Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его профессиональное образование. Внесение корректной информации об образовании в трудовую книжку имеет решающее значение для оформления пенсии, трудоустройства на новую должность и подтверждения квалификации. Многие работники и кадровики задаются вопросом: нужно ли указывать номер диплома в трудовой книжке? Ответ однозначен — нет, номер диплома в трудовую книжку не вносится.
Что именно нужно указывать в трудовой книжке при оформлении образования?
Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом России № 69), при внесении сведений об образовании работодатель обязан указывать только:
- Уровень образования (среднее общее, среднее профессиональное, высшее и т.д.);
- Квалификацию или направление подготовки (бакалавр, магистр, специалист, аспирант и т.п.);
- Наименование специальности или направления подготовки (например, «Юриспруденция», «Экономика», «Педагогика»).
Важно! Номер диплома, дата его выдачи, серия, наименование учебного заведения — в трудовую книжку не вносятся. Эти данные фиксируются только в самом дипломе и других официальных образовательных документах, которые работник предоставляет для подтверждения образования.
Как правильно оформить запись об образовании в трудовую книжку?
Запись об образовании вносится на ьном листе трудовой книжки в графе «Образование». Порядок заполнения следующий:
- Графа 1 — порядковый номер записи (начинается с №1).
- Графа 2 — дата внесения записи (дата, когда работник представил диплом работодателю).
- Графа 3 — содержание записи (формулировка в соответствии с образовательным документом).
Примеры корректных записей
Высшее образование — бакалавриат
Запись: Высшее — бакалавриат, юриспруденция
Не допускается: «Бакалавр», «Высшее образование», «Высшее, бакалавр» (неправильное наименование уровня).
Высшее образование, магистратура
Запись: Высшее — магистратура, экономика
Если работник ранее имел бакалавриат, то запись дополняется:
Запись: Высшее, бакалавриат, юриспруденция, высшее, магистратура, юриспруденция
Высшее образование — специалитет (до 2011 года)
Запись: Высшее, медицина
Если диплом выдан до введения уровней (бакалавр/магистр), то указывается просто «Высшее» и специальность. Уточнение «специалист» не требуется.
Среднее профессиональное образование
Запись: Среднее профессиональное, бухгалтерский учет
Повышение квалификации
Записи о курсах повышения квалификации и переподготовке не вносятся в трудовую книжку, если только они не являются основанием для изменения квалификации (например, при получении нового профиля). Сертификаты о курсах хранятся у работника отдельно.
Что делать, если работник получил новое образование?
Если сотрудник уже имеет запись об образовании в трудовой книжке и теперь предоставил диплом о новом уровне (например, бакалавр → магистр), то:
- Не зачеркивайте предыдущую запись!
- Дополните новую запись через запятую в той же графе.
- Укажите новый уровень образования и направление подготовки.
Пример:
Было: Высшее, бакалавриат, экономика
Стало: Высшее — бакалавриат, экономика, высшее, магистратура, экономика
Если направление подготовки изменилось, укажите оба:
Пример:
Было: Высшее — бакалавриат, педагогика
Стало: Высшее, бакалавриат, педагогика, высшее — магистратура, психология
Что делать, если запись об образовании отсутствует или сделана с ошибкой?
Если в трудовой книжке отсутствует запись об образовании, или она сделана с нарушениями (например, указано только «Высшее» без направления, или написано «бакалавр» вместо «бакалавриат»), то:
- Работник должен предоставить оригинал диплома (или его заверенную копию).
- Работодатель вносит новую запись в следующую свободную строку.
- Не исправляйте и не зачеркивайте старую запись — она остаётся как часть истории.
- В графе 1 ставится следующий по порядку номер, в графе 2 — дата внесения, в графе 3 — корректная формулировка.
Важно! Законодательство РФ не требует внесения исправлений в уже сделанные записи. Достаточно добавить новую, корректную запись. Это соответствует позиции Роструда и Минтруда.
Почему номер диплома не указывается?
Номер диплома — это идентификатор, используемый для внутреннего учета вуза и проверки подлинности документа через реестр Рособрнадзора. В трудовой книжке фиксируется факт получения образования, а не его документальное подтверждение. Поэтому:
- Номер диплома — не является реквизитом, обязательным для трудовой книжки;
- Внесение номера диплома — нарушение Инструкции № 69;
- Такая запись может быть признана недостоверной при проверке трудовой книжки.
Если в трудовой книжке случайно указан номер диплома — это не является основанием для признания документа недействительным, но при необходимости (например, при проверке Пенсионным фондом или инспекцией труда) может вызвать вопросы. Рекомендуется в таких случаях добавить корректную запись, не удаляя ошибочную.
Что делать, если работник предоставил диплом нового образца?
С 2013 года в России введены уровни высшего образования: бакалавр, магистр, специалист. Дипломы нового образца содержат указание уровня. При этом:
- Если работник получил диплом бакалавра — пишите «высшее, бакалавриат»;
- Если диплом магистра, «высшее — магистратура»;
- Если диплом специалиста — «высшее» (без уточнения, так как специалитет — это устаревшая форма, но по-прежнему признаётся как «высшее»).
Роструд в своих разъяснениях (см. онлайнинспекция.рф) подчеркивает: «Не допускается указывать только слово „бакалавр“ или „магистр“ без слова „высшее“».
Чтобы избежать ошибок при внесении сведений об образовании в трудовую книжку, запомните следующие правила:
- Номер диплома в трудовую книжку не вносится!
- Указывайте только уровень образования + направление подготовки.
- Используйте официальные формулировки: «высшее — бакалавриат», а не «бакалавр».
- Не зачеркивайте старые записи — дополняйте новыми.
- Записи вносятся только на основании оригинала или заверенной копии диплома, аттестата или удостоверения.
- Сведения о повышении квалификации и курсах — не вносятся, если не меняется квалификация.
Правильно оформленная трудовая книжка — залог беспроблемного трудоустройства, получения пенсии и подтверждения профессионального уровня. Кадровик, соблюдающий Инструкцию № 69, защищает как работника, так и организацию от рисков при проверках.
Важно! С 2021 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки. В них информация об образовании также вносится в соответствии с теми же правилами — без номеров дипломов. Все данные передаются через ФСС и ПФР на основании документов, предоставленных работником.
Если вы сомневаетесь в правильности записи — всегда обращайтесь к официальным разъяснениям Роструда или консультируйтесь с юристом по трудовому праву. Лучше перестраховаться, чем допустить ошибку, которая может повлиять на будущее сотрудника.