С 2020 года в России действует электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Законодательство предоставляет гражданам право выбора способа ведения трудовой книжки‚ однако отсутствие явного заявления может привести к определённым последствиям как для работника‚ так и для работодателя․ Ниже подробно рассмотрим‚ что происходит‚ если сотрудник не делает выбор в пользу электронного формата‚ и как избежать возможных проблем․
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки‚ в которой сведения о трудовой деятельности гражданина хранятся в единой информационной системе Социального фонда России (СФР)․ Основные преимущества ЭТК:
- Мгновенный доступ к данным через портал «Госуслуги»;
- Исключение риска потери или повреждения документа;
- Автоматическое формирование выписок и справок;
- Прозрачность начисления пенсии и социальных выплат․
С 1 января 2021 года при первом трудоустройстве бумажные трудовые книжки больше не оформляются – новый сотрудник сразу получает электронную запись (если он не заявил об обратном)․
Законодательная база
Нормативное регулирование ведения трудовых книжек закреплено в Федеральном законе от № 439‑ФЗ «О трудовых книжках»․ Ключевые положения:
- Ч․ 2 ст․ 2 – если работник не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки‚ его трудовая книжка ведётся одновременно в бумажном и электронном виде;
- Ч․ 4‑5 ст․ 2 – для впервые трудоустраивающихся с 2021 года бумажные трудовые не оформляются; они не обязаны переходить на ЭТК‚ если у прежнего работодателя велась бумажная книжка;
- Закон не устанавливает прямой обязанности подать заявление‚ но допускает возможность привлечения к дисциплинарному взысканию за бездействие (по мнению специалистов Минтруда)․
Таким образом‚ выбор остаётся за работником‚ но бездействие приводит к двойному ведению записи․
Что происходит‚ если не подать заявление о выборе ЭТК?
Согласно информации из официальных источников (см․ предоставленный фрагмент):
«Следовательно‚ каждому сотруднику предоставлено право выбора‚ но обязанность сделать это прямо не прописана․ Кроме того‚ нет четко установленной ответственности‚ если заявление работник не подал․ Специалисты Минтруда допускают‚ что такого сотрудника можно привлечь к дисциплинарному взысканию․ Если работник не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки‚ то его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч․ 2 ст․ 2 Федерального закона от 439‑ФЗ)․»
То есть‚ в отсутствие заявления:
- Работодатель обязан вести двойную запись – бумажную и электронную;
- Все сведения о приёме‚ переводах‚ увольнениях‚ наградах и т․д․ дублируются в обеих формах;
- Работник сохраняет право позже подать заявление о переходе исключительно на электронный формат (или обратно на бумажный) – данные будут перенесены без потери․
Последствия для работника
Положительные аспекты
- Гарантированное сохранение данных в двух источниках – снижает риск полной потери информации;
- Возможность в любой момент перейти на полностью электронный формат‚ подав соответствующее заявление․
Отрицательные аспекты
- Необходимость следить за актуальностью обеих версий (особенно если работодатель ведёт записи нерегулярно);
- Повышенная вероятность расхождений между бумажной и электронной записью из‑за человеческого фактора;
- Сложности при получении выписок: иногда требуется предъявлять оба документа для подтверждения стажа;
- Потенциальный риск дисциплинарного взыскания со стороны работодателя‚ если внутренние регламенты компании предписывают своевременное подачу заявления․
Последствия для работодателя
Для организации отсутствие выбора сотрудника создаёт дополнительную административную нагрузку:
- Необходимость вести параллельный учёт в двух системах (бухгалтерия + кадры + СФР);
- Увеличение вероятности ошибок при синхронизации данных;
- Дополнительные расходы на печать‚ хранение и защиту бумажных документов;
- Сложности при аудите и проверках со стороны государственных органов – инспекторы могут требовать подтверждения того‚ что ведётся обе формы в соответствии с законом․
Однако‚ если работник всё же решит перейти на исключительно электронный формат‚ работодатель получает выгоду: упрощённое хранение‚ быстрый доступ к данным и снижение риска утраты документа․
Как избежать проблем и сделать правильный выбор
- Узнать свои права․ Ознакомиться с положениями ст․ 2 № 439‑ФЗ и локальными нормативными актами компании․
- Оценить удобство․ Если вы часто нуждаетесь в выписках‚ планируете удалённую работу или часто меняете работодателей – электронный формат предпочтительнее․
- Подать заявление вовремя․ Заявление можно оформить через личный кабинет на «Госуслугах» или непосредственно в отделе кадров предприятия․ После подачи заявления работодатель обязан вести запись только в выбранном формате․
- Контролировать синхронизацию․ Если вы решили пока оставить двойное ведение‚ периодически проверяйте соответствие данных в обеих версиях (например‚ раз в полгода)․
- Сохранять копии․ Сделайте электронную копию выписки из СФР и храните её в надёжном месте (облачное хранилище‚ зашифрованный носитель)․
Отказ от выбора способа ведения трудовой книжки не приводит к немедленным штрафным санкциям‚ но создаёт ситуацию двойного учёта‚ которая сопряжена с дополнительными трудовыми и административными рисками как для сотрудника‚ так и для работодателя․ Чтобы минимизировать возможные проблемы‚ рекомендуется:
- Осознанно определить предпочтительный формат (бумажный или электронный) на основе личных потребностей и планов карьерного роста;
- Своевременно подать заявление о выбранном способе через доступные каналы;
- Регулярно проверять актуальность данных в обеих системах‚ если выбрано двойное ведение;
- Хранить резервные копии выписок и справок․
Таким образом‚ осознанный подход к выбору способа ведения трудовой книжки позволит избежать лишних хлопот‚ обеспечит сохранность вашего трудового стажа и упростит взаимодействие с пенсионным фондом и будущими работодателями․