В процессе ведения кадровой документации часто возникает ситуация, когда у сотрудника не существует или отсутствует официальная трудовая книжка. Такое обстоятельство требует оформления специального акта, который фиксирует факт отсутствия (или утраты) трудовой книжки и подтверждает законность действий работодателя. Ниже представлено подробное описание того, что такое акт об отсутствии трудовой книжки, как он оформляется, какие требования к нему предъявляются и какие последствия могут возникнуть.
Акт – это официальный документ, в котором фиксируется факт отсутствия (или утраты) у работника трудовой книжки. Он используется в следующих случаях:
- при приёме на работу, когда у кандидата нет трудовой книжки;
- при потере, краже или повреждении оригинала;
- при переходе сотрудника на новую организацию, если прежняя книжка не была передана.
Акт служит подтверждением того, что работник имеет право на труд, а работодатель – на оформление соответствующего документа (электронной трудовой книжки, выписки из личного кабинета и т.п.).
Нормативная база
В России оформление и хранение трудовой документации регулируется Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом № 149-ФЗ «Об основах охраны труда в России» и другими нормативными актами. Основные положения:
- Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий периоды работы, места работы, воинскую службу и иные сведения, необходимые для расчёта пенсии.
- Потеря или отсутствие книжки не освобождает работодателя от обязанности вести кадровую документацию.
- В случае отсутствия оригинала работодатель обязан оформить акт, в котором фиксируется причина отсутствия.
Как правильно оформить акт об отсутствии трудовой книжки?
Ниже приведён шаблон оформления акта. Важно, чтобы документ был подписан уполномоченными лицами и приложил необходимые подтверждения.
Шапка акта
АКТ о отсутствии трудовой книжки у работника
Основная часть
В тексте акта указываются:
- ФИО работника;
- Должность/подразделение;
- Дата приёма на работу;
- Номер и серия (если имеются) трудовой книжки;
- Причина отсутствия (потеря, кража, невыдача и т.д.);
- Дата и место выдачи (если известны);
- Подтверждающие документы (полицейский протокол, справка от банка и др.).
Подписи
Акт подписывают:
- HR‑менеджер или руководитель отдела кадров;
- Директор (или уполномоченное лицо);
- Сам работник (приём в руки копии акта).
Приложения
К акту могут быть приложены:
- Копия трудовой книжки (если имеется);
- Полицейский протокол о краже;
- Справка от банка о невозможности открыть личный счёт;
- Любые другие документы, подтверждающие обстоятельства.
Последствия отсутствия трудовой книжки
Отсутствие или утрата трудовой книжки может привести к следующим последствиям:
- Недостоверность данных при расчёте стажа и выплаты пенсии.
- Задержки в оформлении социальных выплат.
- Риски при проверках трудовой инспекции.
- Необходимость оформления новой (электронной) трудовой книжки.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
С 2025 года многие организации переходят на электронные формы трудовой документации. Чтобы подтвердить наличие электронной трудовой книжки, достаточно:
- Предоставить работнику доступ к личному кабинету на портале Трудовой ресурс или аналогичному сервису.
- Сформировать справку о выдаче электронного документа, подписанную уполномоченным лицом.
- Включить в акт ссылку на электронный документ и приложить копию подтверждения доступа.
Пример готового акта
<div style="font-family:Arial, sans-serif; line-height:1.5;"> <h2>АКТ</h2> <p>о <b>отсутствии</b> трудовой книжки у работника</p> <p>ФИО: Иванов Иван Иванович</p> <p>Должность: Бухгалтер</p> <p>Место работы: ООО «Пример»</p> <p>Дата приёма на работу: </p> <p>Причина отсутствия: Потеря оригинала в результате переезда</p> <p>Подтверждающие документы: Протокол полиции № 12345 от </p> <p>Подпись HR‑менеджера: _______________________</p> <p>Подпись руководителя: _______________________</p> <p>Подпись работника: _______________________</p> </div>
Акт об отсутствии трудовой книжки – обязательный документ, который позволяет юридически оформить ситуацию, когда у сотрудника нет или она утеряна. Правильное оформление акта, соблюдение требований Трудового кодекса и наличие подтверждающих документов позволяют избежать юридических рисков и обеспечить корректное оформление трудовых отношений.
Если у вас возникнут вопросы по подготовке акта или необходима помощь в оформлении электронной трудовой книжки, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому сопровождению.
Дата публикации: , 21:12:26 ()