Акт изменения в трудовой книжке – это официальный документ, который оформляется работодателем для внесения изменений или исправлений в записи, сделанные в трудовой книжке работника. Он необходим для внесения корректной информации о работе, образовании, квалификации и других сведениях, которые могли быть записаны неверно или требуют дополнения.

Важно помнить: Акт изменения является обязательным документом при внесении исправлений в трудовую книжку. Он подтверждает факт внесения изменений и содержит информацию о причинах и основаниях для этих изменений.

Когда требуется акт изменения?

Акт изменения составляется в следующих случаях:

• Исправление ошибок: Если в трудовой книжке допущена ошибка при записи фамилии, имени, отчества, даты рождения, места работы, должности, заработной платы и других сведений.
• Дополнение информации: Если необходимо добавить сведения об образовании, квалификации, полученных наградах, поощрениях, изменении в трудовой функции и т.д.
• Изменение формулировки увольнения: В случае, если увольнение произошло по решению суда, необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку.
• Перевод на другую должность: При изменении трудовой функции работника или его перевода на другую должность.
• Другие изменения: Любые другие изменения, требующие внесения в трудовую книжку.

Кто вносит изменения в трудовую книжку?

Изменения в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку или имеет право вносить изменения в соответствии с законодательством.

Как правильно составить акт изменения в трудовой книжке?

Акт изменения составляется работодателем в двух экземплярах: один остается в делопроизводстве организации, второй выдается работнику.

Структура акта изменения:

Шапка акта:

• Наименование организации (полное юридическое название).
• Дата составления акта.
• Номер акта (порядковый номер, который присваивается актам изменения).

Информация о работнике:

• ФИО работника.
• Дата рождения.
• Номер трудовой книжки.

Основание для внесения изменений:

• Подробное описание причины внесения изменений (например, «исправление ошибки в записи о дате рождения», «добавление информации об образовании», «перевод на другую должность»).
• Указание документа, на основании которого вносятся изменения (например, копия паспорта, справка об образовании, копия приказа о переводе).

Содержание изменений:

• Подробное описание изменений, которые вносятся в трудовую книжку (например, «дата рождения изменена с на «, «добавлена запись об окончании высшего учебного заведения»).

Подписи:

• Подпись руководителя организации (или уполномоченного им лица).
• Подпись главного бухгалтера (или уполномоченного им лица).
• Подпись работника (подтверждение ознакомления с актом).

Пример заполнения акта изменения (фрагмент):

АКТ
изменения в трудовую книжку

Наименование организации: ООО «Ромашка»
Дата составления: 2026-05-22
Номер акта: 123/2026

Информация о работнике:
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 1980-01-01
Номер трудовой книжки: 123456

Основание для внесения изменений:
Исправление ошибки в записи о дате рождения. На основании представленной копии паспорта.

Содержание изменений:
Дата рождения изменена с на .

Руководитель организации: ____________________ / Петров П.П. /
Главный бухгалтер: ____________________ / Сидорова С.С. /

Подпись работника: ____________________ / Иванов И.И. /

Что не подлежит исправлению в трудовой книжке?

Согласно законодательству, не допускается исправление следующих записей в трудовой книжке:

• Записи о приеме на работу.
• Записи об увольнении.
• Записи о наградах, поощрениях, премиях, дисциплинарных взысканиях.
• Записи о периодах работы, дающих право на стаж.

Исправление этих записей возможно только при наличии соответствующего документа (например, решения суда).

Важные моменты

• Работодатель обязан внести изменения в трудовую книжку в течение 3 рабочих дней со дня получения документов, подтверждающих необходимость внесения изменений.
• Работник имеет право ознакомиться с актом изменения и внести свои замечания.
• В случае несогласия с внесенными изменениями работник может обратиться в суд.
• Ошибки в трудовой книжке могут повлиять на размер будущей пенсии, поэтому важно своевременно исправлять их.

Где можно получить бланк акта изменения?

Бланк акта изменения можно получить в отделе кадров организации или скачать из интернета (например, на сайте Госуслуг или на сайтах, посвященных трудовому праву).

Акт изменения в трудовой книжке – важный документ, который позволяет поддерживать актуальность информации о трудовой деятельности работника. Соблюдение правил составления и внесения изменений в трудовую книжку поможет избежать проблем с начислением пенсии и другими социальными выплатами.