С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что трудовой стаж и все сведения о работе теперь в первую очередь фиксируются в электронном виде․ Многие работники задаются вопросом: что именно работодатель обязан предоставить человеку при увольнении, если его трудовая книжка стала электронной? Давайте разберем подробно․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

ЭТК, это официальный документ в форме электронного файла, который ведется в рамках государственной информационной системы «СЗВ-ТД»․ В нее автоматически заносятся все сведения о работе сотрудника: прием, увольнение, переводы, награждения, данные о страховом стаже и т․д․ Управляет этой системой Пенсионный фонд России (ПФР)․

Ключевое изменение: что НЕ выдают при увольнении

Главное, что нужно понять: при увольнении работодатель НЕ выдает физическую (бумажную) трудовую книжку, если она ранее не была оформлена и не находится у сотрудника․ Вместо этого происходит следующее:

• Внесение записи об увольнении в ЭТК․ Работодатель обязан в установленный законом срок (в день увольнения или не позднее следующего рабочего дня) направить в ПФР сведения об увольнении, включая дату и основание․
• Отсутствие штампов и подписей на бумаге․ Все записи вносятся в электронную базу․ Никаких печатей, подписей руководителя или записей в «трудовой» на бумажном носителе не ставится․

Что работник имеет право получить от работодателя при увольнении?

Несмотря на электронный формат, работник не лишается права на документ, подтверждающий его трудовую деятельность․ Закон гарантирует следующие варианты:

Обязательная выдача выписки из ЭТК

По письменному заявлению работника работодатель обязан в течение 3 рабочих дней выдать ему заверенную выписку из электронной трудовой книжки․ Эта выписка:

• Имеет юридическую силу равную записям в бумажной трудовой книжке․
• Содержит все сведения о работе, имеющиеся в ЭТК на момент запроса (включая запись об увольнении)․
• Оформляется на бланке организации, подписывается руководителем (или уполномоченным лицом) и заверяется печатью организации․

Возможность получить бумажный документ (если была бумажная ТК)

Если у работника на руках уже была оформленная бумажная трудовая книжка до перехода на ЭТК, то:

• При увольнении в нее вносится запись об увольнении (дата, номер приказа, основание, подпись, печать)․
• Эта бумажная книжка остается у работника․ Последующие записи (при приеме на новую работу) будут вноситься уже в электронный формат через ПФР новым работодателем․

Свободный доступ к своим данным в ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг

Каждый гражданин имеет право:

• Зарегистрироваться на портале Госуслуги (или в мобильном приложении)․
• Получить доступ к своему личному кабинету в системе «СЗВ-ТД» через ПФР․
• В любой момент бесплатно просматривать и распечатывать выписку из своей ЭТК самостоятельно, без обращения к работодателю․ Это самый удобный и быстрый способ․

Сравнение: Бумажная ТК vs․ Электронная ТК при увольнении

Практические шаги для работника при увольнении в эпоху ЭТК

1. Убедитесь, что запись об увольнении внесена․ После увольнения проверьте свою ЭТК через личный кабинет на Госуслугах (через раздел ПФР)․ Запись должна появиться в течение нескольких дней․
2. Если нужен бумажный документ для целей (например, для оформления пособия, кредита), подайте письменное заявление работодателю о выдаче заверенной выписки из ЭТК․ Работодатель не вправе отказать․
3. Сохраняйте выписку․ Полученную от работодателя выписку храните вместе с другими важными документами․ Она будет нужна при трудоустройстве, оформлении пенсии и т․д․
4. Не путайте с другими выписками․ Выписка из ЭТК, это не справка о заработной плате (2-НДФЛ) и не трудовая книжка в старом понимании․ Это именно документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж․

Важные нюансы и частые вопросы

Что, если работодатель отказывается выдать выписку?

Это прямое нарушение Трудового кодекса РФ (ст․ 66․1)․ В этом случае следует:

• Написать повторное заявление с уведомлением о возможном обращении в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд․
• Обратиться с жалобой в ГИТ или ПФР․
• Подать иск в суд о восстановлении нарушенного права и взыскании компенсации за задержку выдачи документа;

А что с трудовым стажем, который был до перехода на ЭТК?

Все данные о стаже, которые были в бумажной трудовой книжке или в архивах ПФР, переносятся в ЭТК автоматически․ Ваша общая история труда сохраняется․ При увольнении в выписке будут отражены и старые периоды работы․

Могу ли я получить бумажную трудовую книжку вместо электронной?

Нет․ С 1 июля 2024 года (для новых сотрудников) и с 1 января 2026 года (для всех остальных) оформление бумажных трудовых книжек прекращается․ Работодатель обязан вести учет только в электронном виде через систему «СЗВ-ТД»․ Вы можете получить только выписку․

Переход на электронную трудовую книжку не лишает работника прав при увольнении․ Напротив, он дает дополнительные удобства: мгновенный доступ к полной истории труда через Госуслуги․ Основной документ, который вы теперь должны получить от работодателя, — это заверенная выписка из вашей электронной трудовой книжки․ Знайте свои права, контролируйте внесение данных и не стесняйтесь требовать от работодателя соблюдения закона․

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (Трудовой кодекс, Федеральный закон № 125-ФЗ) и информации Пенсионного фонда России․ Дата актуальности информации: май 2026 года․