Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако даже у самого опытного сотрудника может возникнуть ситуация, когда свободные строки в разделе «Сведения о работе» подходят к концу. Если закончилось место в трудовой книжке, что делать?, этот вопрос часто ставит в тупик не только начинающих, но и опытных кадровиков. В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий, правовые нюансы и частые ошибки при оформлении вкладыша.
Главное правило: заводим вкладыш, а не новую книжку
Самая распространенная ошибка при нехватке места — оформление новой трудовой книжки или попытка вклеить дополнительные чистые листы в старый бланк. Это категорически неправильно.
Таким образом, если в первичном бланке трудовой заканчивается место для внесения информации, то начинать новую, а тем более вклеивать дополнительные листы, не нужно. Законодательство предусматривает единственный легитимный выход — вшивание вкладыша в трудовую книжку.
Как правильно вшить вкладыш
Вкладыш не просто вкладывается между страницами, он должен быть надежно зафиксирован. Обычно его вшивают между последним листом обложки и первым листом книжки (или в самом конце бланка). Для этого используют иголку и нитки, делая 4-5 стежков. Концы нитей завязывают и опечатывают сургучной печатью или наклеивают специальную наклейку с подписью ответственного лица.
Отметка о выдаче вкладыша
На ьном листе самой трудовой книжки (вверху) обязательно ставится штамп с текстом «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер выданного вкладыша. Если штампа нет, допускается вписать эту информацию от руки, но штамп остается предпочтительным вариантом.
Нумерация записей: важный юридический нюанс
Когда место в трудовой книжке закончилось, и вы не знаете, как продолжить во вкладыше записи, обратитесь к нормативным документам (в частности, к Правилам ведения и хранения трудовых книжек). Они указывают, что нумерация должна быть сквозной.
Это значит, что если последняя запись в трудовой книжке имела номер 15, то первая запись во вкладыше начнется с номера 16. Нумерация с единицы во вкладыше будет грубым нарушением и может создать проблемы при подсчете стажа в будущем.
Правила заполнения вкладыша
- Без сокращений: В трудовую книжку (и во вкладыш) любую запись следует вносить обязательно без сокращений. Это правило действует даже в том случае, если закончилась трудовая книжка. Слова «приказ», «переведен», «уволен» должны писаться полностью.
- Сквозная нумерация: Как уже упоминалось, продолжаем нумерацию из основного бланка.
- Заполнение ьного листа: ьный лист вкладыша заполняется так же, как и ьный лист трудовой книжки, с актуальными данными на момент его заведения (если сотрудник сменил фамилию или получил новое образование, указываются текущие данные).
- Нельзя переносить слова и пропускать строки: Закончилась трудовая книжка, как сделать запись на вкладыше и начать новую, можно ли переносить слова и пропускать строки или страницы? Нет, пустые строки в трудовой книжке нельзя пропускать, они должны быть перечеркнуты знаком «Z», а запись продолжается уже на первой свободной строке вкладыша. Перенос части слова на новую строку также не допускается.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Совсем иной алгоритм действий требуется, если документ был потерян. Чтобы восстановить записи о вашем стаже работы, в случае потери трудовой книжки или окончания страниц (если вы решите запросить дубликат вместо оформления вкладыша по каким-то причинам), вам нужно обратиться в организацию, в которой вы работали последний раз.
Правильно написанное заявление о выдаче новой трудовой книжки содержит в себе контактную информацию, причину утери, подпись и просьбу о выдаче дубликата. Работодатель обязан будет выдать дубликат, в котором будет указан общий стаж работы до поступления в данную организацию.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С введением электронных книжек стало проще скрыть проблему нехватки места, так как данные хранятся в цифровом виде на серверах Социального фонда России (СФР). Однако бумажные трудовые книжки продолжают действовать для тех сотрудников, которые сохранили за собой право на их ведение. Для них правила вшивания вкладышей остаются неизменными.
Краткий алгоритм действий для кадровика
- Убедится, что свободное место в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» действительно закончилось.
- Приобрести чистый бланк вкладыша установленного государственного образца.
- Заполнить ьный лист вкладыша актуальными данными сотрудника.
- Поставить на ьном листе трудовой книжки штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
- Вшить вкладыш в трудовую книжку.
- Продолжить внесение записей во вкладыш, используя сквозную нумерацию и не допуская сокращений.
Окончание места в трудовой книжке — это не повод для паники и не причина заводить новый документ. Строгое соблюдение инструкции по выдаче и оформлению вкладыша, использование сквозной нумерации и отказ от сокращений гарантируют, что стаж сотрудника будет учтен корректно, а проверяющие органы не найдут нарушений в кадровом делопроизводстве.