С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента все работодатели обязаны вести трудовые книжки исключительно в электронной форме — если работник не подал заявление о желании сохранить бумажную трудовую книжку. Однако нередко возникают ситуации, когда новый сотрудник не подал заявление ни о выборе электронной, ни о сохранении бумажной трудовой книжки. Что делать работодателю в таких случаях? Разберёмся подробно.

Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс РФ?

В Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ) нет понятия «сотрудник» в юридическом смысле, используется термин «работник». Тем не менее, в повседневной речи и в кадровой практике эти слова часто используются как синонимы. Важно понимать: все нормы ТК РФ применяются к работникам, независимо от того, как их называют в компании — «сотрудниками», «персоналом» или «коллегами».

Согласно части 1 статьи 65 ТК РФ, работник при поступлении на работу обязан представить:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку (если она есть);
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
• документы об образовании и квалификации;
• справку о наличии (отсутствии) судимости (в отдельных случаях).

Однако заявление о выборе формы ведения трудовой книжки — это отдельный документ, который регулируется Постановлением Правительства РФ от № 1748 и последующими разъяснениями Минтруда.

Что происходит, если работник не подал заявление?

С 1 января 2026 года работодатель обязан вести трудовую книжку в электронной форме для всех новых работников, если работник не подал заявление о желании сохранить бумажную трудовую книжку.

Важно! Отсутствие заявления — это не отказ, а молчание. И по закону молчание трактуется как согласие на ведение ЭТК.

Таким образом, если новый сотрудник:

1. Не подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки;
2. Не подал заявление о ведении электронной трудовой книжки;
3. Не предоставил бумажную трудовую книжку;

— то работодатель обязан создать ему электронную трудовую книжку в Пенсионном фонде РФ (ПФР) в течение 3 рабочих дней с даты заключения трудового договора.

А если работник уже имеет бумажную трудовую книжку?

Если работник пришёл с бумажной трудовой книжкой, но не подал заявление о её сохранении — работодатель не может просто взять и уничтожить или игнорировать её. В этом случае:

• Работодатель должен зарегистрировать факт наличия бумажной трудовой книжки в системе ЭТК (в личном кабинете работодателя на сайте ПФР);
• Внести сведения о трудовой деятельности, отражённые в бумажной книжке, в электронную форму;
• Сохранить бумажную трудовую книжку у себя до момента увольнения работника — она остаётся его собственностью и должна быть выдана при увольнении.

При этом все последующие записи (о переводах, увольнениях, наградах и т.д.) вносятся только в электронную трудовую книжку.

Как правильно оформить отсутствие заявления?

Для юридической защиты работодателя необходимо:

Оформить акт о не предоставлении заявления

После заключения трудового договора кадровый работник должен:

• Направить работнику письменное уведомление (электронное или на бумаге) с просьбой подать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки в течение 5 рабочих дней;
• Если заявление не поступило — составить акт о не предоставлении заявления с указанием даты направления уведомления, способа связи (почта, электронная почта, личная подпись) и подписей двух свидетелей (или с отметкой в системе ЭТК).

Зарегистрировать работника в системе ЭТК

В течение 3 рабочих дней после заключения трудового договора работодатель должен:

• Зайти в личный кабинет работодателя на сайте ПФР;
• Внести сведения о новом работнике (ФИО, СНИЛС, ИНН, дата трудоустройства);
• Выбрать опцию: «Ведение трудовой книжки в электронной форме»;
• Система автоматически сформирует ЭТК, если у работника её ещё нет.

Уведомить работника о создании ЭТК

В течение 5 рабочих дней после регистрации работника в системе ЭТК работодатель обязан письменно уведомить работника о том, что:

• Электронная трудовая книжка создана;
• Все сведения о его трудовой деятельности будут вноситься только в неё;
• Работник может получить доступ к своей ЭТК через портал Госуслуг или в отделении ПФР.

Уведомление оформляется в виде служебной записки или письма с уведомлением о вручении. Это защитит работодателя от претензий в будущем.

Что будет, если не оформить ЭТК?

Нарушение требований по ведению электронных трудовых книжек влечёт за собой административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 10 000 до 20 000 рублей;
• Для юридических лиц — штраф от 50 000 до 100 000 рублей;
• Повторное нарушение, штраф до 50 000 рублей для должностных лиц и до 200 000 рублей для организаций.

Кроме того, при проверке трудовой инспекции отсутствие ЭТК у нового работника может быть расценено как нарушение статьи 65 ТК РФ, необеспечение работника документами, необходимыми для трудоустройства.

Практические рекомендации для кадровиков

1. Включите в шаблон приёма на работу обязательный пункт: «Предоставление заявления о форме ведения трудовой книжки».
2. Используйте электронные формы, отправляйте уведомления через корпоративную почту или личный кабинет на Госуслугах (с уведомлением о прочтении).
3. Создайте внутренний регламент по работе с трудовыми книжками — утвердите его приказом и ознакомьте всех кадровиков.
4. Проводите ежеквартальные аудиты: проверяйте, есть ли у новых работников заявления, и если нет — оформляйте акты и регистрируйте ЭТК.
5. Не игнорируйте бумажные книжки — даже если работник не подал заявление, он может прийти с ней. В этом случае — регистрируйте её в системе, но не уничтожайте!

С 2026 года в России электронная трудовая книжка — это стандарт. Отсутствие заявления от работника о сохранении бумажной формы не является основанием для бездействия. Работодатель обязан действовать: создать ЭТК, уведомить работника и зафиксировать факт отсутствия заявления.

Помните: ваша задача — не ждать заявления, а обеспечить соблюдение закона. Грамотное оформление документов — это не только защита от штрафов, но и уважение к правам работника на достоверную и доступную информацию о своём трудовом стаже.

Если вы сомневаетесь — лучше перестраховаться: отправьте уведомление, составьте акт, зарегистрируйте ЭТК. Это займёт 15 минут, но сэкономит вам сотни тысяч рублей и нервы в будущем.

Важно: даже если сотрудник «забыл» подать заявление, закон не забыл. И он работает на вас — если вы действуете правильно.