С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 2026 году переходный период завершён, и большинство работодателей ведут учёт трудовой деятельности сотрудников исключительно в электронном виде через информационную систему Пенсионного фонда России (ПФР). Однако многие работники до сих пор не до конца понимают, что именно нужно приносить при трудоустройстве, если у них нет бумажной трудовой книжки — только электронная.

В этой статье мы подробно разберём, какие документы необходимо предоставить при устройстве на новую работу, если вы выбрали электронную трудовую книжку, и как правильно оформить этот процесс, чтобы избежать ошибок и задержек.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это не отдельный документ на бумаге, а цифровой профиль вашего трудового стажа, который формируется и хранится в системе Пенсионного фонда России. В нём автоматически регистрируются:

• ФИО, дата рождения, номер СНИЛС;
• наименование и реквизиты всех работодателей;
• даты и основания приёма на работу;
• даты и основания увольнения;
• сведения о переводах на другие должности, смене специальности или квалификации;
• награды, поощрения и другие значимые события трудовой деятельности.

Все эти данные вносятся работодателем в электронную форму ЕФС-1 и передаются в ПФР. Работник может в любое время проверить свою трудовую историю через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте Пенсионного фонда.

Что приносить на новую работу, если у вас электронная трудовая книжка?

Если вы ранее выбрали электронный формат трудовой книжки и отказались от бумажной — ваша бумажная трудовая книжка вам больше не нужна. Однако новый работодатель обязан получить сведения о вашей трудовой деятельности для оформления приёма на работу.

Что именно нужно принести?

Выписка из ЭТК, форма СТД-Р

Это главный документ, который вы должны предоставить новому работодателю. Он представляет собой официальную выписку из вашей электронной трудовой книжки, выданную предыдущим работодателем или полученная вами через ПФР.

Форма СТД-Р — это распечатанный документ на бланке, содержащий:

• Ваши ФИО и СНИЛС;
• все места работы с датами приёма и увольнения;
• должности и структурные подразделения;
• основания приёма и увольнения (например, «уволен по собственному желанию»);
• печать и подпись бывшего работодателя.

Этот документ имеет юридическую силу и является основанием для внесения записи о вашем трудоустройстве в ЭТК нового работодателя.

Альтернатива: электронная выписка СТД-СФР с цифровой подписью

Если вы получили выписку в электронном виде через личный кабинет ПФР или Госуслуг, вы можете предоставить её в виде файла с электронной цифровой подписью (ЭЦП) — это форма СТД-СФР.

Новый работодатель должен иметь возможность прочитать и проверить подпись — поэтому убедитесь, что файл открыт в программе, поддерживающей ЭЦП (например, «КриптоПро» или встроенная функция в Windows).

Электронная форма равнозначна бумажной и не требует дополнительного заверения.

Паспорт и СНИЛС, обязательны всегда

Независимо от формата трудовой книжки, при трудоустройстве вы обязаны предоставить:

• Паспорт — для идентификации личности;
• СНИЛС — для привязки данных к вашему индивидуальному лицевому счёту в ПФР.

Без этих документов оформление приёма невозможно.

Что делать, если у вас ещё есть бумажная трудовая книжка?

Если вы ранее не отказывались от бумажной трудовой книжки, то она остаётся вашим основным документом о трудовой деятельности. В этом случае:

• Вы приносите бумажную трудовую книжку;
• Новый работодатель вносит в неё запись о приёме;
• Если вы хотите перейти на ЭТК — подаёте заявление о переходе на электронную трудовую книжку (форма утверждена Приказом Минтруда № 593н).

После подачи заявления работодатель обязан:

1. Сделать запись в бумажной трудовой книжке: «Переход на ведение трудовой книжки в электронной форме»;
2. Выдать вам бумажную трудовую книжку под подпись;
3. Передать сведения о вашем трудоустройстве в ПФР в форме ЕФС-1.

После этого ваша трудовая история будет вестись только в электронном виде.

