Вопрос о том, что делать, когда трудовая книжка заканчивается, интересует многих работников России․ С 2020 года в стране действует система электронной трудовой книжки, однако бумажный вариант всё ещё сохраняется для некоторых категораций сотрудников․ В статье разберём, как правильно оформить новый документ, какие изменения вносятся в трудовые отношения и какие нюансы следует учитывать․
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданы: периоды работы, места, должности, размеры заработной платы и др․ По закону РФ (ст․ 66 ТК РФ) она обязательна для всех работников, принимаемых по трудовому договору․
Бумажный вариант
Традиционная бумажная форма состоит из нескольких страниц, каждая из которых подписывается работодателем и сотрудником․ При заполнении последней страницы наступает момент, когда требуется оформить новый документ․
Электронный вариант
С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка․ Она хранится в официальной базе данных ФССП и доступна работнику через личный кабинет на портале Госуслуги или через приложение Электронная трудовая книжка․ При этом форма документа по‑прежнему соответствует требованиям ТК РФ, но оформление происходит в цифровом виде․
Как оформить новую трудовую книжку?
Процедура оформления зависит от того, выбираете ли вы бумажный или электронный формат․
Бумажный документ
- Обратиться в отдел кадров или в отдел по персоналу вашего предприятия․
- Предоставить паспорт и, при необходимости, свидетельство о рождении․
- Получить форму трудовой книжки (т․ н; 1‑1) и заполнить её в присутствии представителя компании․
- Подписать первый лист (ьный) ответственным лицом, которое ставит печать организации;
- Внести сведения о предыдущей работе (если они уже заполнены в старой книжке)․
Электронный документ
- Войти в личный кабинет на портале Госуслуги․
- Перейти в раздел «Электронные документы» → «Трудовая книжка»․
- Загрузить скан или фото паспорта и, при необходимости, дополнительные подтверждающие документы․
- Система автоматически сформирует новую электронную книжку, в которую будут внесены сведения из предыдущего документа․
- Подтвердить информацию и получить электронную подпись (ЭЦП) – это и будет ваш новый документ․
Что происходит с предыдущей книжкой?
Согласно ст․ 66 ТК РФ, после того как в книжке заполнены все предусмотренные формы, её можно считать завершённой․ Дальнейшее ведение записей осуществляется в новой книжке или в электронной системе․ При этом:
- Сведения из старой книжки не удаляются, а переносятся в новую форму․
- Если вы перешли на электронный формат, старая бумажная книжка считается архивной и хранится в компании в течение установленного срока (обычно 5 лет)․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сразу оформить обе книги одновременно?
Да․ При переходе на электронный формат работник может одновременно оформить бумажную копию для личного пользования и электронную запись в официальной базе․ Это удобно, если у вас есть необходимость предоставить документ в бумажном виде (например, в отделениях, где ещё не внедрена электронная система)․
Что делать, если в старой книжке осталась пустая страница?
Пустая страница не являеться ошибкой․ Она может быть использована для записи новых сведений (новый период работы, изменение условий и т․д․)․ При оформлении новой книжки такие страницы просто продолжают заполняться․
Сколько времени занимает переход на электронную форму?
Процесс обычно занимает от нескольких минут до нескольких часов, в зависимости от скорости загрузки документов и проверки данных․ После подтверждения в системе вы получите уведомление о готовности электронной трудовой книжки․
Юридические аспекты
Согласно ст․ 66 ТК РФ и ст․ 66․1 ТК РФ, работодатель обязан обеспечить работнику возможность вести трудовую деятельность в любой форме – бумажной или электронной․ При этом:
- Работодатель не имеет права требовать от сотрудника сохранять старую бумажную книжку после её заполнения․
- Все сведения, внесённые в электронную форму, имеют такую же юридическую силу, как и в бумажном документе․
- При увольнении или смене работодателя информация из обеих форм переносится в новый документ без потери данных․
Если ваша трудовая книжка заканчивается, вы можете без проблем завести новую – как бумажную, так и электронную․ Главное помнить, что:
- Переход на электронный формат обязателен с 2020 года для большинства работников․
- Старые сведения переносятся в новый документ, а старая книжка сохраняется в архиве․
- Процедура оформления проста: достаточно обратиться в отдел кадров или воспользоваться онлайн‑службами․
Таким образом, закон позволяет вам свободно перейти к новому документу, сохранив все сведения о вашей трудовой истории․
Обновлено: 22 мая 2026 г․ (15:57)