Ситуация, когда уволенный сотрудник не забирает свою трудовую книжку (бумажную или электронную), является распространённой и требует от работодателя чётких действий․ Неправильное обращение с документом может привести к административной ответственности․ В статье разберём, как действовать в 2026 году, когда переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК) завершён․
Ключевые изменения с 2026 года
С 1 января 2026 года в России полностью завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ Это значит:
- Трудовой стаж подтверждается исключительно сведениями в Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД)․
- Бумажная трудовая книжка выдается работнику только по его письменному заявлению (если он велась ранее)․
- При первом трудоустройстве после 2020 года оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК)․
Два сценария: бумажная или электронная книжка?
Ваши действия зависят от того, какой формат книжки был у работника․
Если у работника была бумажная трудовая книжка
Даже если сотрудник работал до перехода на ЭТК, у него могла быть бумажная версия․ По закону вы обязаны:
- Запросить письменно (заказным письмом с уведомлением или под роспись) о её выдаче․ В уведомлении укажите срок для получения (например, 30 дней)․
- Если работник не откликнется, направить повторное уведомление с предупреждением об ответственности․
- При отсутствии реакции передать книжку в архив с оформлением приходно-расходной описи․ Хранить её необходимо в соответствии с правилами архивного дела․
Важно: Нельзя уничтожать или оставлять бумажную книжку у себя бездействующей․ Это нарушение ст․ 76 Трудового кодекса РФ․
Если у работника была электронная трудовая книжка (ЭТК)
Здесь ситуация проще, так как документ хранится в государственной системе․
- Сведения об увольнении вы обязаны внести в ЕГИС ТД в течение 3 рабочих дней (ст․ 76․1 ТК РФ)․
- После этого работник может в любой момент получить доступ к своей ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР․
- Ваша обязанность — информировать работника о том, что его данные переданы в электронный формат․ Это можно сделать в заявлении об увольнении или отдельным письмом․
Нет необходимости физически передавать что-либо работнику․ Его «трудовая книжка» теперь — цифровая запись в государственной базе․
Что делать, если работник игнорирует уведомления о бумажной книжке?
Если сотрудник не забирает бумажный документ после двух напоминаний:
- Составьте акт о невозможности вручить трудовую книжку (с участием двух свидетелей)․
- Передайте книжку в архив организации с отметкой в личном деле работника․
- Уведомьте работника заказным письмом о том, что его трудовая книжка передана на хранение в архив, и сообщите реквизиты архива․
С этого момента ваши обязательства по хранению и передаче документа считаются выполненными․
Последствия бездействия для работодателя
Игнорирование правил хранения и выдачи трудовых книжек влечёт административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей․
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей․
Кроме того, невыдача документов может стать основанием для жалобы работника в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд․
Практические шаги: пошаговая инструкция
- Определите тип книжки․ Проверьте, велась ли сотруднику бумажная книжка или с 2021 года у него только ЭТК․
- Для бумажной версии: направьте письменное уведомление с требованием забрать документ в разумный срок․
- Для ЭТК: убедитесь, что сведения об увольнении внесены в ЕГИС ТД․ Сообщите об этом работнику․
- Если нет реакции на бумажную книжку: составьте акт, передайте в архив, уведомьте работника․
- Сохраните все документы (уведомления, акты, почтовые квитанции) в личном деле работника как доказательство выполнения обязанностей․
С 2026 года система трудовых книжок полностью цифровая․ Если работник не забирает бумажный документ, действуйте строго по инструкции: уведомляйте, фиксируйте, передавайте в архив․ Если речь о электронной книжке, ваша задача — лишь вовремя внести данные в государственную систему․ Помните, что хранение устаревших бумажных документов без необходимости может создать риски, а бездействие — нарушение закона․
Материал подготовлен с учётом изменений в трудовом законодательстве РФ на 2026 год․ При сложных случаях рекомендуется консультация с юристом по трудовым вопросам․