Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь работника. Несмотря на постепенный переход на электронный формат, бумажная трудовая книжка продолжает иметь равную юридическую силу и требует строгого соблюдения правил ведения. В этой статье мы подробно разберем, какая именно информация подлежит внесению в трудовую книжку, а что писать категорически запрещено.

Электронная и бумажная трудовая книжка: актуальные правила 2026 года

С 1 января 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Согласно актуальным правилам 2026 года:

• Если сотрудник впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка на него не заводится — все сведения ведутся только в электронном виде.
• Если же работник был трудоустроен ранее этой даты и отказался переходить на электронный вариант, работодатель обязан продолжать вести и заполнять бумажный документ.

Обе версии документа на сегодняшний день имеют равную юридическую силу. Ожидается, что в ближайшие годы от бумажных бланков откажутся полностью, но пока что кадровикам необходимо строго соблюдать порядок их заполнения.

Общая информация: что подлежит внесению

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о:

1. Самом работнике (заполняется на ьном листе).
2. Выполняемой им работе (приеме на работу).
3. Переводах на другую постоянную работу.
4. Увольнении и основаниях прекращения трудового договора.

Также в документ вносятся сведения о награждениях за трудовые заслуги. Документ хранится у работодателя и выдается на руки владельцу лишь при увольнении.

Заполнение сведений о работе

Раздел «Сведения о работе» является самым объемным. При заполнении этого раздела необходимо учитывать следующие правила:

• Графа 3: Вносится запись о принятии или назначении в конкретное структурное подразделение организации (если условие о работе в этом подразделении включено в трудовой договор) с указанием его наименования. Здесь же указываеться наименование должности, работы, специальности или профессии с указанием квалификации.
• Графа 4: Заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу, переведен или уволен.

Все записи должны иметь порядковые номера и строго соответствовать тексту приказа.

Особые ситуации при заполнении

Существуют нестандартные ситуации, которые также требуют отражения в трудовой книжке:

• Совместительство и вахтовый метод работы: Записи о работе по совместительству вносятся по желанию работника. Вахтовый метод также имеет свои нюансы отражения в документе.
• Исправительные работы: В тех случаях, когда судом в установленном законом порядке время отбывания исправительных работ без лишения свободы включено в общий трудовой стаж, в трудовых книжках производится специальная запись о том, что это время не засчитывается в непрерывный трудовой стаж.

Чего в трудовой книжке быть НЕ должно

Одним из самых частых вопросов является внесение дисциплинарных взысканий.

Заносится ли выговор в трудовую книжку?

Ответ: Никакой. Выговор в трудовую книжку не заносится. Если работодатель или кадровик интересуется, какой выговор можно туда вписать, правильный ответ, никакой.

Более того, если в трудовой книжке обнаружится запись о выговоре, это будет говорить о том, что специалист, который ее вносил, недостаточно компетентен и нарушает трудовое законодательство. Разновидностей выговора для внесения в документ не существует. Несмотря на этот запрет, привлекать работника к дисциплинарной ответственности в определенных ситуациях необходимо, но эта информация остается в локальных актах и приказах компании, а не в трудовой книжке.

Исправление ошибок в трудовой книжке

Ошибки при заполнении случаются, но зачеркивать неверные данные в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено. Исправления производятся следующим образом:

• В графе 3 нужно написать: «Запись за номером таким-то считается недействительной».
• Затем в этой же графе вносится верная запись.
• В графе 4 дублируются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная информация.

Важное правило (пункт 27 Правил ведения трудовых книжек): исправления должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку. Если организация реорганизована, исправления вносит правопреемник, а если ликвидирована — текущий работодатель на основании официальных документов.

Ведение трудовой книжки — ответственная задача, требующая знания актуального законодательства. В 2026 году важно помнить о сосуществовании бумажных и электронных форматов, строго следить за правильностью внесения сведений о работе и никогда не фиксировать в документе дисциплинарные взыскания, такие как выговор. Грамотное ведение этого документа защищает как права работника, так и работодателя от возможных трудовых споров.