С 1 января 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С тех пор миллионы работников выбрали цифровой формат учета стажа. Однако у многих до сих пор остается открытым вопрос: что делать с привычной бумажной трудовой книжкой, если вы перешли на ЭТК? Не нужно ли её сжигать, выбрасывать или сдавать в архив? Разбираемся во всех нюансах.
Кратко об электронной трудовой книжке
Для начала важно понимать природу ЭТК. В действующем законодательстве нет понятия «электронная трудовая книжка» как физического объекта. ЭТК — это единая база данных в информационной системе Пенсионного фонда России (СФР). В ней хранится история вашего карьерного пути: где, когда и кем вы работали, даты приема и увольнения, должность и квалификация. Сведения туда попадают автоматически из отчетов, которые работодатели обязаны сдавать при каждом изменении вашего статуса.
Главный вопрос: куда деть бумажный документ?
Если в 2020–2021 годах вы подали работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажный бланк вам обязаны были вернуть. И вот что с ним нужно делать:
Не выбрасывать!
Это самое важное правило. Несмотря на то, что вы перешли в цифровой формат, бумажная трудовая книжка остается полноценным юридическим документом. В ней зафиксирован ваш стаж, награды и увольнения до момента перехода на ЭТК. Выбрасывать её категорически нельзя.
Хранить дома как ценный документ
После того как работодатель внес в бумажную книжку запись о подаче вами заявления о переходе на ЭТК и выдал её вам на руки, документ переходит в ваше личное владение. Теперь вы не обязаны отдавать его новым работодателям. Храните его дома вместе с другими важными бумагами (паспортом, СНИЛС, дипломами) — желательно в надежном месте, защищенном от влаги и огня.
Использовать как резервный источник данных
Электронная система надежна, но никто не застрахован от технических сбоев или ошибок работодателя при подаче сведений. Если в ЭТК возникнет спорная ситуация, именно бумажная трудовая книжка станет главным доказательством вашего стажа.
Почему бумажная книжка все еще нужна?
Даже если вы полностью перешли на «цифру», старый бумажный формат может понадобиться в следующих случаях:
- Подтверждение старого стажа: В электронной базе отражаются только те события, которые произошли с 2020 года (или с момента вашего первого трудоустройства, если вы начали работать позже). Весь ваш стаж до 2020 года зафиксирован исключительно в бумажной версии.
- Ошибки в ЭТК: Если работодатель забыл подать отчет или внес в него ошибку, доказать правоту без бумажного дубликата будет сложнее.
- Трудоустройство за рубежом: Иностранные работодатели могут не работать с российскими электронными базами, и бумажная трудовая станет для них единственным подтверждением вашего опыта.
- Оформление пенсии: При назначении пенсии специалисты СФР могут запросить бумажный документ для свиски данных за периоды до цифровизации.
Что делать, если вы впервые устраиваетесь на работу?
Для тех, кто только начинает свой трудовой путь, ситуация гораздо проще. При первом трудоустройстве работодатель оформляет сотруднику трудовую книжку в электронном виде по умолчанию. Бумажный бланк новичкам больше не выдают. Вся ваша карьера с первого дня будет формироваться в единой базе ПФР на основании отчетов ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД).
Как проверить свою электронную трудовую книжку?
Чтобы не переживать о сохранности данных и убедиться, что работодатель все передает вовремя, регулярно проверяйте свою ЭТК. Для этого:
- Авторизуйтесь на портале Госуслуг — выписка из ЭТК доступна в разделе «Работа и занятость».
- Войдите в Личный кабинет гражданина на сайте СФР (Пенсионного фонда).
- Используйте мобильное приложение, если оно доступно в вашем регионе.
В выписке вы увидите все места работы, должности и даты кадровых событий. Если нашли ошибку — сразу обращайтесь к текущему или бывшему работодателю для её исправления.
Переход на электронную трудовую книжку — это шаг к удобству и безопасности. Вы больше не зависите от сохранности одной бумажки, которая может потеряться или испортиться. Однако старую трудовую книжку после перехода на ЭТК нужно забрать у работодателя и бережно хранить дома. Она является вашим главным страховым полисом на случай споров о стаже до 2020 года и главным историческим архивом вашей профессиональной жизни.