Трудовая книжка — это официальный документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина, его стаж и место работы․ С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК), но бумажные трудовые книжки продолжают действовать для тех, кто их получил до 2021 года․ В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить и вести чистую трудовую книжку (без записей), а также основные правила работы с этим документом․

Что такое чистая трудовая книжка?

Чистая трудовая книжка, это документ, который не содержит никаких записей о трудовой деятельности․ Она может быть выдана:

• Новому сотруднику, который ранее не работал и не имеет трудовой книжки;
• Работнику, у которого была утеряна или испорчена трудовая книжка;
• Сотруднику, который переходит с бумажной на электронную трудовую книжку (с соответствующей отметкой)․

Правовые основы ведения трудовой книжки

Основные положения о трудовой книжке закреплены в статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ)․ Согласно закону:

1. Трудовая книжка ведется на каждого работника, проработавшего у данного работодателя более пяти дней;
2. Ведение трудовой книжки осуществляется работодателем;
3. Записи в трудовую книжку вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя;
4. Сведения о работе и увольнении вносятся не позднее недельного срока со дня издания приказа;
5. Трудовая книжка хранится у работодателя и выдается работнику в день увольнения․

С 1 января 2020 года введены электронные трудовые книжки (ЭТК), которые ведутся в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ․ Однако бумажные трудовые книжки продолжают действовать для тех, кто их получил до 2021 года․

Как оформить чистую трудовую книжку новому сотруднику?

Если работник устраивается на работу впервые и не имеет трудовой книжки, работодатель обязан оформить ему новую․ Для этого необходимо:

1. Подписать трудовой договор с работником;
2. Издать приказ о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1а);
3. Заполнить трудовую книжку в соответствии с установленными правилами;
4. Выдать трудовую книжку работнику в день приема на работу;
5. Сделать соответствующую запись в журнале учета трудовых книжек․

Пример заполнения ьного листа чистой трудовой книжки

Правила ведения и хранения чистой трудовой книжки

Работодатель обязан соблюдать следующие правила:

• Хранение: Трудовые книжки хранятся у работодателя в сейфе или металлическом шкафу;
• Доступ: Доступ к трудовым книжкам имеют только уполномоченные лица (кадровики, бухгалтеры);
• Порядок внесения записей: Записи вносятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
• Исправления: Не допускаются подчистки и помарки․ Исправления вносятся путем зачеркивания и внесения правильной записи;
• Выдача: Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения с соответствующей записью․

Как перейти на электронную трудовую книжку?

С 2020 года работники могут выбрать электронную форму ведения трудовой книжки․ Для этого необходимо:

1. Написать заявление на имя работодателя с просьбой о переходе на ЭТК;
2. Указать в заявлении:
   • ФИО работника;
   • Должность;
   • Просьбу о ведении трудовой книжки в электронном виде;
   • Ссылку на статьи 66 и 66․1 ТК РФ;
   • Дата и подпись․
3. Работодатель вносит соответствующую запись в бумажную трудовую книжку и направляет сведения в Пенсионный фонд;
4. СФР (Социалфонд России) формирует электронную трудовую книжку․

Что такое справка СТД-Р и чем она отличается от трудовой книжки?

Справка о трудовой деятельности (СТД-Р) — это электронный документ, который содержит информацию о трудовой деятельности гражданина․ Она может понадобиться в следующих случаях:

• Подтверждение стажа работы;
• Оформление пенсии;
• Получение кредита;
• Прием на работу;
• Иные ситуации, требующие подтверждения трудовой деятельности․

Отличия СТД-Р от трудовой книжки:

Частые ошибки при ведении чистой трудовой книжки

Работодатели часто допускают следующие ошибки:

• Отсутствие записи о приеме на работу — необходимо внести запись в день издания приказа;
• Неправильное оформление ьного листа — должны быть указаны ФИО, дата рождения, образование;
• Отсутствие печати (если она предусмотрена у работодателя) на ьном листе;
• Неправильное заполнение раздела «Сведения о работе» — записи должны быть четкими и без исправлений;
• Несвоевременная выдача трудовой книжки, она должна быть выдана в день увольнения․

Чистая трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина․ Работодатель обязан правильно оформить и хранить трудовую книжку, а также своевременно вносить записи․ С 2020 года работники могут выбрать электронную форму ведения трудовой книжки, что упрощает процесс учета трудовой деятельности․

Если у вас остались вопросы по оформлению или ведению чистой трудовой книжки, обратитесь к специалистам кадровой службы или к юристу по трудовому праву․