С введением возможности ведения электронной трудовой книжки (ЭТК) у работников и работодателей появился вопрос: что происходит, если сотрудник никак не выражает свою волю и не подаёт заявление о выборе формата? Законодательство даёт чёткий ответ, который защищает как интересы работника, так и работодателя.

Основное правило: сохранение бумажного варианта по умолчанию

Согласно действующему Трудовому кодексу РФ и разъяснениям Минтруда (письмо от № 14-2/В-141), если сотрудник не подал работодателю заявление о переходе на электронную форму, то работодатель обязан продолжать вести для него традиционную бумажную трудовую книжку в соответствии со статьёй 66 ТК РФ.

Это означает, что:

• Работодатель самостоятельно делает все записи в бумажном документе.
• Работодатель несёт ответственность за правильность ведения, хранение и выдачу дубликата.
• Сотрудник может в любой момент изменить своё решение.

Право сотрудника на изменение выбора

Отсутствие заявления в 2020 году (или в любой другой период) не лишает сотрудника права в будущем выбрать электронную форму. Он может подать заявление в любое время. После подачи заявления:

1. Работодатель обязан выдать сотруднику его бумажную трудовую книжку на руки.
2. С этого момента работодатель прекращает вести эту книжку и не несёт за неё ответственность.
3. Записи о трудовой деятельности сотрудника начинают вестись только в электронном виде в Единой государственной системе информации (ЕГИС) «Труд».
4. Работодатель не обязан делать по просьбе сотрудника выписки из бумажной книжки, которая теперь находится у него.

Можно ли привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за бездействие?

Нет, нельзя. Это важнейший вывод. Нормы трудового законодательства не предусматривают дисциплинарных взысканий (замечание, выговор, увольнение) за то, что сотрудник не подал заявление о выборе формата ведения трудовой книжки. Требование немедленно сделать такой выбор не является прямой обязанностью работника по трудовому договору. Поэтому непринятие решения не является нарушением трудовой дисциплины.

«Из приведенных норм следует, что неподача работником заявления о выборе формата трудовой книжки не может являться основанием для привлечения к дисциплинарной ответственности».

Что делать работодателю, если сотрудник «не определился»?

Работодатель не может заставить сотрудника подать заявление. Однако для минимизации рисков и соблюдения процедуры рекомендуется действовать следующим образом:

1. Направить сотруднику письменное уведомление (например, при приёме на работу или в отдельном письме) с разъяснением его права на выбор (бумажная или электронная форма) и с просьбой сообщить о своём решении в письменной форме (заявление).
2. Документировать факт уведомления (под роспись на копии уведомления, ввод в ЭЦП, отправка заказного письма).
3. При отсутствии ответа продолжать вести для такого сотрудника бумажную трудовую книжку по правилам статьи 66 ТК РФ. Это законное и безопасное поведение работодателя.
4. При увольнении сотрудника, который не подал заявление, выдавать ему бумажную трудовую книжку с внесёнными записями (или её дубликат, если оригинал утерян).

Краткий алгоритм для работодателя:

• Есть заявление о выборе ЭТК → выдаём бумажную книжку на руки, ведём записи только в ЭГИС «Труд».
• Нет заявления → ведём бумажную книжку, храним её у себя, несём за неё ответственность.
• Сотрудник требует выписку из «его» бумажной книжки, но она у него на руках (после перехода на ЭТК) → отказываем, так как ответственность за ведение и хранение лежит на нём.

Что делать, если при приёме на работу нет ни бумажной книжки, ни заявления об ЭТК?

Это распространённая ситуация. Если сотрудник не предоставил бумажную книжку (например, впервые устраивается на работу) и не подал заявление о ведении ЭТК, то:

1. Работодатель не оформляет дубликат (нечего дублировать, первоначальная запись отсутствует).
2. Работодатель начинает вести новую бумажную трудовую книжку с первой записи о приёме на данное место работы.
3. В графе «Сведения об обучении и повышении квалификации» (если есть) можно указать предыдущий опыт по словам работника, но это необязательно.
4. Факт отсутствия предыдущей книжки должен быть отражён в личной карточке работника (форма Т-2) или ином внутреннем документе.

Важные выводы

Без заявления — бумажная книжка. Работодатель ведёт и хранит её до увольнения.

Сотрудник всегда вправе сменить формат, подав заявление. После этого бумажная книжка переходит к нему.

Дисциплинарная ответственность за бездействие невозможна. Требовать заявление можно только в информационно-разъяснительных целях.

Работодатель должен действовать системно: уведомлять, фиксировать ответы (или их отсутствие) и в случае тишины — корректно вести бумажный документ.

Таким образом, если сотрудник не подал заявление, ситуация проста и безопасна для работодателя: продолжайте вести для него бумажную трудовую книжку по всем правилам. Все риски и ответственность за дальнейшую судьбу этого документа после увольнения лежат на сотруднике.