Сегодня 08:10:31 () – актуальная дата, на которую ссылаются многие источники при обсуждении вопросов трудового законодательства․ В данной статье мы подробно рассмотрим, что делать, если у сотрудника отсутствует трудовая книжка, какие правовые нормы регулируют эту ситуацию и какие риски возникают как для работника, так и для работодателя․

Нормативная база

Основные положения, регулирующие оформление и ведение трудовой книжки, содержатся в Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ):

• Статья 65 ТК РФ – в случае отсутствия у новичка бумажной трудовой книжки по причине её утраты или повреждения работник может обратиться с заявлением к новому работодателю о выдаче новой книжки․
• Статья 66․1 ТК РФ – при задержке выдачи работнику трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности по вине работодателя, последний обязан возместить работнику не полученный им за всё время задержки заработок․
• Часть 6 статьи 84․1 ТК РФ – со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки․

Кроме того, в электронном виде трудовые отношения фиксируются в Едином государственном информационном ресурсе о трудовой деятельности (ЕГРЗ)․ Отсутствие бумажной трудовой книжки затрудняет внесение данных в этот реестр․

Почему трудовая книжка может отсутствовать?

Причины отсутствия документа разнообразны․ Наиболее типичные из них:

• Утрата или повреждение предыдущей книжки (по вине бывшего работодателя или самого сотрудника)․
• Отказ прежнего работодателя выдать дубликат трудовой книжки․
• Первое трудоустройство – у гражданина никогда не было трудовой книжки․
• Технические сбои при переходе на электронный трудовой реестр (например, неполные данные для оцифровки)․
• Ошибки при оформлении документов при приёме на работу (неправильные формулировки, отсутствие подписей и т․д․)․

Как отмечается в источниках: «Неполные данные для оцифровки: Если сотрудник не предоставил трудовую книжку, предприятие не сможет внести данные о его трудовой деятельности на этом предприятии в электронный реестр»․

Последствия для работника

Отсутствие трудовой книжки создаёт ряд практических и правовых проблем:

• Сложности подтверждения трудового стажа․ При назначении пенсии, получении социальных выплат, оформлении кредита или загранпаспорта потребуется документ, подтверждающий период работы․
• Риск утраты информации о заработке․ Без записей в книжке сложно доказать размер заработной платы, что может повлиять на расчёт пособий по безработице или компенсаций․
• Ограничения при получении загранпаспорта․ В некоторых случаях вместо копии трудовой книжки требуется справка из Пенсионного фонда о отсутствии ограничений по выезду за рубеж (например, при допуске к государственной тайне)․
• Возможные споры с работодателем․ Если работник не может подтвердить свой стаж, он может столкнуться с отказами в повышении, премиях или надбавках, связанных с выслугой лет;

Как указано в материалах: «В результате, работники остаются без документов, подтверждающих свой трудовой стаж и зарплату»․

Последствия для работодателя

Нарушение порядка ведения трудовых книжек влечёт за собой административные и финансовые риски:

• Штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ за непредоставление или несвоевременную выдачу трудовой книжки (до 50 000 руб для должностных лиц, до 100 000 руб для организаций)․
• Обязанность возместить недополученный заработок․ При задержке выдачи книжки по вине работодателя (ст․ 66․1 ТК РФ) необходимо выплатить сотруднику сумму, эквивалентную задержке заработной платы․
• Риск признания трудовых отношений неформальными․ Отсутствие надлежащего оформления может быть расценено как трудовые отношения без трудового договора, что влечёт дополнительные налоговые и страховые обязательства․
• Репутационные потери․ Жалобы сотрудников в трудовую инспекцию или суд негативно сказываются на имидже компании․

Согласно источнику: «Примечание: при задержке выдачи работнику трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности (статья 66․1 ТК РФ) по вине работодателя, внесении в трудовую книжку или в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок»․

Как оформить новую трудовую книжку?

