В России трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж, а также основания для начисления пенсии и социальных выплат. С 1 января 2026 года в стране завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), однако бумажные книги остаются актуальными в ряде случаев. Ниже приведены рекомендации, как правильно поступить, если сотрудник привез новую трудовую книжку.
Что означает «новая» трудовая книжка?
- Новая в смысле «первый экземпляр» – сотрудник только получил книгу после рождения или после переезда в РФ.
- Новая в смысле «замена» – предыдущая книга была утеряна, испорчена, либо была заменена по решению работодателя.
- Новая в смысле «обновленная» – сотрудник привёл книгу с обновлёнными отметками о работе в текущем месте.
В каждом случае необходимо проверить, соответствует ли она требованиям законодательства.
Проверка формальных требований
- Проверка внешнего вида: книга должна быть в оригинале, без фальсификаций, с надёжной печатью и подписью работодателя.
- Проверка даты выдачи: в первой странице должна быть дата выдачи, а также подпись руководителя.
- Проверка штампов и печатей: наличие официальной печати предприятия подтверждает законность документа.
- Проверка подписи сотрудника: в первой странице должна быть подпись работника.
Как оформить новую книгу в системе работодателя
После проверки необходимо внести данные в кадровую систему:
- Скопировать сведения о предыдущем месте работы, если они есть.
- Внести даты начала и окончания работы в текущем месте.
- Провести отметку о приёме на работу в новой книге.
- Сохранить копию в электронном архиве (если компания использует ЭТК).
Переход на электронную трудовую книжку
С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что:
- Для новых сотрудников и тех, кто не имеет бумажной книги, теперь можно сразу оформить электронную трудовую книжку.
- Бумажные книги остаются обязательными в случаях, когда сотрудник не имеет доступа к интернету или его компания не поддерживает ЭТК.
- При приёме на работу впервые граждане оформляются в ЭТК, если компания участвует в программе.
Что делать, если предыдущая книга была утеряна?
- Сотрудник обязан немедленно заявить об утере работодателю.
- Работодатель оформляет замену в соответствии с приказом № … (указывается дата и номер).
- В новой книге фиксируется отметка о замене с указанием причины (потеря, испорчена).
- Если сотрудник не имеет предыдущей книги, в новой книге указывается «отсутствует» в разделе «Предыдущий стаж».
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
С момента введения ЭТК, при приёме на работу впервые гражданам оформляется электронная трудовая книжка. Для подтверждения её наличия можно:
- Запросить у сотрудника скриншот или печатный документ из портала «Электронная трудовая книжка».
- Проверить наличие записи в системе МФЦ (Многофункциональный центр).
- Убедиться, что в системе кадрового учёта отражены все отметки о приёме, увольнении и переводе.
Практические рекомендации для работодателя
- Обучите персонал, ответственный за кадровый учёт, правила работы с бумажными и электронными трудовыми книжками.
- Создайте чек-лист для проверки новых книг: дата выдачи, подписи, печати, наличие отметок о приёме.
- Ведите электронный архив копий всех трудовых книжек, чтобы в случае проверки со стороны ФСС или налоговой инспекции можно было быстро предоставить доказательства.
- Периодически проводите контрольные проверки – это поможет выявить возможные нарушения в учёте стажа.
Что делать, если сотрудник привёл не свою, а чужую книгу?
В таком случае необходимо:
- Проверить, действительно ли это книга сотрудника.
- Если это чужая книга, оформить отказ от приёма и сообщить сотруднику о необходимости предоставить собственную книгу.
- Если сотрудник не имеет книги, оформить электронную трудовую книжку в соответствии с законодательством.
Новая трудовая книжка – это важный документ, подтверждающий трудовой стаж и права сотрудника. При её приёме работодателю необходимо:
- Проверить её соответствие требованиям законодательства.
- Внести все необходимые отметки в кадровую систему.
- Обеспечить переход к электронному учёту, если это возможно.
- Соблюдать правила оформления замены в случае утери или испорченности книги.
Соблюдение этих рекомендаций поможет избежать конфликтов с сотрудниками и проблем с контролирующими органами.