С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь каждый работник и работодатель имеют доступ к одной и той же цифровой записи о трудовом стаже, которая хранится в системе Социального фонда России. Вопрос, который часто задают работодатели, звучит так: «Что именно я смогу увидеть в электронной трудовой книжке моего сотрудника?»

Ключевые элементы, доступные работодателю

В электронном формате трудовой книжки хранится следующая информация, которую работодатель может просматривать и заполнять:

• Персональные данные сотрудника: ФИО, дата рождения, СНИЛС, паспортные данные.
• Период работы: даты начала и окончания трудового договора, а также промежуточные периоды при смене должности или места работы.
• Должность и подразделение: название должности, код должности, код подразделения.
• Условия труда: вид занятости (полная, неполная), режим работы, график.
• Зарплата и начисления: базовая ставка, надбавки, премии, выплаты по отпуску.
• Причина увольнения: добровольное увольнение, сокращение, расторжение по инициативе работодателя.
• Сведения о стаже: общее количество лет и месяцев стажа, начисленные отчисления в пенсионный фонд.
• Периодический контроль: даты проверок и подтверждений со стороны работодателя.

Все эти данные автоматически передаются в систему Социального фонда России (ПФУ) после внесения их работодателем. Это обеспечивает прозрачность и точность учета трудового стажа.

Как работает процесс внесения данных работодателем

1. Регистрация в системе: Работодатель регистрируется в портале Госуслуги и получает доступ к разделу «Электронная трудовая книжка».
2. Внесение информации: При приёме нового сотрудника работодатель заполняет поля с персональными данными и датой начала работы.
3. Периодическое обновление: При изменении должности, зарплаты или графика работы работодатель обновляет запись.
4. Подтверждение: После внесения данных работодатель подтверждает их правильность, после чего они становятся доступными для сотрудника.

Важно отметить, что работодатель может видеть только те данные, которые он сам внес. Если работник не заполнил заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, в системе одновременно сохраняется и электронный, и бумажный варианты.

Права работодателя и сотрудника в системе ЭТК

В системе электронных трудовых книжек соблюдаются строгие правила разграничения прав доступа:

• Работодатель: имеет полный доступ к данным, которые он сам ввёл, а также к общей информации о стаже сотрудника (например, общее число лет работы).
• Сотрудник: может просматривать все данные, включая те, которые ввёл работодатель, а также собственные записи о стаже.
• Проверка корректности: Сотрудник может проверить, действительно ли работодатель внес все данные в систему. При обнаружении ошибок сотрудник может инициировать корректировку через портал.

Преимущества электронного формата для работодателя

• Устранение риска потери данных: В бумажной трудовой книжке легко потерять или повредить запись. В электронном формате данные защищены резервным копированием.
• Сокращение бумажных расходов: Нет необходимости печатать и хранить бумажные копии.
• Автоматизация расчётов: Система автоматически рассчитывает пенсионные отчисления и начисления.
• Соблюдение законодательства: Внесение данных в реальном времени обеспечивает соответствие требованиям ФЗ-152 и ФЗ-152.

Что делать, если данные в ЭТК неверны?

Если сотрудник обнаруживает неточности в своей электронной трудовой книжке, он может предпринять следующие шаги:

1. Обратиться к работодателю с просьбой уточнить или исправить данные.
2. Если работодатель не реагирует, подать заявление в Госуслуги о проверке и корректировке данных.
3. При необходимости обратиться в службу поддержки ПФУ для разъяснения ситуации.

Электронная трудовая книжка предоставляет работодателю полный доступ к информации о трудовом стаже сотрудника, но при этом защищает права работника. Благодаря автоматизации и прозрачности процесса, обе стороны могут быть уверены в точности и достоверности данных. Внедрение ЭТК стало важным шагом в цифровизации трудового учета в России, обеспечивая более эффективное взаимодействие между работодателем, сотрудником и государственными органами.