Отсутствие трудовой книжки у нового сотрудника – достаточно частая ситуация. Работодателю необходимо знать, какие действия следует предпринять, чтобы оформить трудовые отношения законно и избежать конфликтов в будущем. В статье рассмотрим правовую базу, порядок действий работодателя и сотрудника, а также особенности перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК).
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66, 84, 86 и 87 регулируют ведение трудовой книжки, её выдачу и замену.
- Госинспекция труда – разъяснения от и , а также рекомендации Минтруда.
- Консультант Плюс, Гарант.ру, Трудовое право – практические комментарии к законодательству.
Почему трудовая книжка важна?
Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж, начисление пенсионных баллов и право на социальные выплаты. Отсутствие записи в книжке может создать препятствия при поиске новой работы, получении пенсии и оформлении государственных льгот.
Что делать работодателю, если у кандидата нет трудовой книжки?
Получить письменное заявление от соискателя
Согласно статье 84 ТК РФ, работодатель обязан оформить трудовую книжку по письменному заявлению работника, в котором указана причина её отсутствия (утрата, порча, отсутствие книги).
- Составить форму заявления (пример ниже).
- Получить подпись соискателя.
Пример заявления
Заявление Я, _______________ (ФИО), прошу оформить новую (дубликат) трудовую книжку в связи с тем, что моя прежняя трудовая книжка __________ (утеряна/повреждена/не была получена). Приложения: копия паспорта, справка о предыдущем стаже (если есть). ________________________ Подпись
Оформление новой (бумажной) трудовой книжки
Если соискатель не выбирает электронный вариант, работодатель обязан выдать ему новую книжку в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления.
- Книга должна быть выдана в оригинале.
- Внести запись о приёме на работу в первую страницу (дата, должность, срок договора).
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Если сотрудник в первый день работы выбирает вести ЭТК, то на бумажном носителе запись не делается. Процедура выглядит так (по разъяснению ГИТ от ):
- Внести запись о приёме на работу в ЭТК (через портал госуслуг).
- Сотрудник подаёт заявление о переходе на электронную книжку.
- Кадровик фиксирует выбор работника в системе и выдает подтверждающий документ.
Если же работник в первый день не выбрал ЭТК, а позже захотел перейти, необходимо оформить дубликат в бумажном виде и затем оформить переход в электронный реестр.
Действия при утере трудовой книжки уже у действующего сотрудника
Сотрудник, потерявший книжку, может:
- Обратиться в отдел кадров с заявлением о выдаче дубликата (только при наличии подтверждающих документов о стаже).
- Получить дубликат в течение трёх рабочих дней.
- При невозможности восстановления стажа оформить ЭТК – в этом случае запись о стаже будет внесена в электронный реестр.
Пошаговый алгоритм для работодателя
| Шаг | Действие | Срок |
|---|---|---|
| 1 | Получить от кандидата письменное заявление о причине отсутствия трудовой книжки. | Сразу при приёме |
| 2 | Определить форму трудовой книжки (бумажная или электронная). | В течение 1 рабочего дня |
| 3 | Если выбирается бумажная книжка – оформить новую (дубликат) и выдать сотруднику. | Не позднее 3 рабочих дней |
| 4 | Если выбирается ЭТК – оформить запись в электронном реестре через портал Госуслуг. | В тот же день |
| 5 | Подписать трудовой договор, указав в нем пункт о наличии/отсутствии бумажной книжки (по желанию). | При подписании договора |
| 6 | Сохранить копию заявления и подтверждающих документов в личном деле сотрудника. | Непрерывно |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли нанять сотрудника без какой‑либо трудовой книжки?
Да, но только после получения от него письменного заявления и оформления новой книжки (или ЭТК). Без этого трудовые отношения считаются незаконными.
Что делать, если сотрудник отказывается подавать заявление?
Работодатель может отказать в приёме на работу, так как отсутствие подтверждения стажа нарушает требования ТК РФ.
Можно ли вести только электронную трудовую книжку?
Да, если сотрудник в первый день работы выбирает ЭТК. В этом случае бумажная книжка не ведётся, но все записи фиксируются в электронном реестре.
Как восстановить утерянную книжку, если нет подтверждающих справок о прошлом стаже?
В таком случае оформить дубликат невозможно. Работодатель может оформить ЭТК и внести в неё только сведения о текущем месте работы.
Какие последствия у работодателя за невыдачу книжки в срок?
Согласно ТК РФ, работодатель обязан выдать книжку не позднее трёх рабочих дней после обращения работника. При нарушении сроков могут быть наложены штрафы и обязательство возмещения ущерба сотруднику.
Практический совет
Для упрощения процесса рекомендуется подготовить шаблон заявления и инструкцию по переходу на ЭТК, разместить их в отделе кадров и на внутреннем портале компании. Это ускорит оформление и сократит риск правовых конфликтов.
Отсутствие трудовой книжки у сотрудника – не препятствие для начала работы, если соблюдены законные процедуры; Главное – получить письменное заявление, оформить новую книжку или перевести сотрудника на электронный формат, а также задокументировать все действия в личном деле. При правильном подходе процесс проходит быстро, а права как работника, так и работодателя остаются защищёнными.
Дата публикации: