С 1 января 2020 года в России начал действовать новый формат учёта трудовой деятельности – электронная трудовая книжка. Для специалистов по кадрам это означает переход от традиционных бумажных бланков к работе с единой информационной базой СФР (Социального фонда России). Ниже представлен пошаговый обзор того, что нужно знать кадровику, как правильно вести ЭТК, сдавать отчёты и избегать типичных ошибок.
Нормативная база
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ – внес изменения в ТК РФ, введя понятие электронной трудовой книжки.
- Постановление Правительства РФ от № 590 – установило сроки и порядок представления сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд (ныне СФР).
- Приказ Минтруда России от № 585н – регламентирует форму и порядок заполнения отчёта СЗВ‑ТД.
- ФЗ‑О «О индивидуальном лицевом счёте в системе обязательного пенсионного страхования» – определяет ведение лицевых счетов, на которых формируются данные ЭТК.
Все указанные нормативные акты обязательны для исполнения работодателями и их кадровыми службами.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог привычной бумажной ТК, содержащий:
- ФИО сотрудника;
- Дата рождения;
- СНИЛС;
- Последовательность записей о местах работы: наименование работодателя, должность, даты приёма, перевода и увольнения, основания увольнения;
- Информация о периодах работы, учтённых для расчёта страхового стажа.
Данные хранятся в единой информационной базе СФР и доступны гражданину через личный кабинет на портале Госуслуги.
Преимущества ЭТК для работодателя и кадровика
- Снижение затрат на хранение и обработку бумажных документов;
- Минимизация риска утери или повреждения трудовой книжки;
- Быстрое предоставление выписок и справок по запросу сотрудника или государственных органов;
- Автоматизация формирования отчётов СЗВ‑ТД и ЕФС‑1;
- Повышение прозрачности трудовой истории для пенсионного обеспечения.
Как кадровику вести электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция
- Определение формата ведения – с 1 января 2020 года работодатель обязан вести сведения в электронном виде для всех newly hired сотрудников. Для тех, кто уже имел бумажную ТК, переход возможен по заявлению сотрудника.
- Получение согласия сотрудника – если работник хочет перейти на ЭТК, он подаёт заявление (можно через Госуслуги). Кадровик фиксирует факт согласия в личном деле.
- Формирование первой записи – при приёме на работу создаётся запись в ЭТК, содержащая:
- Дата приёма;
- Наименование организации (полное, как в ЕГРЮЛ/ЕГРИП);
- Должность;
- Трудовой функционал (по желанию).
- Внесение изменений – при переводе, изменении должности, увольнении или иных кадровых мероприятиях вносятся соответствующие записи с указанием даты и основания (приказ, соглашение и т.д.).
- Подготовка и отправка отчёта СЗВ‑ТД – не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчётным, кадровик формирует отчёт по форме СЗВ‑ТД и направляет его в СФР через:
- Личный кабинет работодателя на портале Госуслуги;
- Прямой электронный документооборот (ЭДО) с СФР;
- Специализированные кадровые системы (1С, SAP и т.п.), настроенные на выгрузку СЗВ‑ТД.
- Контроль получения подтверждения – после отправки отчёта СФР приходит извещение о принятии. При обнаружении ошибок необходимо в течение 5 рабочих дней подать уточняющий отчёт.
- Выдача справки сотруднику – по запросу работника кадровик формирует выписку из ЭТК через личный кабинет Госуслуг (раздел «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки») и передаёт её сотруднику в электронном виде или распечатанной форме.
Отчётность, связанная с ЭТК
Отчёт СЗВ‑ТД
Содержит сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудников за отчётный месяц. Формируется ежемесячно, срок подачи – не позднее 15‑го числа следующего месяца.
Отчёт ЕФС‑1 (ранее forms 4‑ФСС)
Представляет собой Consolidated отчёт о начислениях и выплатах по страховым взносам. Включает блоки, связанные с начислением взносов на ОПС, ОМС, ВНиМ и т.д. Сдаётся ежемесячно, срок – не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчётным.
Сведения о стаже для пенсионного обеспечения
На основе данных СЗВ‑ТД формируется индивидуальный лицевой счёт (ИЛС) сотрудника в СФР, который напрямую влияет на расчёт будущей пенсии.
Взаимодействие с Госуслугами и СФР
- Регистрация работодателя – необходима учётная запись на портале Госуслуг с подтверждённым статусом «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель».
- Подача отчётов – через раздел «Кадровик» → «Отчётность в СФР» → «СЗВ‑ТД» и «ЕФС‑1».
- Получение выписок – сотрудник самостоятельно заказывает выписку из ЭТК в своём личном кабинете; кадровик может помочь в оформлении запроса.
- Информирование о изменениях – СФР направляет уведомления о приёме/отказе отчётов, о необходимости уточнений, а также о начисленных пенсионных баллах.
Ответственность за нарушение порядка ведения ЭТК
Нарушение сроков представления сведений, подача недостоверной информации или отказ от ведения электронной формы может повлечь:
- Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (от 5 000 до 50 000 руб. для должностных лиц, от 50 000 до 200 000 руб. для организаций);
- Приостановление деятельности при повторных нарушениях;
- Риски в пенсионном обеспечении сотрудников (неверный стаж → отказ в назначении пенсии).
Поэтому кадровику рекомендуется:
- Вести внутренний журнал контроля сроков подачи отчётов;
- Проводить ежемесячную сверку данных в 1С/других системах с выписками из СФР;
- Обучать сотрудников отдела кадров изменениям в законодательстве (ежегодные семинары, вебинары).
Перспективы развития электронной трудовой книжки
- Интеграция с другими государственными информационными системами (ЕГРЗ, ЕГАИС, система «Социальный календарь»);
- Расширение функционала личного кабинета сотрудника: возможность добавлять информацию о повышении квалификации, курсах, сертификатах;
- Внедрение искусственного интеллекта для автоматического выявления несоответствий в кадровых документах;
- Переход к полностью бесконтактному обмену данными между работодателем и СФР через API.
Эти изменения позволят ещё больше сократить административную нагрузку на кадровые службы и повысить точность учёта трудовой стажи.
Электронная трудовая книжка – это не просто цифровая замена бумажному документу, а основа современной системы учёта трудовой деятельности, напрямую связанная с пенсионным обеспечением граждан. Для кадровика важно:
- Знать нормативную базу и следить за её обновлениями;
- Выстроить чёткий процесс формирования и отправки отчётов СЗВ‑ТД и ЕФС‑1;
- Обеспечить своевременное информирование сотрудников о возможности перехода на ЭТК и о порядке получения выписок;
- Контролировать корректность данных и соблюдать сроки, чтобы избежать штрафов и рисков для сотрудников.
Соблюдение этих рекомендаций позволит кадровой службе работать эффективно, прозрачно и в полном соответствии с требованиями законодательства.