Если у сотрудника отсутствует трудовая книжка, процедура её выдачи выглядит следующим образом:

1. Получить письменное заявление работника․ В заявлении необходимо указать причину отсутствия книжки (утрата, повреждение, отсутствие ранее issued документа и т․д․)․
2. Проверить основания․ Если причина – утрата или повреждение предыдущей книжки, работодатель обязан изготовить дубликат․ Если трудовая деятельность у сотрудника отсутствует вовсе (первое трудоустройство), заводится новая книжка с записью о приёме на работу․
3. Внести записи о предыдущей трудовой деятельности․ На основании предоставленных документов (справки с предыдущих мест работы, выписки из ПФР, трудов договоры и т․д․) вносятся записи о всех предыдущих местах работы, должностях, периодах работы и причинах увольнения․
4. Подписать и заверить книжку․ Записи заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации (если она имеется)․
5. Уведомить работника․ После выдачи новой книжки работнику вручается расписка о получении․
6. Внести данные в электронный реестр․ Сведения о трудовой деятельности передаются в ЕГРЗ в течение трёх рабочих дней с момента оформления записи․

Важно: «В силу ч․ 5 ст․ 65 Трудового кодекса РФ в случае отсутствия у новичка бумажной трудовой книжки по причине её утраты или повреждения, работник может обратиться с заявлением к новому работодателю оформить новую трудовую книжку»․

Особенности электронного трудового реестра

С 2021 года в России функционирует электронный трудовой реестр (ЕГРЗ)․ Он дублирует информацию из бумажных книжек, но не заменяет их полностью․ При отсутствии бумажного документа:

• Работодатель всё равно обязан внести сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудника в электронный реестр․
• Сотрудник может получить выписку из ЕГРЗ через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через МФЦ․
• Однако для некоторых процедур (например, получение загранпаспорта, оформление ипотеки) всё ещё требуется бумажная трудовая книжка или её заверенная копия․

Как отмечено в источниках: «Если при трудоустройстве у гражданина отсутствует трудовая книжка по причине её потери предыдущим работодателем и отказа сделать дубликат, то на новой работе по заявлению сотрудника заводится новая трудовая книжка»․

Рекомендации для работников и работодателей

Для работников

• Храните трудовую книжку в безопасном месте; при утере немедленно информируйте текущего работодателя․
• При приёме на новую работу требуйте от работодателя письменного подтверждения о приёме и внесении записи в трудовую книжку․
• Сохраняйте копии всех трудовых договоров, справок о заработке и выписок из ПФР – они могут послужить доказательством стажа при восстановлении книжки․
• Если работодатель отказывает в выдаче дубликата, обратитесь в трудовую инспекцию или суд с требованием восстановить документ и возместить ущерб․

Для работодателей

• Ведите журнал учёта выдачи и получения трудовых книжек; фиксируйте даты и причины выдачи дубликатов․
• При отсутствии у сотрудника книжки немедленно запрашивайте письменное заявление и оформляйте новую книжку в соответствии со ст․ 65 ТК РФ․
• Обеспечьте своевременную передачу данных в ЕГРЗ (не позднее трёх рабочих дней)․
• Обучайте кадровый отдел правилам заполнения трудовой книжки и электронного реестра, чтобы избежать ошибок в формулировках․
• При задержке выдачи книжки по своей вине будьте готовы компенсировать недополученный заработок сотруднику․

Отсутствие трудовой книжки – серьёзное нарушение, которое затрагивает интересы обеих сторон трудовых отношений․ Для работника это означает риск потери подтверждения своего стажа и заработка, а для работодателя – потенциальные штрафы, обязательства по возмещению ущерба и репутационные потери․

Соблюдение норм ТК РФ, своевременное оформление дубликатов или новых книжек, а также корректное внесение данных в электронный трудовой реестр позволяют минимизировать негативные последствия․ Главное – действовать прозрачно, документировать каждый шаг и взаимодействовать с сотрудником на основе взаимного доверия и соблюдения законодательства․

Если у вас возникли вопросы по оформлению трудовой книжки или восстановлению утерянного документа, рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву или в территориальный орган трудовой инспекции․