Что делать, если предыдущий работодатель не выдал выписку?

Если вы уволились и не получили выписку СТД-Р, вы имеете право требовать её. По закону работодатель обязан выдать выписку в течение трёх рабочих дней после вашего запроса.

Если он отказывается, вы можете:

• Написать официальное заявление на имя руководителя с просьбой выдать выписку;
• Обратиться в территориальное управление ПФР с заявлением о предоставлении сведений из ЭТК — они выдадут вам выписку напрямую;
• Запросить данные через личный кабинет на Госуслугах — там есть функция «Запросить выписку из ЭТК».

Что не нужно приносить

Многие работники ошибочно думают, что нужно приносить:

• Бумажную трудовую книжку — если вы уже отказались от неё и перешли на ЭТК, она вам больше не нужна.
• Справки с предыдущих мест работы — они не требуются, если у вас есть выписка СТД-Р или СТД-СФР.
• Копии приказов о приёме/увольнении — эти документы хранятся в ПФР и доступны через ЭТК.

Как оформить приём на работу с ЭТК — пошаговая инструкция для нового работодателя

Даже если вы — новый сотрудник, важно понимать, как должен действовать работодатель:

1. Вы получаете от вас паспорт, СНИЛС и выписку СТД-Р (или СТД-СФР).
2. Работодатель проверяет данные в выписке на соответствие паспорту и СНИЛС.
3. Заключает с вами трудовой договор.
4. Издает приказ о приёме на работу.
5. Заполняет и передаёт в ПФР форму ЕФС-1 — это главный кадровый отчёт, содержащий ваши данные и сведения о трудоустройстве.
6. Вносит запись о приёме в вашу электронную трудовую книжку — автоматически, через систему ПФР.

Важно! Работодатель не вносит записи в бумажную трудовую книжку, если вы уже перешли на ЭТК — это противоречит закону.

Что будет, если не предоставить выписку?

Если вы не предоставите выписку из ЭТК, новый работодатель не сможет официально оформить ваш приём, так как:

• Он не имеет права вносить данные о вашей предыдущей трудовой деятельности в ЭТК без подтверждения;
• Без этих данных он не сможет корректно сформировать ЕФС-1;
• Вы можете столкнуться с проблемами при начислении пенсии, больничных, отпусков — так как стаж не будет учтён полностью.

Поэтому не откладывайте получение выписки — это ключевой документ для вашего трудового будущего.

Где получить выписку СТД-Р или СТД-СФР?

Вы можете получить выписку тремя способами:

1. Через предыдущего работодателя, напишите заявление, и они обязаны выдать её в течение 3 дней.
2. Через портал Госуслуг — зайдите в личный кабинет → «Пенсионные накопления» → «Запросить выписку из ЭТК».
3. Через Пенсионный фонд — обратитесь в любое отделение ПФР с паспортом и СНИЛС, выписку выдадут на руки или на электронную почту.

Выписка выдаётся бесплатно и не требует оплаты.

Если вы перешли на электронную трудовую книжку, на новое место работы нужно приносить:

• Паспорт, для идентификации;
• СНИЛС, для привязки к ПФР;
• Выписку из ЭТК — СТД-Р (бумажная) или СТД-СФР (электронная с ЭЦП) — главный документ, подтверждающий ваш трудовой стаж.

Бумажную трудовую книжку приносить не нужно, если вы официально отказались от неё. Если вы её ещё храните — это означает, что вы не перешли на ЭТК, и тогда она остаётся вашим основным документом.

Помните: электронная трудовая книжка — это ваша цифровая история труда. Она надёжна, доступна 24/7 и не теряется. Главное, не забывайте своевременно запрашивать выписку при смене работы. Это защитит ваши права и обеспечит полный учёт стажа для будущей пенсии.

Совет: Сохраняйте копию выписки СТД-Р или СТД-СФР на своём устройстве и в облаке — это ваша «страховка» на случай потери оригинала.