Дата актуализации:  г․

Содержание

1. Что такое дистанционная (удалённая) работа?
2. Правовая база: статьи ТК РФ‚ регулирующие трудовую книжку
3. Обязанности работодателя
4. Права и возможности работника
5. Пошаговая процедура оформления и ведения трудовой книжки
6. Часто задаваемые вопросы

Что такое дистанционная (удалённая) работа?

Согласно статье 312․1 Трудового кодекса РФ дистанционной работой считается выполнение трудовых функций в месте‚ отличном от постоянного места работы‚ с использованием средств связи (интернет‚ телефон‚ видеоконференции и пр․)․ Основные характеристики:

• Работник исполняет обязанности без присутствия в офисе;
• Работодатель обеспечивает необходимое оборудование (ноутбук‚ программное обеспечение‚ доступ к корпоративным ресурсам);
• Режим работы фиксируется в трудовом договоре или в отдельном допсоглашении․

Правовая база: какие нормы ТК РФ регулируют трудовую книжку при удалёнке?

Основные статьи:

• Статья 65 ТК РФ – перечень документов‚ которые работник обязан предоставить работодателю (паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН‚ дипломы‚ трудовая книжка и др․)․
• Статья 312․2 ТК РФ – порядок передачи и хранения трудовой книжки: работник может передать её лично или заказным письмом с уведомлением․
• Статья 312․6 ТК РФ – порядок возмещения расходов работодателем (например‚ покупка ноутбука)․
• Статья 66․1 ТК РФ – запись в трудовой книжке о предоставлении сведений о трудовой деятельности․
• Постановление Правительства РФ № 439‑ФЗ (о порядке ведения и хранения трудовых книжек)․

Важно отметить‚ что запись о дистанционном характере работы в трудовой книжке не предусмотрена обязательным порядком․ Однако‚ если работник изъявил желание‚ запись может быть сделана в свободной форме․

Обязанности работодателя

Приём на работу удалённого сотрудника

1. Собрать пакет документов по статье 65 ТК РФ (паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН‚ дипломы‚ трудовая книжка‚ военный билет при необходимости)․
2. Получить трудовую книжку:
   • Лично‚ если сотрудник находится в пределах досягаемости;
   • Заказным письмом с уведомлением о вручении – предпочтительный способ при работе с удалёнными сотрудниками․
3. Оформить трудовой договор (или допсоглашение) с указанием:
   • Места выполнения работы (например‚ «домашний офис»);
   • Технического обеспечения (ноутбук‚ программное обеспечение‚ связь);
   • Условий возмещения расходов (ст․ 312․6 ТК РФ)․
4. Внести запись о приёме на работу в трудовую книжку (по общему порядку)․ Запись о «дистанционном» характере работы делается только по желанию работника․

Хранение и возврат трудовой книжки

Работодатель обязан хранить трудовую книжку в надёжном месте‚ обеспечивая её сохранность․ При увольнении книжка возвращается работнику‚ а в ней делается запись о прекращении трудовых отношений (ст․ 66 ТК РФ)․

Ведение учёта удалённой работы

Для контроля над выполнением обязанностей рекомендуется вести отдельный журнал (электронный или бумажный) с указанием:

• Дата и время начала/окончания рабочего дня;
• Список выполненных задач;
• Подтверждение руководителя (подпись/электронный клик)․

Права и возможности работника

Отказ от внесения записи о дистанционной работе

Согласно практике‚ изложенной в КонсультантПлюс‚ работник имеет право отказаться от внесения в трудовую книжку отдельной записи о «дистанционном характере» работы․ Это право реализуется в том случае‚ если:

• Работник предпочитает вести электронный журнал трудовой деятельности;
• У него уже есть бумажная трудовая книжка‚ и он не желает вносить дополнительные пометки;

Требование получения трудовой книжки

Если работник желает‚ чтобы в его книжке была сделана запись о переводе на удалённый режим‚ он может подать письменное заявление․ Работодатель обязан выполнить требование в течение 5 рабочих дней․

Возмещение расходов

Работник имеет право на возмещение расходов‚ связанных с выполнением удалённой работы (покупка ноутбука‚ оплата интернета и т․п․) в порядке‚ установленном ст․ 312․6 ТК РФ и внутренними нормативными актами организации․

