Сотрудник, предъявивший новую трудовую книжку, может быть как с бумажным документом, так и с электронной версией. Правильное обращение с этим документом – обязательный пункт при приёме на работу, особенно в условиях перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК). В статье собраны все необходимые сведения, формы и пошаговые инструкции;

Приём на работу начинается с проверки документа. Ниже перечислены основные действия:

• Запросить у сотрудника оригинал новой трудовой книжки.
• Проверить наличие записей о предыдущей работе (если они есть).
• Сделать отметку о получении документа в личном деле сотрудника.
• Если книжка электронная – оформить переход на ЭТК в системе СФР.

Важно не пропустить образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку, который необходимо собрать от сотрудника.

Бумажная vs электронная трудовая книжка

С 2026 года в России активно внедряется переход на электронные трудовые книжки. Однако бумажные документы ещё могут встречаться в организации.

Переход на ЭТК не обязателен, но рекомендуется, так как упрощает контроль и исключает подделку.

Как оформить переход на электронную трудовую книжку?

Ниже – пошаговая инструкция, основанная на рекомендациях КонсультантПлюс и официальных источниках.

1. Получение заявления от сотрудника. Сотрудник заполняет форму «Заявление об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной (образец заполнения)».
2. Активация функции «Переслать на e‑mail». В личном кабинете на Портале госуслуг сотрудник указывает электронный адрес будущего работодателя.
3. Получение ЭТК от работодателя. Работодатель получает электронный документ напрямую с Единого портала.
4. Запись в системе СФР. Внести сведения о приёме на работу, включая данные из ЭТК.
5. Подтверждение получения. Сотрудник получает уведомление о готовности ЭТК.

Для справки: КонсультантПлюс предоставляет бесплатный пробный доступ на 2 дня, где можно скачать все необходимые формы и образцы.

Образцы записей в трудовой книжке

В зависимости от ситуации в организации могут требоваться различные записи. Ниже – типичные примеры.

• Приём на работу: ФИО, должность, место и дата рождения, сроки работы.
• Увольнение: Дата увольнения, причина, номер документа, подпись руководителя.
• Перевод внутри организации: Дата перевода, новая должность, подразделение.
• Смена фамилии: Новая фамилия, дата изменения, ссылка на акт изменения личных данных.
• Переход на ЭТК: Отметка о переходе, номер ЭТК, ссылка на электронный документ.

Все записи оформляются в соответствии с Приказом Минтруда России № 12‑2023 «Об порядке ведения трудовых книжек».

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли оформить новую бумажную книжку, если у сотрудника уже есть ЭТК? – Нет, переход на бумажный документ не предусмотрен. При приёме следует использовать ЭТК.
2. Как проверить подлинность ЭТК? – Достаточно посмотреть данные в личном кабинете СФР или на Портале госуслуг; в ЭТК нет возможности подделать записи.
3. Какие документы требуются для первой выдачи ЭТК? – Сведения о приёме на работу, копия паспорта, трудовой договор.
4. Можно ли запросить у сотрудника бумажную книжку, если он работает в организации, где используется ЭТК? – Да, но только для проверки закрывающей записи; дальше все записи вносятся в ЭТК.

Приём сотрудника с новой трудовой книжкой – это не только формальная процедура, но и важный контрольный пункт, позволяющий избежать ошибок в учёте трудового стажа и прав работников. Правильное оформление, будь то бумажный или электронный документ, гарантирует прозрачность отношений и соответствие требованиям законодательства.

Для более детального ознакомления рекомендуется:

• Ознакомиться с образцом заявления на переход на ЭТК.
• Скачать формы и инструкции с сайта КонсультантПлюс.
• Проверить актуальные правила на Портале государственных услуг.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете эффективно оформить трудовые отношения и избежать возможных юридических проблем.