В современном мире, где цифровизация проникает во все сферы жизни, вопрос ведения трудовых книжек становится все более актуальным. В частности, часто возникает ситуация, когда сотрудник просит трудовую книжку. В этой статье мы подробно рассмотрим, что нужно делать работодателю в такой ситуации, какие документы необходимо предоставить и какие нюансы следует учитывать.
Общая информация о трудовых книжках
Трудовая книжка – это документ, который является официальным подтверждением трудовой деятельности работника. В ней фиксируются сведения о приеме на работу, переводах, увольнениях, а также сведения о награждениях и поощрениях. С 1 января 2021 года ведение трудовых книжек в бумажном виде, как правило, прекращено. Вместо этого ведется электронная трудовая книжка (ЭТК).
Когда сотрудник может запросить трудовую книжку?
Сотрудник имеет право запросить трудовую книжку в следующих случаях:
- При увольнении: Это обязательное требование Трудового кодекса РФ.
- По собственному желанию: Сотрудник может запросить трудовую книжку в любой момент, если он решил уволиться.
- При переходе на новую работу: Сотрудник может запросить трудовую книжку, чтобы предоставить ее новому работодателю.
- По запросу сотрудника: В любом другом случае, когда сотрудник обращается с соответствующим заявлением.
Как оформить выдачу трудовой книжки?
Процедура выдачи трудовой книжки регламентируется Трудовым кодексом РФ и включает следующие шаги:
Получение заявления от сотрудника: Сотрудник должен написать заявление на выдачу трудовой книжки. В заявлении необходимо указать причину запроса (увольнение, переход на новую работу и т.д.).
Заполнение раздела «Причины выдачи» в трудовой книжке: Работодатель заполняет раздел трудовой книжки, в котором указывает причину выдачи документа.
Заполнение раздела «Сведения, вносимые работодателем» в трудовой книжке: В этом разделе указываются сведения о работодателе (наименование организации, юридический адрес, ИНН, КПП).
Подпись руководителя и печать организации: Трудовая книжка должна быть подписана руководителем организации и заверена печатью.
Выдача трудовой книжки сотруднику: Работодатель выдает трудовую книжку сотруднику под роспись в журнале учета выдачи трудовых книжек.
Что делать, если сотрудник просит выписку из электронной трудовой книжки?
Если сотрудник полностью перешел на электронную трудовую книжку, то ему необходимо предоставить выписку из ЭТК. Выписку можно сформировать на портале Госуслуг или запросить в отдельной форме СТД-Р.
Для получения выписки из ЭТК необходимо:
Запросить выписку у работодателя: Сотрудник может обратиться к текущему работодателю с запросом на предоставление выписки из ЭТК по форме СТД-Р.
Получить выписку на портале Госуслуг: Сотрудник может зайти на портал Госуслуг, авторизоваться и запросить выписку из ЭТК в разделе «Сведения о трудовой деятельности».
Запросить выписку в СФР: Сотрудник может обратиться в Социальный фонд России (СФР) с запросом на предоставление выписки из ЭТК.
Важные моменты, на которые стоит обратить внимание
- Сроки выдачи трудовой книжки: Работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику в день увольнения или в течение трех рабочих дней с даты получения заявления.
- Оплата трудовой книжки: Выдача трудовой книжки сотруднику осуществляется бесплатно.
- Ведение электронных трудовых книжек: Работодатель обязан вести электронные трудовые книжки всех работников, начиная с 1 января 2021 года.
- Заполнение СТД-Р: При увольнении работника с ЭТК работодателю необходимо предоставить данные о его трудовой деятельности в форме СТД-Р.
- Проверка ЭТК: Сотрудник имеет право проверить информацию, содержащуюся в его ЭТК, обратившись к работодателю, в СФР, через МФЦ или портал Госуслуг.
Выдача трудовой книжки сотруднику – это важный процесс, который необходимо выполнить в соответствии с законодательством. Соблюдение всех требований и сроков позволит избежать возможных проблем и обеспечить права работника. В случае возникновения вопросов рекомендуется обратиться к юристу или специалисту по кадровому делопроизводству.