Пошаговая инструкция оформления трудовой книжки для дистанционного сотрудника

Шаг 1․ Подготовка шаблона договора

В современных HR‑системах (например‚ VK HR Tek) достаточно одного клика‚ чтобы добавить пункт «дистанционная работа»․ Это исключает юридические ошибки и упрощает процесс․

Шаг 2․ Сбор документов (ст․ 65 ТК РФ)

1. Паспорт;
2. СНИЛС;
3. ИНН;
4. Диплом(ы) о высшем образовании;
5. Трудовая книжка (если есть) – передаётся лично или заказным письмом;
6. Военный билет (при необходимости)․

Шаг 3․ Передача трудовой книжки

Работник отправляет книжку заказным письмом с уведомлением о вручении․ При получении работодатель фиксирует дату получения в журнале․

Шаг 4․ Оформление трудового договора

В договоре указываются:

• Место выполнения работы (домашний офис‚ коворкинг и пр․);
• Режим работы (график‚ часы);
• Техническое обеспечение и порядок возмещения расходов;
• Условие о возможности внесения записи в трудовую книжку по желанию работника․

Шаг 5․ Внесение записи в трудовую книжку

Запись делается по общему образцу:

 – принято на должность «Менеджер проекта» (удалённый режим) с испытательным сроком 3 месяца․

Если работник не желает отдельной пометки о дистанционном характере‚ запись делается без указания «удалённый режим»․

Шаг 6․ Хранение и контроль

Работодатель хранит книжку в сейфе/закрытом шкафу․ При необходимости (например‚ проверка инспекцией) предоставляется копия записи․

Шаг 7․ При увольнении

1. Сделать запись о прекращении трудовых отношений (ст․ 66 ТК РФ);
2. Вернуть книжку работнику (по почте или лично);
3. Сформировать справку о доходах и удержаниях (2‑НДФЛ)․

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о том‚ что работа выполняется удалённо?

Не обязательно․ Закон не требует отдельной пометки о дистанционном характере․ Запись делается‚ если работник изъявил такое желание․

Что делать‚ если у удалённого сотрудника нет бумажной трудовой книжки?

В таком случае работник может отказаться от её ведения и пользоваться электронной трудовой книжкой (введена в 2024 г․) или оформить её в ближайшем отделении ФМС по месту жительства․

Можно ли вести трудовую книжку полностью в электронном виде?

Да․ С 2024 года в России действует система Электронной трудовой книжки (ЭТК)․ При этом работодателю необходимо обеспечить доступ сотрудника к системе и фиксировать все записи в электронном виде․

Как оформить возврат ноутбука‚ если сотрудник увольняется?

В трудовом договоре должно быть пункт о возврате оборудования․ При увольнении составляется акт возврата‚ в котором указываются состояние техники и подписи сторон․

Может ли работник потребовать запись о «переводе на удалённый режим» в случае‚ если он уже работает в офисе?

Да․ При изменении условий труда (перевод в удалённый режим) работник может подать заявление‚ а работодатель обязан оформить допсоглашение к трудовому договору и‚ по желанию работника‚ внести соответствующую запись в книжку․

Трудовая книжка остаётся важным документом‚ даже если сотрудник работает полностью удалённо․ Основные моменты‚ которые следует помнить работодателям в 2026 году:

• Сбор обязательных документов по ст․ 65 ТК РФ и получение трудовой книжки (лично или заказным письмом);
• Оформление дистанционной работы в трудовом договоре (или в допсоглашении) – это гарантирует юридическую чистоту;
• Запись о приёме на работу в книжку делается в обычном виде; отдельная пометка о «удалённом режиме» – по желанию работника;
• Работодатель обязан хранить книжку‚ вести учёт и вернуть её при увольнении;
• Работник имеет право отказаться от внесения записи о дистанционной работе‚ а также требовать её при необходимости․

Соблюдая эти правила‚ организации минимизируют риск юридических конфликтов и сохраняют прозрачность трудовых отношений в условиях растущей популярности удалённого формата работы․

Автор: юридический отдел Pro‑персонал․
Контакт: legal@pro-personal․ru