Ситуация, когда на рабочем месте неожиданно находится чужая трудовая книжка, может случиться с каждым․ Вы можете обнаружить её в ящике стола уволившегося коллеги, в папке старых документов отдела кадров или даже просто на полу в коридоре․ Главное в этой ситуации — не растеряться, так как трудовая книжка является главным документом, подтверждающим стаж и трудовую биографию человека․ Ее утеря может привести к серьезным проблемам для владельца при оформлении пенсии или трудоустройстве․
Почему это важно
Самое главное помнить, что трудовая книжка — это строгий отчетный документ․ За ее сохранность на предприятии несет ответственность работодатель (конкретно — сотрудник отдела кадров или бухгалтерии, назначенный приказом)․ Хранение таких документов должно быть организовано по строгим правилам: в сейфах или несгораемых шкафах․ Поэтому обнаружение бланка вне места хранения говорит о сбое в документообороте компании, и действовать нужно незамедлительно․
Пошаговая инструкция: что делать, если вы нашли трудовую книжку
Шаг 1․ Оцените ситуацию и не делайте лишних движений
Если вы не являетесь сотрудником кадровой службы, не пытайтесь самостоятельно отнести документ владельцу на дом или выбросить его․ Ваша задача — передать находку туда, где ей займутся профессионалы․
Шаг 2․ Передача в отдел кадров
Немедленно отнесите находку в отдел кадров или бухгалтерию (в зависимости от того, кто в вашей организации ведет кадровый учет)․ Если вы сами работаете в кадрах, переходите к следующему шагу․
Шаг 3․ Идентификация владельца и статуса документа
Откройте трудовую книжку и установите, кому она принадлежит․ Далее нужно определить статус этого человека:
- Владелец — действующий сотрудник компании․ Это означает, что книжка случайно выпала из сейфа или была выдана для внесения записей, но не возвращена на место․
- Владелец — уволенный сотрудник․ Часто бывает так, что человек забыл забрать документ при увольнении․
- Владелец — лицо, никогда не работавшее в вашей компании․ Возможно, документ был подброшен, потерян на улице и занесен кем-то в здание, или произошла путаница при пересылке почтой․
Шаг 4․ Действия в зависимости от статуса
Если сотрудник работает у вас
Необходимо просто вернуть документ в сейф․ Если книжка была выдана сотруднику на руки под роспись (например, для предоставления в соцзащиту), нужно убедиться, что он ее вернул, и сделать соответствующую отметку в журнале учета движения трудовых книжек․
Если сотрудник уволен
Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка выдается работнику в день увольнения․ Если этого не произошло, у работодателя есть несколько вариантов:
- Связаться с бывшим сотрудником по телефону или заказным письмом с уведомлением о необходимости забрать документ․
- Отправить документ по почте․ Это можно сделать только с письменного согласия самого работника․
- Хранить в компании․ Если связаться не удается или работник отказывается забирать документ, невостребованные трудовые книжки должны храниться в архиве предприятия до момента обращения владельца (но не менее 50 лет)․
Если человек у вас никогда не работал
Это самый сложный случай․ Вам нужно попытаться найти владельца․ Позвоните по последнему месту работы, указанному в книжке, возможно, у них остались контакты этого человека․ Если найти владельца невозможно, документ необходимо хранить в отдельной папке «Найденные документы» в сейфе отдела кадров․
Чего категорически нельзя делать
Обнаружив чужую трудовую книжку, избегайте следующих действий:
- Выбрасывать документ․ Это грубое нарушение, которое может привести к административной ответственности для компании и кадровика․
- Уничтожать или заштриховывать записи․ Любые исправления в трудовой книжке строго регламентированы․
- Передавать документ третьим лицам (родственникам владельца, соседям по кабинету и т․д․), даже если они обещают его передать․ Выдать книжку можно только лично в руки владельцу под роспись или отправить почтой с его согласия․
- Самостоятельно вносить записи или вырывать страницы․
Ответственность за утерю
Если трудовая книжка была утеряна по вине работодателя, закон предписывает ему оформить дубликат; Это долгий и трудоемкий процесс, так как компании придется собирать справки со всех предыдущих мест работы сотрудника для подтверждения его стажа․ За задержку выдачи трудовой книжки при увольнении работодатель может быть привлечен к материальной ответственности, ему придется оплатить работнику время вынужденного прогула исходя из среднего заработка․
Нахождение чужой трудовой книжки на работе — это не просто находка, это сигнал о том, что чья-то профессиональная судьба оказалась в ваших руках․ Относитесь к этому со всей серьезностью: передайте документ в отдел кадров, проследите, чтобы он был зарегистрирован, и помогите владельцу получить его обратно․ В вопросах кадрового делопроизводства аккуратность и соблюдение инструкций спасают от множества юридических проблем․