Дата публикации: 23 мая 2026 г.
Ситуация, когда трудовая книжка сотрудника хранится в головном офисе компании, расположенном в другом городе, встречается достаточно часто. Это может возникнуть при увольнении, переводе на другую должность или при необходимости получения дубликата документа. Важно знать свои права и порядок действий, чтобы избежать лишних трат времени и денег.
Правовая база
Основные нормы, регулирующие выдачу и восстановление трудовой книжки, содержатся в:
- Трудовой кодекс РФ – ст. 84.1 (выдача трудовой книжки при расторжении трудового договора);
- Приказ Минтруда России от № 320н – приложение № 2, п. 27 (порядок выдачи дубликата);
- Федеральный закон «О персональных данных» № 152‑Ф3 – при обработке сведений о трудовой деятельности.
Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно (например, она находится в другом городе), работодатель обязан:
- направить работнику уведомление о необходимости явиться за книжкой;
- или дать согласие на отправку её по почте (заказным письмом с уведомлением);
- или направить сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
При письменном обращении работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать её не позднее трёх рабочих дней со дня обращения. Если требуется дубликат – срок выдачи составляет 15 рабочих дней с момента подачи заявления (п. 27 Приложения № 2 к Приказу Минтруда № 320н).
Что делать, если трудовая книжка хранится в другом городе?
Получите официальное уведомление от работодателя
Работодатель должен известить вас о необходимости явиться за трудовой книжкой либо предложить отправить её по почте. Уведомление должно быть оформлено в письменной форме (например, письмо с уведомлением о вручении или электронное письмо с подтверждением получения).
Определите, кто несёт расходы на поездку
Согласно разъяснениям Роструда и судебной практике, работник не обязан оплачивать проезд и проживание для получения трудовой книжки, если:
- уведомление о необходимости явиться за книжкой получено;
- работник не отказался от получения документа;
- работодатель не предложил альтернативный способ выдачи (например, отправку по почте).
Если работодатель настаивает на личном получении и не предлагает отправку по почте, расходы на проезд и проживание должны быть компенсированы им. Рекомендуется потребовать возмещения в письменной форме, приложив билеты и чеки.
Варианты получения документа без личного визита
- Отправка по почте – работодатель может выслать трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении. Это самый простой и экономичный способ.
- Электронный документ – при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) у работодателя, он может направить заверенную электронную копию сведений о трудовой деятельности.
- Доверенное лицо – вы можете оформить доверенность на представителя (например, родственника или юриста) в другом городе, который получит книжку от вашего имени.
Восстановление трудовой книжки при её утере или утрате
Если работодатель потерял трудовую книжку или не смог её передать, вы имеете право потребовать выдачу дубликата. Порядок действий:
- Напишите письменное заявление работодателю с требованием выдать дубликат трудовой книжки (указать ФИО, дату рождения, период работы, должность).
- Приложите копию паспорта и, если есть, копию трудовой книжки (например, ранее сделанную фотокопию).
- Работодатель обязан выдать дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня получения заявления.
- Если работодатель отказывает или затягивает процесс, вы можете обратиться в территориальный орган Роструда или в суд с требованием о восстановлении документа и компенсации ущерба.
Можно ли устраиваться на новую работу без трудовой книжки?
Да, вы можете приступить к работе у нового работодателя, даже если ваша трудовая книжка ещё не восстановлена или находится в процессе выдачи. Однако важно учесть следующее:
- Новый работодатель обязан вести трудовую книжку с момента вашего приёма на работу. Если у вас нет книжки, он заведёт новую и сделает в ней запись о приёме.
- Вы должны предоставить новому работодателю сведения о предыдущей трудовой деятельности (например, справку с места прежней работы, выписку из трудовой книжки или иные документы, подтверждающие стаж).
- После восстановления или получения дубликата трудовой книжки вы обязаны передать её новому работодателю для внесения записей о предыдущих периодах работы.
- Получите от работодателя письменное уведомление о месте хранения трудовой книжки и способе её выдачи.
- Если предлагается личный визит – уточните, кто оплачивает проезд и проживание; при отказе требовать возмещения.
- Рассмотрите альтернативные способы получения: почтовая отправка, электронный документ, доверенное лицо.
- При утере или утрате книжки подайте заявление о выдаче дубликата (срок – 15 рабочих дней).
- При необходимости устройства на новую работу подготовьте справки о предыдущей занятости и уведомите нового работодателя о статусе вашей трудовой книжки.
- Сохраняйте все переписки, уведомления, чеки и копии заявлений – они могут понадобиться при споре с работодателем или в контролирующих органах.
- Вы не обязаны оплачивать поездку для получения документа, если работодатель не предложил иной способ выдачи.
- При утере книжки вы можете потребовать дубликат в течение 15 рабочих дней.
- Трудоустройство возможно без книжки, при условии предоставления сведений о предыдущей работе новому работодателю.
Таким образом, отсутствие трудовой книжки не является препятствием для трудоустройства, но требует своевременного предоставления необходимых сведений новому работодателю.
Практический чек‑лист для сотрудника
Когда трудовая книжка находится у работодателя в другом городе, закон защищает ваши права:
Своевременное взаимодействие с работодателем, использование письменных форм запросов и знание норм ТК РФ помогут избежать лишних расходов и ускорить процесс получения необходимых документов;
Информация актуальна на май 2026 г. и основана на действующем законодательстве РФ, включая разъяснения Роструда и судебную практику.