Ситуация, когда новый сотрудник не предъявляет трудовую книжку (ТК) при оформлении, сегодня встречается не так редко. Однако важно понимать, что с 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это кардинально меняет подход к данному вопросу. Данная статья объясняет, как действовать в такой ситуации в современных реалиях.

Ключевое изменение: приоритет электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде. С 1 января 2026 года выдача новых бумажных трудовых книжек полностью прекращается. Все сведения о стаже и трудовой деятельности формируются и хранятся в форме ЭТК на портале Госуслуг.

Что это значит на практике?

• Если человек впервые выходит на работу после 1 января 2021 года, ему не выдают бумажную книжку. Его стаж ведется только в ЭТК.
• У тех, у кого уже есть бумажная ТК, она остается у них. Но при утере или порче она восстанавливается в виде дубликата на бумаге, а все дальнейшие записи будут вноситься в электронную форму.
• Право на получение сведений из ЭТК есть у каждого работника через личный кабинет на Госуслугах.

Ситуация 1: Сотрудник не имеет бумажной трудовой книжки (утеряна, испорчена, никогда не было)

Если сотрудник, принятый на работу до 2026 года, не может предъявить бумажную ТК, его стаж, скорее всего, уже есть в электронном виде. Алгоритм действий:

Для сотрудника:

1. Проверить наличие ЭТК. Нужно авторизоваться на портале Госуслуг и найти раздел «Трудовая деятельность». Там должны отображаться все предыдущие места работы, периоды, стаж.
2. Запросить выписку из ЭТК. Если у сотрудника нет доступа к Госуслугам, он может получить официальную выписку из сведений о трудовой деятельности через своего последнего или любого предыдущего работодателя (по заявлению) или через МФЦ.
3. Предоставить выписку новому работодателю. Это основной документ, подтверждающий стаж и опыт. Он имеет юридическую силу.
4. Если стажа в ЭТК нет (очень редкий случай для работников с большим стажем). Сотруднику необходимо обратиться с заявлением о восстановлении сведений о трудовой деятельности в орган, ведавший его бумажной ТК (обычно последний работодатель или архив). Процедура может занять время.

Для работодателя (при приеме на работу):

• Не требовать бумажную ТК как единственный документ. Согласно ТК РФ, при приеме на работу работодатель обязан издать приказ об установлении стажа, но не обязательно на основании именно бумажной книжки.
• Принять от сотрудника выписку из ЭТК. Это основной документ для подтверждения стажа с 2021 года и для учета общего трудового стажа.
• Если сотрудник не имеет доступа к ЭТК и выписки, работодатель может запросить сведения о его трудовой деятельности у предыдущих работодателей (через службу кадров или архив) на основании заявления работника.
• Оформить прием без ТК, но с заявлением. Если сотрудник не может предоставить документы сразу, можно оформить прием на работу, взяв с него письменное заявление об отсутствии трудовой книжки и обязательстве предоставить выписку из ЭТК или документы для восстановления стажа в кратчайшие сроки. Приказ должен содержать запись об установлении стажа «по представленным сведениям».

Ситуация 2: Восстановление утерянной/испорченной бумажной трудовой книжки (для тех, у кого она была)

Если у сотрудника была бумажная ТК, и она утеряна или испорчена, он вправе получить дубликат.

1. Обратиться с заявлением о выдаче дубликата ТК в организацию, где велось последнее удостоверение трудового стажа (последний работодатель). Если организация ликвидирована — в архивный отдел по месту нахождения этой организации.
2. Приложить к заявлению:
   • Документ, удостоверяющий личность (паспорт).
   • Свидетельство о смерти (если заявление подают наследники).
   • Документы, подтверждающие период работы в данной организации (справки, выписки из приказов, зарплатные ведомости и т.д.).
3. Работодатель (или архив) обязан выдать дубликат ТК в течение 30 дней с момента регистрации заявления. За выдачу дубликата плата не взимается.
4. Важно: В дубликат вносятся все записи, которые были в оригинале, на основании имеющихся в организации документов. Если какие-то записи невозможно восстановить, стаж по ним устанавливается по другим документам.

Практические советы для всех сторон

• Активно используйте ЭТК на Госуслугах. Это ваш главный документ сейчас. Регулярно проверяйте актуальность и полноту записей.
• Сохраняйте все документы о работе: трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении, справки 2-НДФЛ, выписки из ЭТК. Они понадобятся для восстановления стажа в спорных ситуациях.
• При смене работы заранее подготовьте выписку из ЭТК. Это ускорит оформление на новом месте.

Для работодателя (HR, кадровик):

• Перейти на работу с ЭТК. Настроить внутренние процессы на прием и учет сведений из электронной трудовой книжки.
• Не отказывать в приеме на работу только из-за отсутствия бумажной ТК. Основной документ, выписка из ЭТК.
• Правильно оформлять прием: в приказе (трудовом договоре) указывать, что стаж устанавливается по сведениям из ЭТК (или по представленным документам).
• Вести внутренний учет стажа на основании полученных от работника выписок из ЭТК.
• Быть готовым помогать сотруднику в получении выписки, если у него возникают с этим трудности (например, направить запрос предыдущему работодателю).

Ответственность

Для работодателя: Неприем на работу из-за отсутствия бумажной ТК, если стаж может быть подтвержден иными документами (в т.ч. ЭТК), может быть признан дискриминацией. Кроме того, неучет стажа может привести к ошибкам при начислении пенсионных коэффициентов и, как следствие, к претензиям от работника или контролирующих органов.

Для сотрудника: Умышленное предоставление ложных сведений о стаже или отказ от подтверждения реального стажа может повлечь отказ в выплате социальных льгот, связанных с трудовым стажем, и иные последствия.

Отсутствие бумажной трудовой книжки при трудоустройстве в 2026 году и далее — это нормальная ситуация, а не проблема; Ключевой документ — электронная трудовая книжка (ЭТК). Сотруднику нужно обеспечить доступ к ней и уметь получать выписку. Работодателю — перестроить кадровые процессы на работу с электронными сведениями. Восстановление бумажного дубликата остается возможным, но все новые записи будут вноситься только в электронный формат. Понимание этих правил снимает все сложности с подтверждением трудового стажа.