Дата публикации: 22 мая 2026 г.

В этой статье мы подробно разберем, что делать работодателю, когда у сотрудника заканчивается срок действия трудовой книжки. Мы рассмотрим все необходимые шаги, правила и возможные варианты действий, чтобы избежать нарушений трудового законодательства.

Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. Ее окончание срока действия – обычное явление, и работодатель обязан правильно оформить замену или переход на электронную трудовую книжку. Несоблюдение правил может привести к штрафам и другим проблемам.

Обязанности работодателя по ведению трудовых книжек

Прежде чем перейти к конкретным действиям при окончании срока трудовой книжки, важно напомнить об общих обязанностях работодателя:

• Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: Работодатель обязан вести специальную книгу, в которой фиксируются все операции с трудовыми книжками сотрудников (прием, выдача, замена, уничтожение).
• Предоставление сотруднику вкладыша в трудовую книжку: Работодатель обязан предоставить сотруднику вкладыш в трудовую книжку при приеме на работу и при смене работы.
• Заполнение вкладыша в трудовую книжку: Работодатель обязан заполнять вкладыш в трудовую книжку в установленные сроки и в соответствии с требованиями законодательства.
• Обеспечение сохранности трудовой книжки: Работодатель несет ответственность за сохранность трудовой книжки, выданной сотруднику.

Варианты оформления трудовой книжки при окончании срока действия

Существует два основных варианта оформления трудовой книжки при окончании срока действия старой:

Замена бумажной трудовой книжки

• Срок: Замена трудовой книжки должна быть произведена в течение 14 календарных дней с момента обращения сотрудника.
• Процедура:

1. Получение заявления: Сотрудник подает заявление на замену трудовой книжки. В заявлении указывается причина замены (например, окончание срока действия).
2. Заполнение новой трудовой книжки: Работодатель заполняет новую трудовую книжку, начиная с записи о текущем месте работы.
3. Перенос записей: Работодатель переносит все записи из старой трудовой книжки в новую. Важно, чтобы перенос был выполнен аккуратно и без ошибок.
4. Подпись сотрудника: Сотрудник подписывает новую трудовую книжку, подтверждая ее получение.
5. Внесение записи в книгу учета: Работодатель вносит запись в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей о замене трудовой книжки.

Переход на электронную трудовую книжку

• Основание: Переход на электронную трудовую книжку является добровольным для сотрудника.
• Процедура:

1. Согласие сотрудника: Сотрудник должен дать письменное согласие на ведение его трудовой книжки в электронном виде.
2. Регистрация в системе: Работодатель регистрирует сотрудника в системе ведения электронных трудовых книжек.
3. Заполнение данных: Работодатель заполняет электронную трудовую книжку сотрудника.
4. Предоставление доступа: Сотрудник получает доступ к своей электронной трудовой книжке через портал Госуслуг или другие сервисы.
5. Оформление вкладыша: Вкладыш в трудовую книжку (бумажную) заполняется с указанием информации о переходе на электронную трудовую книжку.

Что делать, если старая трудовая книжка утеряна?

Если у сотрудника утеряна трудовая книжка, необходимо предпринять следующие шаги:

Заявление сотрудника: Сотрудник подает заявление об утере трудовой книжки.
Заполнение дубликата: Работодатель заполняет дубликат трудовой книжки.
Внесение записи в книгу учета: Работодатель вносит запись в книгу учета о выдаче дубликата трудовой книжки.

Штрафы за нарушение правил ведения трудовых книжек

Нарушение правил ведения трудовых книжек влечет за собой административную ответственность. Размер штрафа зависит от вида нарушения и может достигать значительных сумм.

Рекомендации

• Своевременное оформление: Не затягивайте с оформлением замены или перехода на электронную трудовую книжку.
• Аккуратность: Заполняйте трудовые книжки аккуратно и без ошибок.
• Консультация: В случае возникновения вопросов обращайтесь к юристам или в органы государственного контроля.
• Использование программного обеспечения: Используйте специализированное программное обеспечение для ведения трудовых книжек, чтобы избежать ошибок и упростить процесс.

Правильное оформление трудовых книжек – важная обязанность работодателя. Соблюдение законодательства в этой области поможет избежать штрафов и других проблем. Внимательное отношение к процедуре замены или перехода на электронную трудовую книжку – залог успешного ведения трудовых отношений.