь, что работодатель выдал вам электронные сведения и зарегистрировал ваш отказ.
- При возникновении споров обращайтесь к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.
- Если работодатель не выдал трудовую книжку, не позднее 30 дней после увольнения подайте заявление в отдел кадров или в суд.
Отказ работника от получения трудовой книжки – это законный акт, который требует соблюдения определённых процедур со стороны работодателя. При правильном оформлении отказа и предоставлении работнику письменных сведений о трудовой деятельности конфликтов обычно не возникает. Однако важно помнить, что в случае споров ключевыми документами будут письменные акты и уведомления, подтверждающие факт отказа и действия работодателя.
Для работодателей рекомендуется:
- составлять акты об отказе в присутствии свидетелей;
- выдавать письменные сведения о трудовой деятельности;
- сохранять копии всех документов в соответствии с Порядком.
Для работников важно:
- запрашивать письменные подтверждения отказа;
- сохранять копии всех актов и уведомлений;
- переходить на электронный формат, если это удобно.
Таким образом, соблюдение формальностей и правильное документирование позволяют избежать конфликтов и защитить права обеих сторон.