С 1 января 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ, каждый работник имеет право выбрать, в каком формате он хочет хранить свою трудовую историю — в бумажном виде или в электронном. Однако выбор формата осуществляется исключительно по инициативе работника, и работодатель не вправе навязывать ни один из вариантов.
Что происходит, если работник не подал заявление?
Если сотрудник не написал заявление ни на ведение электронной трудовой книжки, ни на прекращение ведения бумажной — работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку в полном соответствии с действующим трудовым законодательством.
Это прямо закреплено в статье 66 Трудового кодекса РФ и в Постановлении Правительства РФ от № 1748. Согласно этим нормам:
- Отсутствие заявления от работника = автоматическое сохранение бумажной трудовой книжки.
- Работодатель не имеет права «по умолчанию» переводить сотрудника на электронный формат.
- Все записи о трудовой деятельности (прием на работу, переводы, увольнения, награды) продолжают вноситься в бумажную книжку.
Почему важно не игнорировать это правило?
Несоблюдение этого требования может привести к серьёзным последствиям:
- Штрафы от трудовой инспекции, за нарушение порядка ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ). Размер штрафа для организации — до 50 000 рублей, для ИП — до 5 000 рублей.
- Споры с сотрудниками — если работник в будущем захочет получить электронную трудовую книжку, но у него нет полной истории в бумажной, это может вызвать сложности при оформлении пенсии или при трудоустройстве в новой организации.
- Риск несоответствия данных — если работодатель ведёт ЭТК без заявления, а сотрудник не согласен с этим, возникает нарушение его права на личные данные (ФЗ-152 «О персональных данных»).
Что делать работодателю, если работник молчит?
Работодатель должен действовать по следующему алгоритму:
Не предполагайте ничего
Не считайте, что работник «забыл» или «не понял». Отсутствие заявления — это выбор в пользу бумажной книжки. Никаких «подразумеваемых» согласий быть не может.
Продолжайте вести бумажную трудовую книжку
Вносите все записи, как и раньше: при приеме, переводе, увольнении, присвоении званий и т.д. Все записи должны быть заверены печатью и подписью ответственного лица.
Подавайте сведения в Пенсионный фонд РФ
Даже если работник не выбрал ЭТК, работодатель обязан ежемесячно передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде (в формате СТД-Р). Это требование действует для всех работников, независимо от выбора формата хранения трудовой книжки.
Не давите на сотрудника
Ни в коем случае не требуйте от работника написать заявление «для порядка». Это может быть расценено как принуждение и нарушение его права на свободный выбор. Если сотрудник не хочет менять формат — это его законное право.
Проведите информационную работу (опционально)
Работодатель может разослать сотрудникам письмо или провести инструктаж, напоминая о праве выбора. Например:
«Уважаемые коллеги! Напоминаем, что вы имеете право выбрать формат хранения трудовой книжки: бумажный или электронный. Для этого необходимо подать письменное заявление в отдел кадров до 31 декабря 2025 года. Если заявление не будет подано — трудовая книжка будет вестись в бумажном виде, как и ранее».
Важно: это только информирование, а не требование. Сотрудник может ответить «не хочу», и это должно быть уважено.
Особый случай: новый сотрудник без трудовой книжки
Если работник впервые устраивается на работу и у него нет бумажной трудовой книжки, то работодатель обязан:
- Завести ему бумажную трудовую книжку (если он не подал заявление на ЭТК).
- Или — если он подал заявление на ЭТК — завести ему электронную трудовую книжку.
Если новый сотрудник не написал заявление, работодатель обязан завести ему бумажную трудовую книжку. Электронная книжка не может быть создана без согласия работника.
Что будет с 1 января 2026 года?
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период. Это означает, что:
- Все работники, которые не подали заявление на ЭТК, продолжают хранить бумажные трудовые книжки.
- Работодатели не обязаны прекращать ведение бумажных книжек для таких сотрудников.
- Электронные трудовые книжки становятся основным форматом только для новых сотрудников, которые подали заявление на ЭТК при трудоустройстве.
То есть: бумажные трудовые книжки не отменяются. Они остаются легальным и обязательным форматом для тех, кто не выбрал электронный.
Если работник не написал заявление на ведение трудовой книжки — это не ошибка, не забытая процедура, не пробел в кадровой работе. Это законный выбор в пользу сохранения бумажной трудовой книжки.
Ваша задача как работодателя — не заставить, а уважать.
Продолжайте вести бумажную трудовую книжку, передавайте сведения в ПФР, не давите на сотрудников, не нарушайте их права. Так вы защитите себя от штрафов, споров и репутационных рисков.
Помните: закон не требует от работника писать заявление, он требует от работодателя уважать его молчание.
Краткая памятка для кадровика:
- ❌ Нельзя заводить ЭТК без заявления работника.
- ✅ Если заявления нет — ведёться бумажная трудовая книжка.
- ✅ Все сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР в любом случае.
- ✅ Новые сотрудники без книжки — заводите бумажную, если не подано заявление на ЭТК.
- ✅ Не давите, не убеждайте, не требуйте — это право, а не обязанность работника.
Соблюдение этих правил — залог спокойной работы кадровой службы и защиты прав сотрудников. Всегда действуйте в рамках закона — и никаких проблем не возникнет.