Внимание! Данная статья актуальна на 23 мая 2026 года и основана на действующем Трудовом кодексе РФ и практике ведения электронных и бумажных трудовых книжек (ЭТК и БТК).

Почему у человека может оказаться несколько трудовых книжек?

Ситуация, когда у работника на руках более одной трудовой книжки, не редкость. Основные причины:

• Переход с бумажной на электронную форму. С 1 января 2023 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в форме ЭТК в системе Социального фонда России (СФР). При этом работник вправе сохранить и продолжать использовать бумажную книжку.
• Утеря или порча бумажной книжки. В этом случае по заявлению работника оформляется новая бумажная трудовая книжка, но все сведения о стаже должны быть перенесены в ЭТК.
• Работа в разных организациях с разным подходом. Некоторые работодатели (особенно малый бизнес) могут продолжать выдавать и вести только бумажные книжки, в то время как другие уже перешли на электронный учёт.
• Исторические накопления. У человека, работавшего с советских времён, могли быть несколько переоформлений, дубликатов.

Что говорит закон? Ключевые нормы ТК РФ

Основные положения, регулирующие этот вопрос:

1. Статья 66 ТК РФ определяет, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности. С 2020 года она может вестись как в бумажной, так и в электронной форме.
2. Часть 4 статьи 84.1 ТК РФ обязывает работодателя в день увольнения выдать работнику его трудовую книжку (бумажную) с внесённой записью об увольнении или предоставить сведения о трудовой деятельности в электронной форме.
3. Единая база данных; Электронная трудовая книжка ведётся СФР. Это единый официальный источник данных о трудовом стаже и трудовой деятельности гражданина.

Практические шаги: что делать, если у вас несколько книжек?

Определите, какая книжка является «основной» и актуальной

На 2026 год приоритет имеет электронная трудовая книжка (ЭТК) в системе СФР. Она является официальным и универсальным документом. Бумажная книжка, выданная работодателем, — это её дублирующая, удобная для работника копия.

Проверьте свою ЭТК через портал Госуслуг (необходима подтверждённая учётная запись) или напрямую в СФР. Там должна отображаться полная история вашей трудовой деятельности.

Сверьте данные во всех книжках

Сделайте выписку из ЭТК и сравните записи в ваших бумажных книжках. Все сведения должны быть идентичны. Если есть расхождения (например, разные даты приёма/увольнения, неполные сведения о награждениях), это повод для исправления.

Как привести документы в порядок?

• Если у вас есть старая (устаревшая) бумажная книжка: её данные должны быть отражены в ЭТК; Если в ЭТК информации нет, обратитесь с заявлением в СФР (через Госуслуги или лично) с просьбой внести сведения на основании имеющихся у вас документов (приказов, справок).
• Если вы получили новую бумажную книжку при утере старой: убедитесь, что в ЭТК перенесены все записи из старой книжки. Если нет — запросите у последнего работодателя, который выдал новую книжку, внести недостающие сведения в ЭТК.
• Если у вас две и более «актуальные» бумажные книжки от разных работодателей: это нарушение. По закону, если работник согласен на ЭТК, работодатель вносит запись в бумажную книжку о переходе на электронную форму и возвращает её работнику. Бумажная книжка продолжает использоваться; Но не должно быть ситуации, когда один и тот же период работы отражён в двух разных бумажных книжках. Выберите одну (ту, что у вас на руках) и сверьте её с ЭТК.

Что делать работодателю, если у сотрудника несколько книжек?

Специалисту по кадрам в 2026 году необходимо:

1. При приёме на работу проверить наличие у кандидата ЭТК через сервисы СФР (с согласия кандидата).
2. Если у работника только бумажная книжка, а организация перешла на ЭТК, необходимо:
   • Получить от работника письменное заявление о ведении сведений о его трудовой деятельности в форме ЭТК (или, наоборот, об отказе от неё).
   • Внести сведения о приёме в ЭТК через систему СФР (с использованием формы ЕФС-1).
   • В бумажную книжку внести соответствующую запись (например: «С [дата] сведения о трудовой деятельности ведутся в форме электронной трудовой книжки. Бумажная трудовая книжка сохраняет силу»).
   • Выдать бумажную книжку работнику.
3. При увольнении обязательно выдать работнику бумажную книжку с записью об увольнении, даже если все сведения уже есть в ЭТК.

Как восстановить трудовую книжку (стаж) через суд?

Если вы не можете самостоятельно восстановить полную историю труда (например, работодатель ликвидирован, а в ЭТК нет записей за определённый период), путь один — обращение в суд.

Алгоритм действий:

1. Соберите все имеющиеся доказательства: старые трудовые книжки, справки об заработке, выписки из пенсионного фонда (СНИЛС), приказы, договоры.
2. Направьте заявление в районный суд по месту нахождения (или последнему месту работы) ответчика (работодателя) о восстановлении факта трудовых отношений и внесении сведений в трудовую книжку/ЭТК.
3. На основании решения суда обратитесь в СФР или к текущему работодателю для внесения исправлений.

Важно: срок исковой давности по делам о восстановлении на работе — 3 месяца с момента, когда вы узнали о нарушении права. Для восстановления записей в трудовой книжке общий срок исковой давности составляет 3 года с момента, когда нарушение было совершено.

Частые ошибки и мифы

• Миф: «Если у меня электронная книжка, бумажная больше не нужна».
  Реальность: Бумажная книжка, выданная работодателем, остаётся действительным документом. Её можно предъявлять при оформлении кредитов, виз и т.д. Храните её.
• Ошибка: Работник отдаёт бумажную книжку работодателю «для внесения записи» и не забирает её обратно.
  Правило: Работодатель обязан выдать книжку в день увольнения. Если не забрал — это нарушение. Работник должен письменно потребовать её выдачи.
• Миф: «У меня две бумажные книжки — значит, два стажа».
  Реальность: Стаж учитывается непрерывно. Необходимо, чтобы все периоды были отражены в одной (электронной) базе. Две бумажные книжки, это дубликаты или разные этапы одного стажа, которые нужно сверить и обобщить в ЭТК.

Краткая памятка для работника

1. Зарегистрируйтесь на портале Госуслуг и получите доступ к своей Электронной трудовой книжке в личном кабинете СФР.
2. Сверьте все записи в ЭТК с вашими бумажными книжками.
3. При смене работы сообщайте новому работодателю о наличии у вас ЭТК и согласии/отказе на её ведение.
4. При увольнении обязательно заберите у кадровиков бумажную трудовую книжку с внесённой записью об увольнении.
5. Храните все имеющиеся бумажные книжки и выписки из ЭТК в надёжном месте.
6. При обнаружении ошибок пишите заявление на имя работодателя (или в СФР, если ошибка в ЭТК) с просьбой внести исправления.
7. Если не помогают — обращайтесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.

В 2026 году электронная трудовая книжка, это основной, централизованный и самый надёжный источник информации о вашем трудовом стаже. Наличие нескольких бумажных книжек, это, как правило, историческое наследие или следствие неполной цифровизации. Ваша главная задача — убедиться, что все ваши периоды работы отражены в единой базе СФР. Бумажные книжки служат удобным дублем, но окончательной и безошибочной считайте именно электронную версию. Активно используйте личный кабинет на Госуслугах для контроля своей трудовой истории.