Дата актуализации:
Что такое акт приема‑передачи трудовых книжек?
Акт приема‑передачи трудовых книжек – это документ, фиксирующий факт передачи (или возврата) трудовых книжек и их вкладышей от одного лица к другому (обычно от кадрового отдела к работнику, от работника к новому работодателю, между подразделениями организации и т.п.). Он подтверждает, что обе стороны согласны с тем, что книжка передана в надлежащем состоянии и что за её сохранность несёт ответственность получатель.
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 62, 66) и приказу Минтруда России от № 428н, трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим трудовую историю работника. При передаче книжки необходимо оформить акт, который будет являться доказательством выполнения обязательств сторон.
Когда составляется акт?
- При приёме на работу нового сотрудника (передача от прежнего работодателя).
- При увольнении (возврат от работника к работодателю).
- При переводе сотрудника в другое подразделение, где ведётся отдельный кадровый учёт.
- При проведении инвентаризации кадровой документации.
- В случае утери/повреждения – для фиксации обстоятельств.
Содержание типового шаблона акта
Документ может быть оформлен в произвольной письменной форме, однако большинство организаций используют один из следующих стандартных шаблонов. Ниже – типовая структура, включающая все обязательные реквизиты.
| Акт приема‑передачи трудовых книжек | |
|---|---|
| Дата составления: «__» __________ 20__ г. | |
| Место составления: ___________________________ | |
| Состав комиссии (при необходимости): | |
| Председатель комиссии | ____________________ Ф.И.О., должность |
| Члены комиссии | ____________________ Ф.И.О., должность |
| Стороны акта | |
| Передающая сторона | ____________________ (наименование организации, ИНН, адрес) |
| Получающая сторона | ____________________ (Ф.И.О. работника, должность, табельный номер) |
| Перечень передаваемых трудовых книжек и вкладышей | |
| |
| Подтверждение факта передачи | |
| Подпись передающего | ____________________ / Ф.И.О. / Должность |
| Подпись получающего | ____________________ / Ф.И.О. / Должность |
| (При наличии комиссии – подписи её членов) | |
Пошаговая инструкция заполнения акта
- Определите необходимость акта. Убедитесь, что передача книжки подпадает под один из пунктов из раздела «Когда составляется акт».
- Назначьте ответственного. Обычно это кадровый специалист или руководитель подразделения, который будет подписывать акт от имени организации.
- Сформируйте комиссию (по желанию). При передаче большого количества книжек или в случае проведения инвентаризации рекомендуется создать комиссию.
- Заполните реквизиты. Укажите дату, место, наименование организации, Ф.И.О. работника, табельный номер.
- Составьте перечень книжек. Для каждой книжки укажите номер, дату выдачи, состояние (целый, повреждённый, с отметками).
- Проверьте состояние книжек. При обнаружении повреждений отметьте их в акте и, если требуется, оформите акт о повреждении.
- Подпишите документ. Стороны ставят подписи, а при наличии комиссии – подписи её членов;
- Сохраните копию. Одна часть акта остаётся в кадровом деле организации, вторая – у работника (или у нового работодателя).
Пример заполненного акта (условный)
Акт приема‑передачи трудовых книжек Дата составления: «15» марта 2026 г. Место составления: г. Москва, ул. Трудовая, д. 10 Состав комиссии: Председатель: Иванов И.И., начальник отдела кадров Члены комиссии: Петров П.П., специалист по учёту; Сидорова С.С., старший бухгалтер Передающая сторона: ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, 123456, г. Москва Получающая сторона: Смирнова Анна Викторовна, инженер, таб. № 4521 Перечень передаваемых трудовых книжек и вкладышей: Трудовая книжка № 00123 от «01» января 2015 г. Вкладыш № 1 (страницы 1‑5) – состояние: целый Вкладыш № 2 (страницы 6‑10) – состояние: целый Подтверждение факта передачи: Подпись передающего: ____________________ / Иванов И.И. Подпись получающего: ____________________ / Смирнова А.В.
Где скачать готовый шаблон?
Существует несколько проверенных источников, где можно бесплатно загрузить шаблон в формате .doc или .pdf:
- КонсультантПлюс – раздел «Документы и бланки» (последняя редакция 2026 года).
- Сайт poryadokprava.rf – образец акта приема‑передачи трудовых книжек и вкладышей.
- Сервис DataDoc – онлайн‑генератор акта с возможностью автоматического заполнения полей.
- База шаблонов «Моё дело» – бесплатный .doc‑файл с готовой таблицей.
Для скачивания достаточно перейти по ссылке, выбрать нужный формат и сохранить файл на свой компьютер.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли оформлять акт, если передаётся только одна книжка?
Да. Закон не делает различий между одной и несколькими книжками – любой факт передачи фиксируется актом.
Можно ли использовать электронный документ?
С 2024 года Трудовой кодекс допускает электронные формы актов, если обе стороны согласились на их использование и документ подписан электронной подписью, признанной в РФ.
Что делать, если книжка повреждена?
В акте необходимо указать характер повреждения, приложить фото и оформить отдельный акт о повреждении. После этого работнику выдаётся новая книжка.
Сколько копий акта необходимо хранить?
Обычно делаются две копии: одна хранится в кадровом деле организации, вторая – у работника (или у нового работодателя).
Акт приема‑передачи трудовых книжек – простой, но важный документ, который защищает интересы как работодателя, так и работника. Используя приведённый шаблон и следуя пошаговой инструкции, вы сможете оформить акт быстро, без ошибок и в полном соответствии с действующим законодательством.
Помните: правильное оформление акта – это гарантия того, что трудовая книжка будет учтена в кадровом учёте и её сохранность будет зафиксирована юридически.