Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако в бланке предусмотрено ограниченное количество страниц, и рано или поздно любой кадровик или руководитель сталкивается с ситуацией, когда свободное место в разделе «Сведения о работе» заканчивается. Что делать в этом случае и как правильно продолжить ведение документа, читайте в нашей подробной инструкции.

Если в разделе «Сведения о работе» не осталось пустых строк, ни в коем случае нельзя:

• Вписывать записи в раздел «Сведения о награждениях» — это грубое нарушение;
• Использовать для записей пустые страницы между разделами;
• Заверять новые записи на обложке документа;
• Оформлять новую (вторую) трудовую книжку.

Единственное законное решение в данной ситуации, это вшивание вкладыша в трудовую книжку. Порядок его ведения и хранения регламентируется Приказом Минтруда (Порядок 320н) и Инструкцией о трудовых книжках.

Правила оформления и вшивания вкладыша

Вкладыш — это полноценное продолжение трудовой книжки. Без нее он недействителен. При его оформлении необходимо строго соблюдать следующие правила:

Выдача и учет вкладыша

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности. Выдача фиксируется в специальных книгах (журналах) учета. Указанные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации (или ИП) и печатью организации (при ее наличии).

Вшивание вкладыша

Согласно пункту 60 Инструкции о трудовых книжках, вкладыш вшивается между последним листом трудовой книжки и ее правой обложкой. Оптимальный способ — пришить его суровыми нитками по правому краю (сгибу) вкладыша, чтобы он легко открывался и не вырывался при интенсивном использовании документа.

Заполнение титульного листа вкладыша

Титульный лист вкладыша заполняется в том же порядке, что и титульный лист самой трудовой книжки (регулируется главой 3 Инструкции). На нем указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника;
• Дата рождения;
• Образование и специальность (на момент заполнения вкладыша);
• Дата заполнения.

Важное уточнение: Дата заполнения вкладыша может не совпадать с датой заполнения самой трудовой книжки, так как вкладыш оформляется в момент, когда место в книжке закончилось.

Простановка штампа

На внутренней стороне обложки (или на титульном листе) трудовой книжки ставится специальный штамп размером 10х25 мм с текстом: «Выдан вкладыш», где указываются серия и номер выданного вкладыша. Если такого штампа нет, допускается вписать эти данные от руки. Ссылки на соответствующие документы заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или кадровой службы) при наличии печати.

Как вносить записи, если осталось мало строк?

Частая проблема: место в трудовой книжке закончилось, но осталось 1-2 свободных строки. Как правильно перенести запись во вкладыш?

Если в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки работника остались свободными две строки, необходимо начало записи о приеме на работу (или увольнении) сделать в трудовой книжке, а затем продолжить ее во вкладыше.

Пример: в трудовой книжке есть место для граф 1, 2 и 3 (дата, номер и сведения о приеме), а графа 4 (основание) не помещается. В этом случае графы 1-3 заполняются в книжке, а графа 4 переносится на первую строку вкладыша. При этом нумерация записей во вкладыше продолжается (не начинается заново с единицы).

Особенности заполнения сведений о работе

Порядок заполнения сведений о работе регулируется главой 4 Инструкции. В трудовую книжку (и во вкладыш) вносятся сведения о:

1. Выполняемой работе и переводах на другую постоянную работу;
2. Увольнении работника и основаниях прекращения трудового договора;
3. Награждениях за успехи в работе.

Обратите внимание! При заключении трудового договора с работником в трудовой книжке (вкладыше) следует четко указывать, какой именно трудовой договор заключается: на неопределенный срок, срочный или контракт.

При завершении трудовых отношений сотрудника необходимо оформить запись о завершении трудовой книжки (увольнении) строго в соответствии с ТК РФ. Запись об увольнении вносится без сокращений, со ссылкой на статью, пункт и часть кода.

Что делать, если трудовая книжка или вкладыш утрачены?

Если документ утерян, работодатель обязан оформить дубликат. Пунктом 62 Инструкции определены случаи выдачи дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) по письменному заявлению работника. В частности, дубликат выдается при утрате трудовой книжки (вкладыша). Оформление бумажной трудовой книжки с нуля (дубликата) может потребоваться только в этом случае.

Нововведения, о которых нужно помнить

С 1 сентября действуют новые правила заполнения трудовых книжек (Порядок 320н). Этим документом утверждены форма трудовой книжки, а также порядок ее ведения и хранения. Общие требования к заполнению стали более гибкими, однако принцип вшивания вкладыша и переноса записей остался неизменным.

Краткий чек-лист для кадровика

• Место закончилось? Оформляем вкладыш.
• Записи в раздел «Сведения о награждениях» не переносим!
• Вшиваем вкладыш между обложкой и последним листом.
• Ставим штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером на обложке.
• Заполняем титульный лист вкладыша актуальными данными.
• Продолжаем нумерацию записей во вкладыше с того номера, на котором закончилась трудовая книжка.
• Если осталось 1-2 строки — начинаем запись в книжке, продолжаем во вкладыше.

Соблюдение этих простых правил позволит избежать ошибок и замечаний со стороны проверяющих органов, а также обеспечит работнику корректно оформленный стаж для будущей пенсии.