Государственная инспекция труда (ГИТ) — это орган федерального контроля, задача которого, обеспечить соблюдение трудового законодательства на всех уровнях. Её проверки могут быть плановыми или внеплановыми (по жалобам, обращениям, нарушениям). Независимо от типа проверки, инспекторы имеют право запрашивать широкий спектр документов, связанных с трудовыми отношениями, охраной труда, выплатой заработной платы и другими аспектами трудового права.

Важно понимать: нет единого жёстко зафиксированного перечня документов, который проверяется при каждом визите. Однако на практике инспекторы всегда обращают внимание на ключевые группы документов, регламентированные Трудовым кодексом РФ, ФЗ-294 и другими нормативными актами. Ниже — подробный и структурированный список того, что проверяет ГИТ в 2026 году.

Организационные и учредительные документы

Инспекторы проверяют, насколько организация легально функционирует и уполномочены ли её сотрудники принимать кадровые решения.

• Учредительные документы (Устав, свидетельство о регистрации, ЕГРЮЛ/ЕГРИП)
• Приказы о назначении руководителя, главного бухгалтера, ответственного за охрану труда
• Приказы о создании комиссии по охране труда
• Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц (доверенности, должностные инструкции)

Документы по трудоустройству сотрудников

Это одна из самых частых зон нарушений. Инспекторы тщательно проверяют, как оформлены все работники.

• Трудовые договоры, с каждым сотрудником, включая временных, сезонных, совместителей. Проверяется соответствие содержания ТК РФ, наличие всех обязательных условий (должность, оклад, график, испытательный срок и т.д.)
• Дополнительные соглашения, к трудовым договорам (о смене должности, условий оплаты, переводе на другую работу)
• Приказы о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1а)
• Приказы об увольнении, с указанием оснований, соответствующих ТК РФ
• Личные карточки сотрудников (форма № Т-2)
• Трудовые книжки — проверяется правильность внесения записей, наличие подписей, печатей, отсутствие исправлений
• Документы о прохождении испытательного срока — при наличии

Документы по оплате труда и расчётам с работниками

Нарушения в сфере заработной платы — одна из главных причин внеплановых проверок.

• Табели учёта рабочего времени — за последние 3–6 месяцев (проверяется соответствие фактического отработанного времени и начисленной зарплаты)
• Расчётные листки — за последние 3 месяца (проверяется корректность начислений: оклад, премии, надбавки, удержания)
• Положения об оплате труда, премировании, стимулирующих выплатах — должны быть утверждены приказом и согласованы с профсоюзом (если есть)
• Приказы об установлении окладов, повышении зарплаты, премировании
• Выписки из банка, подтверждающие факт перечисления зарплаты на счета сотрудников
• Документы по выплате компенсаций, за неиспользованный отпуск, командировки, сверхурочную работу

Документы по охране труда

Охрана труда — одна из самых строго контролируемых сфер. Нарушения здесь могут повлечь штрафы и даже приостановку деятельности.

• Положение об охране труда
• Инструкции по охране труда — для каждой должности/профессии, подписанные работниками
• Журналы инструктажей — первичный, целевой, повторный (с подписями сотрудников)
• Приказы о назначении ответственного за охрану труда
• Акты проверки знаний по охране труда (протоколы аттестаций)
• Журналы регистрации инструктажей по пожарной безопасности
• Сведения о проведении специальной оценки условий труда (СОУТ) — отчёт, протоколы, приказ об утверждении
• Медицинские осмотры, приказы, журналы, направления, заключения медучреждений
• Средства индивидуальной защиты (СИЗ) — журналы выдачи, учёт, нормы обеспечения

Локальные нормативные акты (ЛНА)

Все внутренние правила организации, регулирующие трудовые отношения, должны быть оформлены в соответствии с законом.

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
• Положение о дисциплинарной ответственности
• Положение об оплате труда
• Положение о премировании
• Положение о рабочем времени и отдыхе
• Положение о служебной командировке
• Положение о социальных гарантиях

Важно: все ЛНА должны быть утверждены приказом руководителя, официально опубликованы (например, на стенде или в личных кабинетах), и подписаны работниками при ознакомлении.

Документы по работе с внешними подрядчиками и самозанятыми

С 2025 года ГИТ активно проверяет, не маскируются ли трудовые отношения под гражданско-правовые договоры (ГПД).

• Договоры с ИП и самозанятыми
• Акты выполненных работ / оказанных услуг
• Переписка с подрядчиками
• Выписки из сервиса «Мой налог» (для самозанятых)
• Документы, подтверждающие отсутствие подчинённости (например, отсутствие графика, дисциплинарного контроля, выдачи СИЗ и т.д.)

Если инспектор обнаружит признаки трудовых отношений в ГПД — это будет расценено как уклонение от оформления трудового договора и повлечёт штрафы.

Документы по отпускам и времени отдыха

• График отпусков на текущий и следующий год
• Заявления на отпуск
• Приказы об отпусках
• Журналы учёта отпусков
• Расчёты компенсаций за неиспользованный отпуск

Документы по работе с несовершеннолетними и женщинами

• Приказы о приёме на работу несовершеннолетних
• Медицинские справки о допуске к работе
• Графики работы с учётом ограничений (не более 35 часов в неделю)
• Документы о предоставлении дополнительных отпусков женщинам с детьми

Как подготовиться к проверке ГИТ?

1. Создайте «проверочный пакет» — соберите все перечисленные выше документы в одном месте (электронно и на бумаге).
2. Проведите внутренний аудит — проверьте, все ли договоры подписаны, все ли инструкции есть, все ли сотрудники прошли инструктажи.
3. Обновите ЛНА — убедитесь, что правила внутреннего трудового распорядка и положения об оплате труда соответствуют актуальным требованиям закона.
4. Обучите кадровиков и бухгалтеров — они должны знать, где хранятся документы и как их правильно оформлять.
5. Не игнорируйте жалобы — если сотрудник пожаловался в ГИТ, проверка почти гарантирована. Лучше решить проблему внутри компании заранее.

Что делать, если пришла проверка?

• Попросите инспектора предъявить удостоверение и приказ о проведении проверки.
• Уточните цель проверки, сроки и список запрашиваемых документов.
• Не отказывайтесь от передачи документов — это может быть расценено как уклонение от проверки.
• Всё передавайте с актом приёма-передачи и подписью инспектора.
• Если вы не согласны с выводами, подавайте письменные возражения в течение 15 дней.

Государственная инспекция труда проверяет не только «бумаги», но и реальное соблюдение прав работников. Даже если все документы оформлены идеально, но на практике сотрудники работают сверхурочно без оплаты, не получают отпуска или не проходят инструктажи — это будет расценено как серьёзное нарушение.

Главный совет: не ждите приезда инспектора. Регулярно проводите внутренние проверки, обучайте кадровую службу, следите за изменениями в законодательстве — и вы снизите риски до минимума. Лучше потратить время на подготовку, чем платить штрафы, которые могут достигать до 200 000 рублей за одно нарушение (по ст. 5.27 КоАП РФ).

Помните: закон — не враг, а инструмент защиты. Грамотное документирование — это не бюрократия, а залог стабильности вашей компании и уважения к сотрудникам.