Вопрос о ведении трудовой книжки остаётся актуальным даже в эпоху перехода на электронный формат․ Несмотря на то, что многие компании уже используют электронные трудовые книжки (ЭТК), работник всё равно должен принять решение – вести бумажную, электронную или оба варианта․ Что происходит, если сотрудник не подал заявление о ведении трудовой книжки? Ниже разберём юридические последствия, обязанности работодателя и возможные пути решения․
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66․1, 66․2, 66․3․ В них прописаны правила оформления, ведения и хранения трудовых книжек․
- Федеральный закон № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов, связанных с переходом на электронный формат трудовой книжки» (с 1 января 2021 г․)․ В § 3 ст․ 2 закона указано, что при выдаче бумажной трудовой книжки работодатель освобождается от ответственности за её хранение, если работник дал согласие на предоставление сведений в электронном виде․
- Постановления Минтруда РФ и региональных органов (например, письмо Роструда от № ПГ/26715‑6‑1) уточняют порядок уведомления сотрудника о выборе формата․
Что означает «не подать заявление»?
Согласно ГАРАНТ․РУ и КонсультантПлюс, если работник не подал заявление о ведении трудовой книжки (бумажной или электронной), это считается основанием для продолжения ведения трудовой книжки на бумажном носителе․ Работодатель обязан:
- Выдать бумажную трудовую книжку при приёме на работу․
- Внести запись о приёме и о том, что работник не подал заявление о переходе на электронный формат․
- Обеспечить хранение и надёжную защиту бумажной книги до момента её передачи работнику․
Если работник в дальнейшем решит перейти на электронный формат, он должен подать заявление о согласии на предоставление сведений в электронном виде до 31 декабря 2020 г; (согласно старому правилу) или в течение 30 дней с момента перехода (по новому правилу)․
Что происходит, если заявление не подано?
- Работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку․ Это не является нарушением, но может привести к дополнительным расходам на хранение и обработку бумажных документов․
- Потенциальные риски для работника:
- Потеря доступа к данным о трудовой деятельности, если бумажная книга будет утеряна․
- Невозможность быстро получить сведения о трудовой истории при смене работодателя․
- Невозможность использовать электронные сервисы (например, портал «Работник»)․
- Нарушение прав работника (если он не получил бумажную книгу): В случае отказа работодателя от выдачи книги, работник может потребовать её выдачи по закону․ Если отказ сохраняется, можно обратиться в инспекцию труда;
Как действовать работодателю, если сотрудник не подал заявление?
- Уведомление сотрудника․ В письме (письмо Роструда от ) работодателю следует уведомить сотрудника о том, что бумажная трудовая книжка ему не оформляется, если он не подал заявление․ В письме должно быть указано: дата, срок подачи заявления, последствия отказа․
- Отправка заявления заказной корреспонденцией․ Если работодатель отказывается принять заявление, он может отправить его заказным письмом с уведомлением о вручении․ В письме должно быть подтверждение того, что работник получил уведомление․
- Проведение проверки․ Если работник до конца года не подал заявление, работодателю следует проверить наличие у него бумажной книги и убедиться, что она хранится в соответствии с требованиями․
Как действовать сотруднику, если он не подал заявление?
- Определитесь с форматом․ Если вы предпочитаете бумажную книгу, просто не подавайте заявление о переходе на электронный формат․ Работодатель обязан выдать вам бумажную книгу․
- Если хотите перейти на электронный формат, подайте заявление․ Сделайте это в кадровую службу до 31 декабря 2020 г; (если применимо) или в течение 30 дней с момента перехода․ В заявлении укажите согласие на предоставление сведений в электронном виде․
- Проверьте наличие записи о приёме․ В бумажной книге должна быть запись о приёме и о том, что вы не подали заявление о переходе․
- Если работодатель отказывается выдать книгу, обратитесь в инспекцию труда․ Подача жалобы поможет восстановить ваши права․
Практические рекомендации
- Сохраните копию всех заявлений и писем, связанных с трудовой книжкой․
- Регулярно проверяйте статус вашей трудовой книжки в системе «Работник» (если вы используете электронный формат)․
- Если вы работаете удалённо, уточните у работодателя, как будет вестися хранение и доступ к вашей трудовой книжке․
- В случае конфликтов с работодателем, обратитесь к юристу по трудовому праву․
Краткое резюме
Если сотрудник не подал заявление о ведении трудовой книжки, работодатель обязан вести бумажную книгу и хранить её надёжно․ Работник, желающий перейти на электронный формат, должен подать заявление до установленного срока․ Отказ работодателя от выдачи книги может привести к юридическим последствиям, и работник имеет право обратиться в инспекцию труда․ Важно помнить, что обе стороны должны соблюдать требования ТК РФ и Федерального закона № 439-ФЗ․
Таким образом, отсутствие заявления не является нарушением, но может создать неудобства для обеих сторон․ Быстрая и своевременная коммуникация – ключ к правильному ведению трудовой книжки․