С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента учет стажа и трудовой деятельности полностью переходит в цифровой формат. Однако у многих работников и работодателей по-прежнему остается вопрос: что происходит с привычной бумажной трудовой книжкой и нужно ли продолжать делать в ней записи? В этой статье мы подробно разберем все нюансы ведения бумажной трудовой после перехода на ЭТК.

Краткая предыстория: как мы пришли к ЭТК

Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России около 5 лет назад — в 2020 году. Это нововведение сразу привлекло внимание как крупных работодателей‚ так и рядовых граждан благодаря удобству и безопасности хранения данных. В течение переходного периода работники могли выбрать: остаться исключительно на бумажном формате‚ перейти полностью на электронный или вести оба варианта параллельно.

Что изменилось с 1 января 2026 года?

Завершение переходного периода означает‚ что трудовой стаж всех работающих по трудовому договору граждан теперь формируется в электронном виде. Все сведения‚ которые раньше вносили в бумажный бланк‚ теперь передаются работодателем в Социальный фонд России (СФР) через систему электронного документооборота.

Сохраняется ли бумажная трудовая книжка?

Как разъясняют эксперты‚ в т.ч. член комитета Госдумы по труду‚ социальной политике и делам ветеранов Екатерина Стенякина‚ традиционные бумажные трудовые книжки сохраняются‚ если они уже были заведены и находятся на руках у работника или в архиве работодателя. Государство не изымает и не уничтожает бумажные бланки.

Параллельное ведение: в каких случаях оно возможно?

Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено законодательством‚ если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.

Здесь действует следующее правило:

• Если работник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки‚ работодатель выдает ее на руки работнику. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и делает записи только в электронном формате (передает сведения в СФР).
• Если работник НЕ подавал заявление об отказе‚ работодатель обязан продолжать дублировать информацию: одновременно передавать данные в электронный фонд и вносить записи в бумажный бланк.

Как правильно сделать запись в бумажной трудовой после перехода на ЭТК?

Если ваша компания продолжает вести бумажный вариант наряду с электронным‚ важно соблюдать строгие правила оформления:

Соблюдение сквозной нумерации

Нередко в компаниях обнаруживают‚ что в бумажной трудовой книжке сотрудника под очередным порядковым номером уже внесена запись о его увольнении с прошлого места работы‚ а текущий работодатель случайно пропустил этот номер или допустил ошибку. Запись должна иметь строгий сквозной порядковый номер‚ следующий за последней имеющейся в книжке записью.

Пошаговый алгоритм внесения записи

1. В виде наименования организации (без аббревиатур) ставится в графе 3 перед первой записью под новым работодателем. Допускаеться проставление штампа с наименованием организации.
2. Графа 1: Указывается порядковый номер записи (сквозной по всей книжке).
3. Графа 2: Ставиться дата внесения записи (арабскими цифрами‚ например: ).
4. Графа 3: Вносится сама запись о приеме‚ переводе‚ увольнении и т.д. Формулировки должны строго соответствовать Трудовому кодексу РФ.
5. Графа 4: Указывается документ-основание (приказ‚ распоряжение) с датой и номером.

Важные нюансы при увольнении

При увольнении сотрудника‚ который продолжает вести бумажную книжку‚ все записи за период работы у данного работодателя заверяются подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ печатью работодателя (при ее наличии) и подписью самого работника.

Что делать‚ если бумажная книжка осталась на руках у работника?

Если ранее вы перешли на ЭТК‚ забрали бумажный бланк себе и хранили его дома‚ важно понимать:

• Новые работодатели не обязаны требовать у вас бумажную трудовую при приеме на работу‚ если вы находитесь в системе ЭТК.
• Вносить записи в бумажную книжку‚ которая уже выдана вам на руки‚ новый работодатель не будет (если только вы не настоите на этом и не напишете соответствующее заявление‚ но даже в этом случае работодатель может отказать‚ если вы ранее уже выбрали ЭТК).
• Бумажная книжка в таком случае становится лишь историческим документом‚ подтверждающим ваш стаж до перехода на электронный формат.

Ответственность работодателя

С 2026 года главная ответственность работодателя, своевременная и корректная передача данных в электронную систему СФР (не позднее 15 числа месяца‚ следующего за отчетным). Если при этом за работником сохранено право на бумажную книжку (он не писал отказ)‚ то за задержку внесения записей в бумажный бланк или за ошибки в нем работодатель также несет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Переход на электронные трудовые книжки — это закономерный шаг к цифровой экономике‚ который делает процесс учета стажа прозрачным и защищенным от потери данных. Однако бумажная трудовая книжка не исчезла в одночасье. Если вы как работник не отказались от нее‚ работодатель по-прежнему обязан вести ее по всем правилам кадрового делопроизводства‚ соблюдая сквозную нумерацию и актуальность записей; Самое главное — следить за тем‚ чтобы ваши данные в электронной системе (ЭТК) совпадали с данными в бумажном бланке‚ если он продолжает вестись.