В 2026 году, когда переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК) завершен, бумажные документы остаются важной частью архивного фонда, особенно для подтверждения стажа прошлых лет. Однако многие работодатели и сотрудники сталкиваются с вопросом: что делать с бумажными трудовыми книжками, которые не были получены работниками? Можно ли их просто выбросить или обязательно нужно сдавать в архив?

В этой статье мы подробно разберем порядок действий при ликвидации организации, сроки хранения и процедуру передачи невостребованных документов.

Когда трудовые книжки передаются в архив?

Существует распространенное заблуждение, что трудовые книжки сдаются в государственный архив регулярно, по истечении определенного срока. Это не так.

Согласно действующему законодательству (в частности, Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»), работодатель обязан передать невостребованные трудовые книжки в государственный или муниципальный архив только в одном случае — при ликвидации организации.

Важные нюансы:

• При реорганизации (слияние, присоединение, разделение) документы передаются правопреемнику, а не в архив.
• При действующей организации невостребованные трудовые книжки хранятся у работодателя.
• Передача в архив возможна только после проведения экспертизы ценности документов и признания их невостребованными.

Процедура ликвидации и передача документов

Если компания принимает решение о ликвидации, она не может просто уничтожить документы по личному составу. Процесс регламентирован строго:

Инвентаризация: Составляется полный перечень всех документов, находящихся на балансе организации.
Экспертиза ценности: Специальная комиссия определяет, какие документы имеют историческую или социальную значимость. Трудовые книжки, дипломы, свидетельства всегда относятся к документам по личному составу длительного хранения.
Формирование дел: Документы систематизируются, подшиваются (конверты с трудовыми книжками прошиваются в 4 прокола суровыми нитками), нумеруются и снабжаются заверительными листами.
Передача в архив: Ликвидационная комиссия заключает договор с государственным или муниципальным архивом и передает туда документы вместе с описью.

> Важно: Вместе с трудовыми книжками в архив часто передаются и другие документы: лицевые счета по зарплате, расчетно-платежные ведомости, приказы о приеме и увольнении, а также учредительные документы компании (устав, свидетельство о регистрации).

Сроки хранения: сколько лежат документы?

Срок хранения трудовых книжек в архиве после ликвидации компании составляет 75 лет.

Этот срок установлен для документов по личному составу, созданных после 2003 года. Для документов, созданных до 2003 года, срок хранения может составлять 50 лет. После истечения этого срока, если документы не были востребованы, они могут быть уничтожены в установленном порядке.

Пока организация не ликвидирована, она обязана хранить невостребованные трудовые книжки в своих собственных архивах (в сейфах или специальных шкафах) в течение 50 лет. Только после истечения этого полувекового срока и при условии, что организация продолжает существовать, она может инициировать процедуру их уничтожения (но не передачи в госархив, если нет ликвидации).

Как восстановить трудовую книжку из архива?

Если вы — бывший сотрудник ликвидированной компании и не успели забрать свою трудовую книжку, или же она вам нужна для подтверждения стажа (например, для пенсии или новой работы), алгоритм действий следующий:

Выясните, в какой архив переданы документы. Обычно это региональный государственный архив или архив города/района, где была зарегистрирована компания. Информацию можно найти на сайте местной администрации или через поисковый запрос «Архивный фонд ликвидированных организаций [Ваш город]».
Подготовьте запрос. Вам необходимо написать заявление в свободной форме или по образцу архива. В запросе укажите:

• ФИО (в т.ч. девичью фамилию, если меняли);
• Даты работы в организации;
• Должность;
• Цель запроса (получение справки о стаже, восстановление трудовой).

Подайте запрос. Это можно сделать лично, по почте или через портал Госуслуг (если такая функция доступна в вашем регионе).
Получите справку. Саму трудовую книжку на руки вам, скорее всего, не выдадут, так как она является документом строгого учета. Однако архив выдаст архивную справку или выписку из копии трудовой книжки. Этот документ имеет полную юридическую силу и служит основанием для внесения записей в дубликат трудовой книжки или для назначения пенсии.

Частые ошибки и мифы

• Миф: «Трудовые книжки никогда не сдаются в архив».
• Реальность: Сдаются, но только при ликвидации предприятия-владельца.
• Миф: «Если компания ликвидирована, трудовая пропала».
• Реальность: По закону № 125-ФЗ документы обязаны передать в госархив, где они будут храниться 75 лет. Найти их реально.
• Миф: «Можно забрать трудовую из архива в любой момент».
• Реальность: Оригинал хранится в архиве. Вы можете получить только заверенную выписку или справку, на основании которой заведете дубликат.

Передача трудовых книжек в архив — это строго регламентированный процесс, являющийся финальной стадией жизни организации. Для сотрудников это гарантия того, что их трудовой стаж не потеряется даже после исчезновения работодателя с рынка.

Если ваша компания ликвидируется, не забудьте включить невостребованные трудовые книжки в опись передаваемых документов. Если же вы ищете свою утерянную книжку — смело обращайтесь в региональный архив, шансы на восстановление информации в 2026 году очень высоки благодаря цифровизации архивных фондов и соблюдению законодательства предыдущими поколениями кадровиков.