Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. Несмотря на то, что в ней отражаются приёмы на работу, переводы, увольнения и некоторые другие данные, существует чётко определённый перечень информации, которую в неё вносить нельзя. В статье рассмотрим, какие сведения исключаются из трудовой книжки, почему это так, а также какие нюансы возникают при переходе к электронному формату.

Правовая база

Содержание трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ (статьи 66‑66.1) и подзаконными актами (постановка Правительства РФ от № 2000 «Об электронных трудовых книжках»). Основные положения:

• В трудовую книжку вносятся только сведения, предусмотренные статьёй 66 ТК РФ.
• Сведения о взысканиях (дисциплинарных мерах) в книжку не вносятся, за исключением случая, когда взыскание выражено увольнением.
• Запись об отказе от ведения бумажной трудовой книжки делается только в случае перехода на электронный формат.
• Сведения о квалификации, наградах, премиях, повышении квалификации и прочих достижениях не являются обязательными элементами трудовой книжки.

Дисциплинарные взыскания (кроме увольнения)

Согласно статье 66 ТК РФ, сведения о взысканиях (выговор, замечание и т.п.) не вносятся в трудовую книжку. Исключение – дисциплинарное взыскание, которое заканчивается увольнением; в этом случае в книжку вносится запись об увольнении.

Награды, премии, грамоты

Хотя такие сведения важны для карьерного роста, они относятся к личному делу работника и фиксируются в отдельном документе – справке о наградах или в личном деле, но не в трудовой книжке.

Квалификация, специальность, уровень образования

На первой странице книжки указывается профессия и специальность работника, однако сведения о полученных квалификационных удостоверениях, дипломах, сертификатах повышения квалификации в саму книжку не вносятся. Эти данные фиксируются в личном деле и в справке о трудовой деятельности.

Сведения о стажировках, практиках, волонтёрской деятельности

Если стажировка не оформлена трудовым договором, её запись в книжку невозможна. Аналогично, волонтёрская работа, даже если она связана с профессиональной сферой, не отражается в трудовой книжке.

Перерывы в трудовой деятельности без официального оформления

Отпуск без сохранения места работы, декретный отпуск, учебный отпуск и другие виды отпусков не вносятся в трудовую книжку как отдельные записи. Они фиксируются в приказе работодателя и в справке о трудовой деятельности.

Информация о переходе на электронную трудовую книжку

Запись о переходе на электронный формат делается только в специальной справке о трудовой деятельности (СТД) и в системе ПФР. В бумажной книжке такой отметки нет, если работник отказывается от её ведения.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и различия с бумажной

С 1 января 2023 г. работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в форме ЕФС‑1. При этом:

• ЭТК содержит те же обязательные записи, что и бумажная книжка (приёмы, переводы, увольнения).
• Сведения о наградах, квалификации, дисциплинарных взысканиях (кроме увольнения) по‑прежнему не включаются в ЭТК.
• Отказ от ведения бумажной книжки фиксируется в системе ПФР, а не в самой книжке.

Как проверить, что у кандидата электронная трудовая книжка?

1. Запросить у соискателя справку о трудовой деятельности (СТД) из ПФР.
2. Убедиться, что в справке есть отметка о переходе на электронный формат или об отказе от бумажной книжки.
3. Проверить наличие записей о приёмах, переводах и увольнениях – они должны соответствовать данным, указанным в резюме.

Практические рекомендации работодателям

• Тщательно проверяйте перечень обязательных записей. При оформлении новых работников вносите только те сведения, которые предписаны законом.
• Не вносите в книжку сведения о наградах и премиях. Оформляйте отдельные документы (справки, письма) и храните их в личном деле.
• При увольнении фиксируйте только запись об увольнении. Дисциплинарные взыскания, не приведшие к увольнению, в книжку не вносятся.
• При переходе на электронный формат убедитесь, что работник подписал заявление об отказе от бумажной книжки и что сведения переданы в ПФР в форме ЕФС‑1.
• Контролируйте соответствие данных в ЭТК и в бумажных справках. При обнаружении расхождений своевременно вносите корректировки через работодателя‑посредника в ПФР.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли записать в трудовую книжку повышение квалификации?

Нет. Информация о повышении квалификации фиксируется в личном деле и в справке о трудовой деятельности, но не в трудовой книжке.

Нужно ли вносить в книжку сведения о полученных наградах?

Нет. Награды и грамоты оформляются отдельными документами и могут быть указаны в резюме, но в трудовую книжку они не вносятся.

Что делать, если в бумажной книжке отсутствует запись об отказе от её ведения, а в СТД‑ПФР есть такая отметка?

Это типичная ситуация при переходе на электронный формат. Работнику следует предоставить копию СТД, а работодателю – убедиться, что в системе ПФР отражён отказ. При необходимости оформить справку, подтверждающую переход.

Трудовая книжка – документ, в котором фиксируются только обязательные сведения о трудовой деятельности: приёмы, переводы, увольнения, а также информация о профессии и специальности. Сведения о дисциплинарных взысканиях (кроме увольнения), наградах, квалификации, премиях и прочих достижениях в неё не вносятся. При переходе к электронному формату правила остаются теми же, а дополнительная информация фиксируется в системе ПФР.

Знание того, какие данные исключаются из трудовой книжки, помогает работодателям правильно оформлять документы, избегать ошибок и сохранять юридическую чистоту кадрового учета.

Источник: Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑66.1), КонсультантПлюс, Гарант.РУ, ПФР, нормативные акты РФ, актуальные на .