С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это знаковое событие меняет подход к учету трудового стажа. Многие работники, уже получившие ЭТК, задаются вопросом: а что теперь происходит с их старой, «бумажной» трудовой книжкой? Важно помнить: бумажный документ не теряет свою юридическую силу автоматически, но его роль и порядок работы с ним кардинально меняются.
Ключевые изменения с 1 января 2026 года
Завершение переходного периода означает следующие основные положения:
- Трудовая книжка РФ (ТК РФ) в бумажном виде больше не выдается при приеме на работу новым сотрудникам, если у них ранее не было такой книжки.
- Все записи о работе и стаже ведутся исключительно в электронном виде в единой государственной информационной системе (ЕГИС) «Трудовая книжка».
- Бумажная трудовая книжка, выданная ранее, продолжает действовать как документ, подтверждающий стаж, накопленный до перехода на ЭТК.
Что происходит с уже имеющейся бумажной трудовой книжкой?
Она остается у вас как подтверждение прошлого стажа
Ваша старая книжка с записями до перехода на ЭТК — это исторический документ. Она подтверждает ваш опыт работы, накопленный до момента открытия электронной книжки. Ее необходимо сохранить в надежном месте, так как она может потребоваться для:
- Расчета пенсии (если в ЕГИС есть пробелы или спорные моменты).
- Подтверждения стажа для других социальных выплат.
- Разрешения спорных ситуаций с работодателем по прошлым периодам.
Происходит «закрытие» бумажной книжки
После того как работодатель внес все данные о вашей работе в ЭТК, он обязан оформить в бумажной книжке последнюю запись. Обычно это выглядит так:
- В разделе «Сведения об увольнении» делается запись об увольнении с последнего места работы, где использовалась бумажная книжка.
- В разделе «Сведения о работе» ставится штамп или делается запись: «Сведения о трудовой деятельности переданы в электронную трудовую книжку. Бумажная трудовая книжка не действует с [дата]».
- Книжка возвращается работнику.
Важно: После такой отметки бумажная книжка не используется для дальнейшего учета. Все новые записи будут только в ЭТК.
Храните ее как личный документ
С этого момента ваша бумажная трудовая книжка становится личным архивным документом. Рекомендуется:
- Поместить ее в прочную папку или файл.
- Сделать цветные сканы или фотокопии всех страниц (особенно тех, где есть записи).
- Хранить в безопасном и сухом месте, вместе с другими важными документами (паспорт, дипломы и т.д.).
Как выглядит новая электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это не физический документ, а защищенная запись в государственной информационной системе. Доступ к ней у вас есть:
- Через личный кабинет на портале «Работа в России» (gosuslugi.ru) или на сайте «Трудовая книжка» (trudkniga.ru).
- Через мобильное приложение «Трудовая книжка».
- По запросу в Пенсионном фонде России (ПФР) — вы можете получить официальную выписку из ЭТК на бумаге.
В ЭТК автоматически попадают все сведения о вашем трудоустройстве и увольнении, которые работодатель передает в систему. Вы можете в любой момент проверить актуальность записей.
Практические шаги для сотрудника после перехода на ЭТК
Шаг 1: Получите свою бумажную книжку с отметкой о закрытии
При увольнении с последнего места работы, где использовалась бумажная книжка, требуйте ее возврата. Убедитесь, что в ней есть завершающая запись об увольнении и штамп о передаче сведений в ЭТК.
Шаг 2: Проверьте данные в своей ЭТК
В течение 5 рабочих дней после увольнения зайдите в личный кабинет на портале «Работа в России» и проверьте, что:
- Ваша запись об увольнении отражена корректно.
- Все предыдущие периоды работы (из бумажной книжки) были перенесены в систему. Если какие-то записи отсутствуют — обратитесь к предыдущим работодателям или в ПФР для уточнения.
Шаг 3: Сохраните бумажную книжку и ее копии
Как уже сказано, храните оригинал и его сканы. Это ваш «страховочный полис» на случай, если в электронной системе возникнут технические ошибки или неполные данные.
Шаг 4: Для важных целей используйте выписку из ЭТК
Если вам нужно подтвердить стаж для пенсии, кредита или иных целей, официальным документом является выписка из ЭТК, заверенная электронной подписью. Ее можно:
- Скачать самостоятельно из личного кабинета (она имеет юридическую силу).
- Заказать в отделении Пенсионного фонда.
Бумажная книжка с отметкой о закрытии может быть принята как вспомогательный документ, но основным является выписка из ЭТК.
Что делать, если бумажная трудовая книжка утеряна или испорчена?
Даже после перехода на ЭТК, если у вас утеряна или повреждена бумажная книжка с записями до перехода, вы имеете право на ее восстановление. Для этого:
- Обратитесь с заявлением в Пенсионный фонд России (ПФР);
- ПФР на основании данных из ЕГИС «Трудовая книжка» и других архивных сведений выдаст вам дубликат бумажной трудовой книжки (с записями, актуальными на дату ее закрытия) или справку о трудовом стаже.
- Этот дубликат будет иметь такую же юридическую силу, как и оригинал.
Важно: Восстанавливать нужно именно записи, которые были в бумажной книжке до перехода. Все записи, сделанные после открытия ЭТК, хранятся только в электронном виде.
- Бумажная книжка не выбрасывайте! Это ваш документ о прошлом стаже.
- Убедитесь, что в ней есть отметка о закрытии и она возвращена вам при последнем увольнении.
- Храните ее бережно вместе с копиями.
- Для текущих и будущих подтверждений стажа используйте выписку из ЭТК из личного кабинета или ПФР.
- Регулярно проверяйте данные в своей электронной трудовой книжке на портале «Работа в России».
- При утере бумажной книжки с «историческими» записями обращайтесь в ПФР за восстановлением.
Примечание: Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обращаться к кадровым специалистам, в Пенсионный фонд России или юридическим консультантам;