С 1 января 2021 года в России начался постепенный переход на электронную трудовую книжку (ЭТК), цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. С 2026 года этот процесс уже завершён для новых сотрудников, не имевших трудового стажа до 2021 года. Однако многие работники, особенно те, кто уже работал до 2021 года, могут выбрать: оставить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную форму. В этой статье мы подробно разберём, что именно нужно писать в бумажной трудовой книжке, если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку.

Основной принцип: бумажная книжка — только для записей до перехода

Важно помнить: если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, в бумажную трудовую книжку больше не вносятся записи о трудовой деятельности, начиная с даты перехода. Это ключевое правило, которое регулируется Трудовым кодексом РФ и приказом Минтруда № 69н.

То есть:

• До перехода — все записи (приём, переводы, увольнение, награды) вносятся в бумажную книжку, как раньше.
• После перехода, все новые сведения фиксируются только в электронном виде в системе Пенсионного фонда РФ (ПФР).

Как правильно оформить запись о переходе на ЭТК?

Когда сотрудник подаёт заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан внести в его бумажную трудовую книжку единственную, но крайне важную запись — о переходе на электронный формат.

Формат записи в бумажной трудовой книжке

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» — последняя строка, после всех предыдущих записей. Формулировка должна быть следующей:

1. Номер записи: следующий по порядку (например, если последняя запись была №15, то новая — №16).
2. Содержание записи:

«Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронной форме в соответствии с заявлением работника от «__» __________ 20__ г.»

Пример заполнения:

№ 16
Содержание: Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронной форме в соответствии с заявлением работника от .

Что НЕ нужно писать:

• Не указывайте «Электронная трудовая книжка» как отдельный пункт — это не официальная формулировка.
• Не пишите «Переведено на ЭТК», это разговорный вариант, не соответствующий закону.
• Не ставьте отметку «Дубликат» или «Утрачена» — это относится только к случаям потери или повреждения бумажной книжки, а не к переходу на ЭТК.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода?

После внесения записи о переходе на ЭТК:

• Бумажная трудовая книжка остаётся у сотрудника. Она не изымается и не уничтожается.
• Она сохраняется как архивный документ с информацией о трудовой деятельности до даты перехода.
• Работодатель обязан передать бумажную книжку сотруднику под расписку в течение 3 рабочих дней после получения заявления;

Если сотрудник в будущем захочет получить выписку из ЭТК, он может сделать это через:

• Личный кабинет на Госуслугах
• Сайт Пенсионного фонда РФ es.pfrf.ru
• МФЦ
• Пенсионный фонд по месту жительства

Что делать, если сотрудник увольняется после перехода на ЭТК?

Если сотрудник увольняется, в бумажную трудовую книжку вносится запись только о последнем месте работы — то есть о том, что он уволен с этой должности. Но при этом:

• Все сведения об увольнении (дата, основание, номер приказа) дублируются в электронной трудовой книжке — это обязательное требование.
• В бумажной книжке запись оформляется по стандартной форме, как и раньше:

№ 17
Содержание: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Основание: Приказ № 45 от

Важно! Работодатель обязан в тот же день, когда вносит запись в бумажную книжку, передать сведения в ПФР в электронном виде через специальный модуль в системе «Электронная трудовая книжка».

Что писать в трудовой книжке, если сотрудник не подавал заявление?

Если сотрудник не подавал заявление о переходе на ЭТК — то всё продолжается как раньше: все записи вносятся в бумажную трудовую книжку. Электронная версия в этом случае не ведётся.

Что делать, если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку, он может:

• Получить дубликат — на основании сведений из ЭТК, которые хранятся в ПФР.
• Работодатель обязан выдать дубликат на основании выписки из ЭТК, которую сотрудник получает через Госуслуги или ПФР.
• На ьном листе дубликата ставится надпись: «Дубликат».

1. Если сотрудник выбрал ЭТК, в бумажную книжку вносится только одна запись о переходе.
2. Все последующие трудовые действия (приём, переводы, увольнение) фиксируются ТОЛЬКО в электронном виде.
3. Бумажная книжка остаётся у работника как архивный документ.
4. Запись о переходе должна быть оформлена строго по закону: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронной форме…»
5. Передача данных в ПФР, обязательна в день увольнения/приёма/перевода.

Полезный совет:

Рекомендуем работодателям вести внутренний реестр сотрудников, которые перешли на ЭТК, с указанием даты подачи заявления, даты внесения записи в бумажную книжку и даты передачи данных в ПФР. Это поможет избежать ошибок и проверок со стороны трудовой инспекции.

Электронная трудовая книжка — это не отмена бумажной, а её логичное развитие. Главное — соблюдать закон, не путать форматы и чётко фиксировать переход. Тогда и сотрудник, и работодатель будут защищены от рисков и споров.