Трудовая книжка, это основной документ работника‚ в котором документально зафиксированы все изменения его профессионального пути: переводы‚ увольнения и прием на работу. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1)‚ бумажный формат по-прежнему остается актуальным для многих сотрудников. С появлением электронного формата действует новый порядок записей‚ который несколько облегчает работу кадровиков. Однако ошибок при заполнении бумажных бланков это не отменяет. Одна из самых частых и вызывающих споры ситуаций — постановка прочерка в графах трудовой книжки.
Прочерк (горизонтальная линия) в трудовой книжке — это способ закрытия пустующего пространства в графе или строке. Он проставляется для того‚ чтобы после внесения записи в документ нельзя было дописать какую-либо информацию незаконным образом. Прочерк сигнализирует: данная строка или графа не содержит сведений‚ и они не могут быть добавлены позже.
Когда обязательно нужно ставить прочерк?
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек‚ а также Инструкции по заполнению‚ прочерки ставятся в строго определенных случаях. Главное правило — пустых строк в разделе со сведениями о работе быть не должно.
При увольнении работника (заполнение графы 3)
Когда сотрудник увольняется‚ в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись о причине увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса. После этой записи ниже ставится прочерк‚ чтобы предотвратить возможность дописывания фиктивных записей о переводе или приеме на другую работу.
В графе 4 при отсутствии документа-основания
Графа 4 предназначена для указания документа‚ на основании которого вносится запись (приказ‚ распоряжение). Если запись делается на основании свидетельских показаний (например‚ при восстановлении стажа через суд или в случае массовой утраты документов)‚ то реквизиты приказа могут отсутствовать. В таком случае в графе 4 ставится прочерк.
При отсутствии разрядов‚ категорий и квалификаций
В графе 1 (наименование должности) иногда требуется указать квалификационную категорию‚ разряд или класс. Если работа не предполагает наличия разряда (например‚ просто «менеджер» или «уборщик»)‚ то в месте‚ где мог бы быть указан разряд‚ прочерк не ставится‚ однако если графа специально отведена под разряд (в некоторых отраслевых бланках)‚ она закрывается линией.
Где прочерк ставить КАТЕГОРИЧЕСКИ НЕЛЬЗЯ?
Существуют графы‚ в которых прочерк не только не нужен‚ но и будет считаться грубой ошибкой‚ ведущей к порче бланка.
- Графа 2 (Дата). В этой графе арабскими цифрами указываются день‚ месяц и год события. Если дата совпадает с предыдущей записью‚ она дублируется‚ а не заменяется прочерком!
- Графа 1 (Номер записи). Каждая запись имеет свой порядковый номер. Пропуск номеров или замена их прочерком недопустимы.
- Графа 4 (Реквизиты приказа). Если приказ издан‚ его дата и номер должны быть указаны обязательно. Прочерк ставится только при полном отсутствии приказа;
Ошибки кадровиков: частые проблемы
Несмотря на четкие инструкции‚ кадровики часто допускают ошибки при работе с пустыми строками.
- Отсутствие прочерка после записи об увольнении. Это оставляет документ уязвимым для фальсификаций. Недобросовестный работник может вписать фиктивный стаж.
- Прочерки «на всякий случай». Иногда кадровики по ошибке перечеркивают пустые строки в середине трудовой книжки‚ если работник переводился‚ но затем запись была признана недействительной. В таких случаях нужно делать запись «Запись за номером таким-то недействительна»‚ а не зачеркивать строку.
- Использование слова «Нет» или «Н/Д». В трудовой книжке допускается только горизонтальная черта (прочерк). Слова или аббревиатуры недопустимы.
Как исправить ошибочно поставленный прочерк?
Если кадровик по ошибке поставил прочерк там‚ где должны были быть данные (например‚ зачеркнул графу с номером приказа)‚ исправлять это зачеркиванием или затиранием запрещено. Исправление вносится следующим образом:
- В графе 3 под последней записью пишется: «Запись за номером [номер] недействительна».
- Ниже делается правильная запись с корректными данными.
- В графе 4 указывается приказ о внесении исправления (если он требуется по регламенту) или реквизиты ранее изданного‚ но не внесенного приказа.
Влияние электронных трудовых книжек
Как уже упоминалось‚ с появлением электронных трудовых книжек (с 2020 года) действует новый порядок. В электронном формате проблема прочерков отпадает сама собой: система ЕФС-1 не позволяет оставить поля пустыми‚ если они обязательны к заполнению‚ а логика базы данных исключает возможность «дописать» что-то задним числом. Тем не менее‚ пока существуют бумажные дубликаты и работники‚ выбравшие сохранение бумажного носителя‚ кадровикам необходимо строго соблюдать правила прочерков.
Прочерк в трудовой книжке — это не просто знак препинания‚ а важный инструмент защиты документа от фальсификаций. Запомнить главное правило просто: прочерк ставится только в графе 3 после записи об увольнении (чтобы закрыть свободное пространство) и в графе 4 при отсутствии документа-основания. В номерах записей и датах прочерки не ставятся никогда. Внимательное отношение к этим нюансам позволит избежать претензий со стороны проверяющих органов и обеспечит работнику чистую и законную трудовую историю.