Трудовая книжка — это особого вида официальный документ, в котором фиксируется трудовой путь гражданина. По закону информация в нее записывается вручную, а само написание должно строго соответствовать всем установленным правилам и нормативам. Для каждой записи в книжке отведено определенное место, и каждому кадровому работнику жизненно важно знать, какие именно сведения вносятся в этот документ. В этой статье мы подробно разберем, что же находится внутри трудовой книжки, как бумажной, так и электронной.

Историческая справка

Интересно, что первые прототипы трудовых книжек появились во Франции еще в сентябре 1781 года. Их главной целью было регулирование движения рабочей силы, а выпускали эти документы местные власти. В той французской книжке содержались личные данные работника, сведения о мастерских, в которых он трудился, а также информация о взятых на себя обязательствах и долгах перед каждым работодателем. Современная трудовая книжка, конечно, имеет иной формат и назначение.

Какие сведения содержатся в трудовой книжке

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе;

Сведения о работнике (ьный лист)

Заполнение документа всегда начинается с ьного листа. Здесь размещается базовая информация о владельце:

• Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений);
• Дата рождения;
• Уровень образования, профессия, специальность (на основании предоставленных документов об образовании);
• Дата заполнения трудовой книжки;
• Подпись работника и подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек;
• Печать организации (при наличии).

Сведения о работе

Это самый объемный раздел трудовой книжки. В разделе «Сведения о работе» фиксируется:

1. Прием на работу: указывается дата приема, наименование организации, структурное подразделение и должность/профессия работника.
2. Перевод на другую постоянную работу: если сотрудника перевели в другое подразделение или на иную должность, это обязательно отражается в книжке.
3. Увольнение работника: вносится запись об увольнении, дата прекращения трудового договора, а также основания прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующую статью, часть и пункт ТК РФ.

Все записи о выполняемой работе, переводе, квалификации и награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения.

Сведения о награждениях

В трудовую книжку вносятся сведения о награждениях за успехи в работе: государственными наградами, почетными грамотами, присвоением званий и другими знаками отличия. Важно: записи о взысканиях (выговорах, замечаниях) в трудовую книжку не вносятся (за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием стало увольнение).

Правила оформления записей

К оформлению трудовой книжки предъявляются строгие требования. Очень важно соблюдать грамотность и аккуратность, за ошибки отвечает работодатель.

Формат дат: записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами. Число и месяц записываются двузначными числами, а год — четырехзначным. Например, если работник был принят на работу 20 мая 2025 года, запись в трудовой книжке будет выглядеть так: .

Ознакомление работника: каждая внесенная запись дублируется в личной карточке сотрудника (форма Т-2). Именно там работник своей подписью подтверждает, что содержание записи ему известно и он с ней согласен.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С переходом на цифровой формат ведения учета возникло понятие электронной трудовой книжки. Перечень сведений в электронной трудовой книжке аналогичен практически всем сведениям, которые содержатся в бумажной версии (информация о работнике, трудовая функция, переводы, увольнения и т.д.).

Как совмещаются бумажная и электронная версии

Тем работникам, кто решил оставить бумажную трудовую книжку, работодатель продолжает вести учет трудовой деятельности одновременно в двух видах: как в бумажном, так и в электронном виде. Сведения о выборе работника направлялись в Пенсионный фонд РФ и там фиксировались. Если работник не подал никакого заявления о переходе на ЭТК, по умолчанию считалось, что он выразил пожелание о продолжении ведения по нему бумажной трудовой книжки.

Как ознакомиться со сведениями в ЭТК

Теперь граждане могут самостоятельно отслеживать учет своей трудовой деятельности в электронном виде. Для этого не нужно запрашивать бумажную выписку у работодателя. Ознакомиться со сведениями, которые содержатся в электронной трудовой книжке, можно следующими способами:

• В личном кабинете на официальном сайте Пенсионного фонда РФ;
• На портале Госуслуг.

Трудовая книжка остается важнейшим документом, подтверждающим стаж и профессиональный путь человека. Независимо от того, остается ли она в привычном бумажном формате или перешла в электронный вид, знания о том, какие записи в ней содержатся, как они оформляются и как их проверить, необходимы как работодателю, так и самому работнику для защиты своих прав и контроля за карьерной историей.