Ситуация, когда человек приходит трудоустраиваться без трудовой книжки, встречается довольно часто. Причины могут быть разными: от потери документа до того, что гражданин просто никогда официально не работал. В 2026 году, когда электронные трудовые книжки стали стандартом, а бумажные остаются действительными для тех, кто их сохранил, алгоритм действий зависит от конкретной причины отсутствия документа.

В этой статье мы подробно разберем, что делать, если у соискателя нет записей о стаже, как оформить документы и какие права есть у работника и обязанности у работодателя согласно актуальному законодательству РФ.

Сценарий 1: Человек никогда не работал официально

Это самый простой случай с точки зрения бюрократии. Если гражданин поступает на работу впервые в жизни, у него физически не может быть трудовой книжки (ни бумажной, ни электронной с записями).

• Действия соискателя: Необходимо честно сообщить работодателю о том, что трудовой стаж отсутствует.
• Действия работодателя: Кадровая служба обязана приобрести бланк трудовой книжки (если работник не отказался от бумажного формата ранее и не перешел полностью на электронный) и завести новый документ.
• Процесс оформления: На ьном листе заполняются данные сотрудника, ставится печать организации и подпись ответственного лица. Первая запись вносится о приеме на текущую работу.

Важно помнить: если работник ранее не вел бумажную трудовую и не подавал заявлений о переходе, ему по умолчанию формируется электронная трудовая книжка (сведения передаются в СФР), а бумажная заводится только по его желанию или если он относится к категории граждан, для которых она обязательна.

Сценарий 2: Трудовая книжка утеряна или повреждена

Если человек ранее работал, но документ потерял, испортил или он был утерян работодателем, ситуация регулируется частью 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Алгоритм действий при утере:

1. Письменное заявление: Работник должен написать заявление на имя нового работодателя с указанием причины отсутствия трудовой книжки (утрата, повреждение, иная причина).
2. Обязанность работодателя: Получив заявление, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку.
3. Восстановление стажа: Новая книжка заводится как чистый лист. Записи о предыдущем стаже в нее не вносятся автоматически. Для подтверждения стажа (например, для пенсии) работнику придется самостоятельно собирать справки с предыдущих мест работы или архивные выписки.

«В том случае, если к вам поступает на работу новый сотрудник, который заявляет о том, что он ранее работал, но потерял бумажную трудовую книжку и просит оформить новую, его просьбу следует удовлетворить и завести новую трудовую книжку на бумаге»., рекомендация экспертов кадрового дела.

Не стоит отправлять работника за дубликатом к прошлому работодателю, если восстановление невозможно или прошло много времени. Закон требует завести новую книжку по заявлению сотрудника.

Сценарий 3: Отказ от бумажной трудовой и форма СТД-ПФР

Многие работники перешли на электронные трудовые книжки. В этом случае бумажного документа у них на руках нет и быть не должно. Однако новому работодателю нужно видеть историю стажа.

Если соискатель отказался от ведения бумажной трудовой книжки, основным документом, подтверждающим его стаж, становится форма СТД-ПФР (или СТД-Р, выдаваемая работодателем).

• Если в форме СТД-ПФР отражен полный стаж, этого документа достаточно для ознакомления.
• Если на лицевом счете в СФР информация неполная (отражен только последний работодатель), это не является препятствием для трудоустройства.
• Работодатель вносит сведения о приеме на работу в электронную систему, и они автоматически попадают в цифровой профиль сотрудника.

Что делать, если работодатель отказывает в приеме из-за отсутствия книжки?

Отказ в приеме на работу solely по причине отсутствия трудовой книжки (если человек готов написать заявление о ее утере или отсутствии) является незаконным. Согласно ТК РФ, отсутствие документа не может быть препятствием для заключения трудового договора, так как закон предусматривает механизм оформления новой книжки.

Если вам не выдали трудовую книжку при увольнении с предыдущего места работы:

1. Напишите письменное обращение бывшему работодателю.
2. Работодатель обязан выдать книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности не позднее трех рабочих дней со дня обращения.

Пошаговая инструкция: Заводим новую трудовую книжку

Если вы оказались в ситуации, когда нужно оформить новую книжку (никогда не работали или потеряли старую), процесс выглядит так:

1. Уведомление: Сообщите отделу кадров при приеме на работу об отсутствии документа.
2. Заявление: Напишите заявление с просьбой оформить новую трудовую книжку и укажите причину (первичное трудоустройство / утрата).
3. Оплата (если применимо): Стоимость бланка трудовой книжки может быть удержана из вашей первой зарплаты (если это первичное оформление по вашей инициативе и согласовано), либо оплачивается работодателем в рамках его расходов (зависит от внутренней политики и даты найма, в 2026 году бланки часто предоставляет работодатель).
4. Заполнение: Кадровик заполняет ьный лист, вы проверяете данные и ставите подпись.
5. Первая запись: Вносится запись о приеме на работу с указанием даты, должности и приказа.

Частые вопросы (FAQ)

Нужно ли восстанавливать старый стаж в новой книжке?

Нет, в новую бумажную трудовую книжку записи о прошлой работе не вписываются «задним числом». Стаж подтверждается для Пенсионного фонда (СФР) через архивные справки и данные электронного реестра, а не переписыванием в новый бланк.

Можно ли работать без трудовой книжки?

Оформить трудовые отношения без фиксации в трудовой книжке (бумажной или электронной) нельзя. Это требование закона. Если бумажной нет, заводится новая или ведется только электронная. Если работодатель предлагает работать «без записи», это нарушение ваших прав.

Действительны ли старые бланки трудовых книжек?

Да, на территории РФ действуют как новые образцы трудовых книжек, так и документы старых образцов. Если вы нашли свою старую книжку, она по-прежнему valid, если записи в ней велись правильно.