Трудовая книжка, это основной документ работника, в котором документально зафиксированы все изменения его карьерного пути: прием на работу, переводы, увольнения и специальные награды. С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для назначения пенсии или социальных выплат. Однако у кадровых специалистов часто возникают вопросы при заполнении этого документа. Одна из таких проблем — что делать, если у сотрудника нет профессии или специальности, и как корректно отразить этот факт в бумажной и электронной трудовой книжке.

Что означает отсутствие специальности?

Ситуация, когда у работника нет специальности, встречается довольно часто. Как правило, это происходит в следующих случаях:

• Прием на работу несовершеннолетнего или студента, который еще не успел получить профессиональное образование.
• Трудоустройство на неквалифицированную работу (например, уборщик помещений, грузчик, дворник), где наличие специального образования не требуется.
• Прием на работу иностранных граждан. Например, в организацию планируется прием на работу гражданина Республики Узбекистан. Трудовой книжки (бумажной) образца РФ у гражданина нет, а в его документах об образовании может не быть аналога российской специальности.
• Смена профессии, когда человек работает не по той специальности, которая указана в его дипломе.

Как правильно сделать запись в бумажной трудовой книжке?

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкции по заполнению трудовых книжек, графа «Профессия, специальность» в сведениях о работе должна быть заполнена на основании документа об образовании (диплома, аттестата). Но что писать, если такого документа нет или в нем не указана специальность?

Вариант 1: Оставить графу пустой

Многие кадровики задаются вопросом: можно ли просто поставить прочерк? Действительно, если у сотрудника нет документа об образовании, графа «Профессия, специальность» может оставатся пустой. Ставить прочерк официально не рекомендуется, но на практике пустая графа не является нарушением, если образования действительно нет.

Вариант 2: Указать должность (профессию) по штатному расписанию

Если сотрудник принимается на работу, не требующую специальной подготовки, в графе «Профессия, специальность» можно указать его профессию так, как она звучит в штатном расписании и трудовом договоре. Например: «рабочий», «уборщик», «разнорабочий». Это наиболее корректный и часто применяемый способ, который позволяет не оставлять пустых граф и четко отражает суть выполняемой работы.

Электронные трудовые книжки (СЗВ-ТД) и отсутствие специальности

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки, направляя отчеты СЗВ-ТД в Социальный фонд. Переход на электронный формат вызвал множество вопросов. Например, часто обнаруживается, что при переходе в 2021 году на подачу СЗВ-ТД, в конце 2020 г. были поданы не совсем корректные данные о сотрудниках и их местах работы.

В форме СЗВ-ТД есть специальное поле для кода выполняемой функции по ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий). Если у работника нет специальности:

1. Выбор кода ОКЗ: Необходимо выбрать код, соответствующий фактической должности. Для неквалифицированного труда существуют свои коды (например, базовая группа 9 — «Простые профессии и занятия»).
2. Наименование должности: В электронном отчете указывается должность так же, как в трудовом договоре. Отсутствие специальности не мешает корректной подаче СЗВ-ТД.

Особенности для иностранных граждан

Как уже было отмечено, если планируется прием на работу гражданина Республики Узбекистан (или иного иностранного государства), и бумажной трудовой книжки у него нет, работодатель обязан завести ему новую трудовую книжку российского образца. При ее заполнении:

• Сведения об образовании и специальности вносятся на основании предоставленных иностранных документов (если они переведены и легализованы).
• Если документов об образовании нет или они не предоставлены, раздел «Образование» и графа «Профессия, специальность» оставляются пустыми.

Увольнение и переводы: формулировки

Иногда специалисты по кадрам не могут разобраться с формулировкой записи в трудовую книжку при увольнении сотрудника по собственному желанию или при его переводе. Важно помнить главное правило: запись об увольнении или переводе должна строго соответствовать формулировке Трудового кодекса РФ.

Перевод дистанционного работника или любого другого сотрудника оформляют по общим правилам: с его письменного согласия и с внесением записи в трудовую книжку. Отсутствие у работника специальности никак не влияет на формулировку причин увольнения или перевода, эти записи делаются по стандартным шаблонам (например, «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Трудовая книжка, это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, работодатель обязан выдать работнику дубликат. В дубликат вносятся сведения об общем стаже работы до поступления к данному работодателю на основании подтверждающих документов, а затем вносятся записи о работе у текущего работодателя. Если в испорченной книжке ранее была сделана запись об отсутствии специальности, в дубликате эта информация просто не дублируется, так как она не несет смысловой нагрузки для подтверждения стажа.

Резюме

Фраза или запись «нет специальности» в трудовой книжке не является стандартной. Если у работника нет профессионального образования, графу «Профессия, специальность» на титульном листе можно оставить пустой. В разделе «Сведения о работе» при приеме указывается именно должность, по которой человек принимается. Переход на электронные трудовые книжки (СЗВ-ТД) упростил учет, однако требует внимательности при выборе кода выполняемой функции. Главное, помнить, что трудовая книжка фиксирует фактический труд и стаж, а отсутствие специальности не является препятствием для законного трудоустройства и корректного ведения кадрового учета.