Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника, его стаж работы и права на получение пенсионного обеспечения. При смерти работника в организации остаётся вопрос: что делать с его физической трудовой книжкой? Ниже приведены подробные рекомендации, основанные на законодательстве РФ, практике кадровых служб и нормативных актах.
Законодательная база
- Статья 83 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) – прекращение трудового договора по смерти работника.
- Статья 141 ТК РФ – порядок выплаты заработной платы, не полученной до даты смерти.
- Положение о порядке выдачи трудовых книжек (Порядок выдачи трудовых книжек, 2018).
- Пункт 38 Порядка выдачи трудовых книжек – условия передачи документу родственнику.
Что происходит с трудовой книжкой после смерти работника?
- Внесение записи о прекращении трудового договора. В трудовой книжке фиксируется дата смерти и запись о прекращении трудовых отношений.
- Выдача документа. После внесения записи работодатель обязан выдать трудовую книжку одному из ближайших родственников работника.
Кто считается ближайшим родственником?
Ближайшие родственники – супруг(а), дети, родители, братья и сестры. При отсутствии прямых родственников можно передать документ вдове/вдовцу, если он/она находится на иждивении умершего.
Какой документ нужен для выдачи?
Для выдачи трудовой книжки родственнику требуется:
- Свидетельство о смерти работника.
- Документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении, паспорт).
- Письменное заявление родственника о выдаче трудовой книжки.
Процедура выдачи трудовой книжки
Вручную (на руки)
- Работодатель выдает трудовую книжку лично в руки заявителю.
- Составляется расписка, подтверждающая факт передачи документа.
- Заявитель подписывает расписку, а руководитель – печатью организации.
По почте (заказное письмо)
- Родственник подает письменное заявление в кадровый отдел.
- Кадровый отдел оформляет письмо с уведомлением о вручении.
- Трудовая книжка отправляется заказным письмом с оговоркой «содержимое конфиденциально».
- Получатель подтверждает получение письма и подписывает расписку.
Что делать, если родственников нет?
В таком случае трудовая книжка хранится в кадровом архиве организации в течение 2 лет. По истечении этого срока документ передаётся в государственный архив.
Практические рекомендации
- Всегда проверяйте наличие всех необходимых документов перед выдачей.
- Сохраняйте копии всех заявлений и расписок в личном деле организации.
- При отправке по почте обязательно оформляйте письмо заказным письмом с уведомлением о вручении.
- Если работник переходил на электронную трудовую книжку, физическую копию можно оставить в архиве, а родственникам выдавать только электронный документ;
Шаблон заявления родственника о выдаче трудовой книжки
Ниже приведён пример заполнения заявления. К нему необходимо приложить копию свидетельства о смерти и документ, подтверждающий родство.
Заявление Я, ______________________________ (ФИО), проживающий по адресу ______________________________, в связи с смертью моего родственника ______________________________ (ФИО работника), прошедшего на должность ______________________________ в ______________________________ (название организации), прошу выдать мне его трудовую книжку, находящуюся в кадровом отделе организации. Приложения: Копия свидетельства о смерти работника. Копия свидетельства о браке/рождении (документ, подтверждающий родство). Подпись: ______________________________
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли выдать трудовую книжку без свидетельства о смерти?
- Нет. Согласно пункту 38 Порядка, свидетельство о смерти является обязательным документом.
- Что делать, если родственник отказался отдать книжку?
- Трудовая книжка остаётся в распоряжении организации и хранится в архиве до истечения 2 лет.
- Можно ли получить трудовую книжку через интернет?
- В настоящее время выдача физической трудовой книжки возможна только лично или по почте. Электронную версию можно получить через электронную систему кадрового учета.
Выдача трудовой книжки умершего работника – это не просто формальность, а важный шаг, обеспечивающий законность и прозрачность кадровых процессов. Следуя установленной процедуре, вы защищаете интересы как организации, так и его родственников, а также соблюдаете требования законодательства РФ.