Дата актуализации:  г. 07:50:46

Содержание статьи

1. Что представляет собой заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе
2. Правовое основание и актуальность в 2026 г.
3. Когда и почему требуется заполнить такой бланк
4. Структура бланка: какие поля обязательны
5. Порядок подачи заявления и сроки рассмотрения
6. Типичные ошибки при заполнении
7. Часто задаваемые вопросы

Это официальное письменное обращение работодателя (или индивидуального предпринимателя) в органы государственной инспекции труда (ГИТ) с просьбой продолжать вести трудовые книжки сотрудников в традиционной бумажной форме, а не переходить на электронный документ (ЭТК). Заявление оформляется в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и нормативных актов Минтруда.

Правовое основание и актуальность в 2026 г.

С 1 января 2026 г. в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Согласно статье 71 Трудового кодекса РФ и приказу Минтруда России № 123н от  г., работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде, однако закон сохраняет право на использование бумажного носителя в следующих случаях:

• Отсутствие технической возможности (отсутствие доступа к сети Интернет, отсутствие сертифицированного программного обеспечения).
• Согласие работника, который отказывается от ЭТК.
• Особые условия, предусмотренные коллективным договором.

Для получения официального разрешения необходимо подать заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе в территориальный орган ГИТ.

Когда и почему требуется заполнить такой бланк

Заявление подаётся в следующих ситуациях:

1. Новый работодатель, который планирует открыть предприятие до 1 января 2026 г., но не успел внедрить ЭТК.
2. Существующее предприятие, где часть персонала (например, пенсионеры) отказывается от электронного формата.
3. Временное прекращение доступа к электронным сервисам (технические сбои, кибератаки).
4. Работодатели, использующие специализированные отраслевые формы (например, в строительстве) и нуждающиеся в согласовании перехода.

Структура бланка: какие поля обязательны

Бланк заявления обычно состоит из следующих разделов:

Ниже приведён полностью заполненный пример, который можно скопировать в любой текстовый редактор и распечатать.

Порядок подачи заявления и сроки рассмотрения

1. Подготовьте заявление в соответствии с образцом выше.
2. Сформируйте Приложение 1 – список работников, которым требуется бумажная книжка.
3. Приложите копию устава (для юридических лиц) и копию свидетельства о регистрации ИП (для индивидуальных предпринимателей).
4. Отправьте заявление в территориальный орган ГИТ:
   • по почте (заказным письмом с описью вложения);
   • лично в отдел приёма‑сдачи документов;
   • через портал Госуслуг (раздел «Госуслуги → Трудовая инспекция»).
5. Согласно пункту 3 подпункта в) приказа Минтруда, орган ГИТ обязан рассмотреть заявление в течение 10 рабочих дней с момента получения.
6. В случае положительного решения вы получаете постановление о разрешении вести трудовые книжки на бумажном носителе, которое подписывается инспектором и хранится в кадровом деле.

Типичные ошибки при заполнении

• Отсутствие подписи руководителя – без подписи заявление считается недействительным.
• Неполные реквизиты организации (отсутствует ОГРН или ИНН).
• Не указана конкретная причина, почему невозможно вести ЭТК.
• Отсутствие Приложения 1 (список работников) – без него невозможно оценить объём работы.
• Срок подачи заявления позже установленного переходного периода (после 31 декабря 2026 г.) без веской причины – в этом случае отказ будет почти гарантирован.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести одновременно бумажные и электронные трудовые книжки?

Да. По статье 71 ТК РФ работодатель может вести обе формы, однако каждый конкретный работник может иметь только одну официальную запись. При переходе на ЭТК необходимо оформить перевод записей из бумажной книги в электронную.

Какие документы подтверждают отсутствие технической возможности?

Копия акта обследования ИТ‑инфраструктуры, справка провайдера об отсутствии стабильного интернет‑соединения, либо заключение специализированной ИТ‑компании.

Сколько времени действует разрешение?

Разрешение выдается на срок до 12 месяцев. По истечении срока необходимо подать новое заявление или подтвердить возможность перехода на ЭТК.

Можно ли отказаться от бумажных книжек, если работник согласен?

Да. Если работник подписал согласие на ведение ЭТК, работодатель может вести только электронную книжку, даже если у организации есть разрешение на бумажный вариант.

Бланк «Заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе» – важный документ, позволяющий работодателям законно продолжать использовать традиционный способ учёта трудового стажа в условиях перехода к электронным трудовым книжкам. Правильное оформление, своевременная подача и соблюдение всех требований к содержанию заявления позволяют избежать штрафов и обеспечить непрерывность кадрового учёта.

Помните: даже в эпоху цифровизации закон оставляет место для бумажных форм, но только при наличии официального разрешения от ГИТ.

Статья подготовлена в соответствии с информацией, актуальной на 22 мая 2026 г.