Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

На 2026 год в России процесс ведения трудовых отношений полностью трансформировался: электронные трудовые книжки (ЭТК) стали основным и повсеместным стандартом․ Однако многие сотрудники и работодатели до сих пор задаются вопросом: «Что именно нужно писать в бумажной трудовой книжке, если сотрудник перешёл на электронную форму?» Ответ на этот вопрос критически важен для корректного ведения кадровой документации и соблюдения трудового законодательства․

Общая ситуация в 2026 году

С 1 января 2021 года все новые сотрудники, трудоустраивающиеся впервые, получают только электронную трудовую книжку․ Бумажная версия им не выдаётся и не заводится․ К 2025 году переход на ЭТК был завершён для всех категорий работников, включая тех, кто уже работал до 2020 года․

Однако переход на электронную форму не является обязательным для уже работающих сотрудников․ Каждый работник имеет право:

остаться с бумажной трудовой книжкой;
перейти на электронную форму — по своему желанию;
вернуться к бумажной форме, при наличии оснований (см․ ниже)․

Важно: работодатель не вправе навязывать переход на ЭТК․ Любое решение принимается исключительно по инициативе работника и только на основании его письменного заявления․

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?

Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажная книжка больше не используется для внесения новых записей․ Однако она не становится «мусором» — её необходимо правильно оформить и передать работнику․

Что именно нужно записать в бумажной трудовой книжке?

В соответствии с требованиями Минтруда России (Письмо от № 14-6/ООГ-5261), в бумажной трудовой книжке должна быть сделана единственная закрывающая запись следующего содержания:

«Запись о трудовой деятельности ведется в электронной форме на основании заявления работника от [дата подачи заявления]․»

Пример заполнения:

Номер записи: 45
Содержание: Запись о трудовой деятельности ведется в электронной форме на основании заявления работника от ․
Основание: Заявление № 12/2026 от

Важно: Ни одна другая запись (о приёме, увольнении, переводе, наградах и т․д․) после этой даты в бумажную книжку вноситься не должна․ Все последующие изменения фиксируются исключительно в ЭТК через работодателя в системе Пенсионного фонда РФ․

Что делать с бумажной трудовой книжкой после закрывающей записи?

После внесения закрывающей записи:

Бумажная трудовая книжка выдаётся работнику на руки под расписку․
Работник получает право хранить её как исторический документ — она подтверждает его трудовой стаж до даты перехода на ЭТК․
Работодатель не обязан хранить бумажную книжку после её выдачи работнику․

Если работник позже захочет вернуться к бумажной форме (см․ ниже), он должен подать новое заявление․ В этом случае работодатель возобновит ведение бумажной трудовой книжки — но только с даты подачи нового заявления․ Все предыдущие записи в ЭТК остаются неизменными и формируют единую историю трудовой деятельности․

Можно ли вернуться с электронной трудовой книжки на бумажную?

Да, можно․ Согласно разъяснениям Минтруда России, работник имеет право однократно отказаться от электронной трудовой книжки и вернуться к бумажной форме․

Для этого необходимо:

Подать заявление о возврате к бумажной трудовой книжке (в произвольной форме или по форме, утверждённой работодателем)․
Работодатель в течение 3 рабочих дней обязан завести новую бумажную трудовую книжку․
В новую бумажную книжку вносятся все сведения, имеющиеся в ЭТК на момент подачи заявления — на основании выписки из ЭТК, которую работник должен предоставить (или работодатель запросит через ПФР)․
В ЭТК делается отметка: «Ведение трудовой деятельности прекращено на основании заявления работника от [дата]»․

Важно: возврат возможен только один раз․ После этого работник не может снова переключаться между форматами․

Что писать в бумажной трудовой книжке, если сотрудник пришёл на работу впервые в 2026 году?

Ничего․

С 1 января 2021 года для лиц, трудоустраивающихся впервые, бумажная трудовая книжка не заводится․ Работодатель обязан сразу зарегистрировать сотрудника в системе ЭТК через ПФР․ Бумажная книжка в этом случае не выдаётся и не оформляется․

Если сотрудник пришёл с бумажной трудовой книжкой (например, из другого государства или с предыдущего места работы, где она ещё действовала), то:

Она принимается на хранение как документ, подтверждающий стаж до 2021 года;
Все новые записи вносятся только в ЭТК;
В бумажной книжке не делается никаких новых записей — она остаётся как архивный документ․

Частые ошибки работодателей

Несмотря на чёткие правила, в практике встречаются типичные ошибки:

Внесение новых записей в бумажную книжку после перехода на ЭТК — это нарушение закона․ Такие записи не имеют юридической силы․
Не выдача бумажной книжки после перехода, работодатель обязан передать её работнику под расписку․
Отказ в приёме на работу из-за отсутствия бумажной книжки — незаконно․ Сотрудник может предъявить выписку из ЭТК или подать заявление на её формирование․
Игнорирование заявления о возврате на бумажную форму — работодатель обязан выполнить его в срок․

Что писать в бумажной трудовой книжке после перехода на электронную форму