Ситуации‚ когда новый сотрудник приходит на работу без трудовой книжки‚ встречаются достаточно часто. Причины могут быть разными: утрата или повреждение документа‚ переезд из другого государства‚ первый трудовой опыт‚ переход с электронной трудовой книжки (ЭТК) или даже умышленное уклонение от оформления. Важно понимать: отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в трудоустройстве. Законодательство РФ четко регламентирует‚ что делать в таких случаях‚ и работодатель обязан действовать в рамках закона‚ иначе рискует понести административную ответственность.

Когда работник может быть принят без трудовой книжки?

Согласно части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан оформить новую трудовую книжку в следующих случаях:

• У работника отсутствует трудовая книжка в связи с её утратой‚ повреждением или иной причиной;
• Работник устраивается на работу впервые (то есть у него нет трудового стажа);
• Работник ранее работал в организации‚ где трудовые книжки не велись (например‚ у индивидуальных предпринимателей до 2021 года);
• Работник прибыл из-за рубежа и не имеет российской трудовой книжки (например‚ из Луганской области‚ Узбекистана и т.п.).

Важно: с 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает‚ что все новые работники‚ у которых ранее не было бумажной трудовой книжки‚ должны быть оформлены исключительно в электронном виде — через систему Пенсионного фонда РФ (ПФР). Однако если работник уже имеет бумажную трудовую книжку‚ она сохраняется и продолжает использоваться.

Что делать работодателю‚ если у сотрудника нет трудовой книжки?

Алгоритм действий работодателя строго регламентирован и состоит из нескольких этапов:

Попросить письменное заявление

Работник должен предоставить заявление о выдаче новой трудовой книжки с указанием причины отсутствия предыдущей. Форма заявления не установлена законом‚ но в ней обязательно должны быть:

• ФИО работника;
• Дата и место составления;
• Причина отсутствия трудовой книжки (например: «утеряна при пожаре»‚ «не выдавалась при первом трудоустройстве»‚ «прибыл из ЛНР» и т.д.);
• Подпись работника.

Пример формулировки:
«Прошу выдать мне новую трудовую книжку‚ так как предыдущая была утеряна в результате пожара в доме . Подтверждаю‚ что ранее трудовая книжка мне не выдавалась и не была у меня на руках».

Оформить новую трудовую книжку

На основании заявления работодатель обязан:

• Зарегистрировать новую трудовую книжку в журнале учета трудовых книжек (форма № Т-4 или аналогичная);
• Заполнить ьный лист: ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ профессия (если известно);
• Внести запись о приеме на работу (дата‚ должность‚ основание — трудовой договор);
• Сделать отметку: «Трудовая книжка выдана взамен утраченной» (если книжка была утеряна) или «Трудовая книжка выдана впервые» (если работник устраивается впервые).

Все записи вносятся чернилами черного цвета‚ без помарок и исправлений. Использование печати и подписи руководителя обязательно.

Если работник уже имеет ЭТК — что делать?

С 2021 года работники могут выбрать: бумажную трудовую книжку или электронную (ЭТК). Если работник ранее оформил ЭТК‚ но при трудоустройстве не предоставил ни бумажную книжку‚ ни сведения из ЭТК — работодатель должен:

• Запросить у работника сведения о трудовой деятельности через личный кабинет на сайте ПФР (с его согласия);
• Если работник не предоставил сведения — оформить новую бумажную трудовую книжку только если он подал заявление о желании продолжить ведение бумажной трудовой книжки;
• Если работник не подал заявление — вести трудовую деятельность исключительно в ЭТК‚ и бумажная книжка не оформляется.

Важно! С 1 января 2026 года все новые работники без трудового стажа оформляются только в ЭТК. Бумажная книжка не заводится‚ если работник не подал заявление о желании её получить.

Особые случаи: иностранные граждане и жители непризнанных территорий

Граждане других стран (например‚ Узбекистан)

Иностранные граждане‚ прибывшие на работу в Россию‚ не обязаны иметь российскую трудовую книжку. Однако:

• Если у них есть трудовой стаж в стране происхождения — они могут предоставить документы‚ подтверждающие его (переведенные и нотариально заверенные);
• Если стажа нет, работодатель оформляет новую трудовую книжку по заявлению;
• Если работник уже имеет ЭТК, оформляется только электронная запись.

Работники из Луганской области‚ Донецкой области и других регионов

Если работник прибыл из территорий‚ где не действует российское законодательство (например‚ ЛНР)‚ и его трудовая книжка утеряна или не соответствует российскому образцу — работодатель обязан:

• Принять заявление о выдаче новой книжки;
• Оформить новую трудовую книжку как впервые выданную;
• Внести запись о приеме на работу с даты фактического выхода на работу.

Трудовой стаж‚ полученный до прибытия в РФ‚ может быть подтвержден через суд или через ПФР при наличии соответствующих документов (например‚ справки с бывшего места работы‚ заверенные местными органами).

Что делать‚ если работник не предоставил трудовую книжку‚ но уже приступил к работе?

Согласно статье 67 ТК РФ‚ если работник фактически допущен к работе‚ а трудовой договор не оформлен в письменной форме — он считается заключенным. Однако это не освобождает работодателя от обязанности оформить трудовую книжку.

Риски для работодателя:

• Штраф за отсутствие трудовой книжки — от 10 000 до 20 000 рублей для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Штраф за нарушение правил ведения трудовых книжек — до 50 000 рублей;
• Риск претензий со стороны ПФР и трудовой инспекции;
• Проблемы с подтверждением стажа при выходе на пенсию.

Что делать в такой ситуации?

1. Немедленно оформить трудовой договор в письменной форме;
2. Запросить у работника письменное заявление о причине отсутствия книжки;
3. Оформить новую трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты начала работы;
4. Внести запись о приеме с даты фактического выхода на работу.

Как избежать ошибок при оформлении?

Вот ключевые рекомендации для работодателя:

• Не отказывайте в приеме — отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа;
• Не требуйте справки из ПФР — это необязательно‚ если работник не имеет трудового стажа;
• Не вносите записи о предыдущем стаже‚ если нет подтверждающих документов — это может повлечь юридические риски;
• Сохраняйте заявление работника — оно является основанием для оформления новой книжки;
• Ведите журнал учета трудовых книжек — это обязательный документ;
• Уточняйте выбор работника: хочет ли он бумажную книжку или ЭТК — особенно после 2026 года.

Отсутствие трудовой книжки, это не препятствие‚ а повод для грамотного и законного оформления. Работодатель несет ответственность за соблюдение трудового законодательства‚ и игнорирование этого правила может привести к серьезным штрафам и судебным разбирательствам.

Главное правило: если работник пришел без трудовой книжки — не паникуйте‚ не отказывайте‚ не затягивайте. Запросите заявление‚ оформите новую книжку или перейдите на ЭТК, и все будет в порядке.

С 2026 года Россия полностью переходит на цифровую систему учета трудового стажа. Поэтому уже сегодня важно научиться работать с ЭТК и понимать‚ как правильно взаимодействовать с работниками‚ у которых нет бумажных трудовых книжек. Это не только вопрос соблюдения закона — это шаг в будущее к более прозрачной и удобной системе трудовых отношений.

Помните: ваша задача — не просто принять сотрудника‚ а оформить его правильно‚ честно и в срок. Тогда и работник будет уверен в компании‚ и инспекция не найдет нарушений.