Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника на территории Российской Федерации․ Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, она является основным документом о трудовой деятельности и стаже работы․ Однако не все сведения о сотруднике подлежат внесению в трудовую книжку — как в бумажной, так и в электронной форме․ В этой статье подробно разберём, какие сведения в трудовую книжку не вносятся, почему это так, и какие последствия могут возникнуть при нарушении этих правил․
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка, это документ, в который работодатель вносит сведения о:
- приёме на работу;
- переводах на другую работу;
- увольнении;
- награждениях за успехи в работе;
- назначении поощрений, связанных с трудовой деятельностью․
С 1 января 2020 года в России началось постепенное внедрение электронной трудовой книжки (ЭТК)․ Работники могут выбрать: оставить бумажную книжку или перейти на электронный формат․ Электронная трудовая книжка хранится в базе данных Социального фонда России (СФР) и содержит те же сведения, что и бумажная, но в цифровом виде․
Что НЕ вносится в трудовую книжку: перечень исключений
Согласно Положению о трудовой книжке (утв․ Постановлением Правительства РФ от № 225), в трудовую книжку вносятся только строго определённые сведения․ Все остальные данные — вне рамок законодательства․ Ниже, полный перечень информации, которая не подлежит внесению в трудовую книжку:
Личные данные, не связанные с трудовой деятельностью
- Фамилия, имя, отчество — вносятся только при первичном оформлении, и только в соответствии с паспортом․
- Адрес регистрации, домашний телефон, email — не вносятся․
- Семейное положение, наличие детей, возраст, не вносятся․
- Паспортные данные, ИНН, СНИЛС — не вносятся (хотя СНИЛС используется для формирования ЭТК, он не отображается в самой книжке)․
Информация о медицинском состоянии
- Заболевания, инвалидность, ограничения по здоровью — не вносятся․
- Результаты медицинских осмотров — не вносятся․
- Направления на лечение, санаторно-курортное лечение — не вносятся․
Данные о дисциплинарных взысканиях (кроме увольнения)
- Замечания, выговоры, строгие выговоры — не вносятся․
- Штрафы, предупреждения, лишение премий — не вносятся․
- Исключение: только увольнение за дисциплинарные нарушения (п․ 5 ст․ 81 ТК РФ) вносится как основание увольнения․
Информация о дополнительном образовании и курсах
- Прохождение курсов повышения квалификации — не вносятся․
- Получение дополнительных дипломов, сертификатов — не вносятся․
- Участие в тренингах, вебинарах — не вносятся․
Сведения о командировках, отпусках, больничных
- Периоды отпусков (ежегодных, дополнительных, без сохранения зарплаты) — не вносятся․
- Дни временной нетрудоспособности (больничные листы) — не вносятся․
- Командировки — не вносятся, даже если они были длительными․
Информация о ведении предпринимательской деятельности
- Работа по договору ГПХ (гражданско-правовому) — не вносится в трудовую книжку․
- Самозанятость, ИП, фриланс — не вносятся․
- Деятельность в качестве адвоката, нотариуса — не вносятся, если не оформлялись по трудовому договору․
Сведения о работе в иностранных компаниях
- Работа за рубежом по трудовому договору с иностранной компанией — не вносится, если не заключался трудовой договор с российским работодателем․
- Иностранные трудовые книжки — не переносятся в российскую трудовую книжку․
Личные мнения, характеристики, рекомендации
- Характеристики с места работы, не вносятся․
- Оценки руководства, отзывы коллег — не вносятся․
- Рекомендательные письма — не вносятся․
Почему эти сведения не вносятся?
Основные причины исключения перечисленных данных:
- Принцип минимальности — трудовая книжка предназначена исключительно для подтверждения факта трудовой деятельности, а не для хранения всей биографии работника․
- Защита персональных данных — согласно ФЗ-152 «О персональных данных», внесение лишней информации может нарушать права работника на конфиденциальность․
- Юридическая строгость — трудовая книжка используется для расчёта страхового стажа, назначения пенсии, при трудоустройстве․ Лишние сведения могут ввести в заблуждение․
- Формализация процесса — законодательство чётко регламентирует, какие записи обязательны, чтобы избежать произвола работодателей․
Что будет, если внести лишнее?
Внесение не предусмотренных законом сведений — это нарушение трудового законодательства․ Последствия могут быть следующими:
- Штрафы для работодателя — по ст․ 5․27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства — до 50 000 рублей для юрлица, до 5 000 рублей для ИП или должностного лица․
- Признание записи недействительной — если в трудовую книжку внесена ложная или лишняя информация, она может быть аннулирована по решению суда или трудовой инспекции․
- Проблемы при оформлении пенсии — Пенсионный фонд РФ может не засчитать стаж, если в книжке есть подозрительные или несоответствующие нормам записи․
- Споры с работником — работник может подать жалобу в трудовую инспекцию или в суд, если его права нарушены․
Что делать, если в трудовую книжку ошибочно внесли лишнее?
Если в трудовую книжку внесена недопустимая запись, необходимо:
- Обратиться к работодателю с письменным заявлением об исправлении ошибки․
- Работодатель обязан оформить новую запись с указанием: «Запись № X от «__» __________ 20__ г․ признана недействительной»․
- Новая запись должна быть заверена печатью и подписью руководителя․
- Если работодатель отказывается исправить — обращайтесь в Государственную инспекцию труда или в суд․
Электронная трудовая книжка: те же правила
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это не «новый документ», а цифровая версия бумажной․ Все правила внесения и исключения сведений полностью идентичны․
Сведения о трудовой деятельности передаются работодателем в СФР в форме формы ЕФС-1․ В этой форме также не допускается внесение:
- личных данных, не относящихся к трудовой деятельности;
- медицинских данных;
- дисциплинарных взысканий (кроме увольнения);
- иных не предусмотренных законом сведений․
Электронная форма даже более безопасна: она исключает возможность ручного внесения лишней информации, так как передаётся через защищённые каналы и проверяется системой СФР․
Трудовая книжка, это не личный дневник, не портфолио и не архив всех событий жизни работника․ Это строго регламентированный юридический документ, предназначенный для подтверждения факта трудовой деятельности и расчёта страхового стажа․
Важно помнить:
- В трудовую книжку вносятся только сведения, прямо предусмотренные ТК РФ и Постановлением Правительства № 225․
- Любая другая информация — личные данные, медицинские сведения, дисциплинарные взыскания, обучение — не вносится․
- Нарушение этих правил влечёт административную ответственность работодателя․
- Электронная трудовая книжка не меняет этих правил — она лишь делает их более прозрачными и защищёнными․
Работникам стоит внимательно следить за записями в своей трудовой книжке — как бумажной, так и электронной․ Если вы обнаружили лишнюю или неверную запись — не молчите․ Защитите свои права и стаж!
Совет: Проверяйте свою электронную трудовую книжку через личный кабинет на сайте https://es․pfrf․ru — это бесплатно, удобно и безопасно․